TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT DU CONSULTANT POUR LE PROJET 
« ARCHIVAGE PHYSIQUE ET INFORMATISE ET MISE EN PLACE D'UNE BASE DES DONNEES POUR LES MATERIELS ET EQUIPEMENTS DU SECRETARIAT GENERAL A LA COOPERATION INTERNATIONALE 

Juin, 2018

I.	CONTEXTE ET JUSTIFICATION

L’Administration de la Coopération Internationale à l’instar de plusieurs autres services de l’Etat, ne dispose pas d’un système d’archivage fiable pouvant servir à une meilleure gestion des documents nécessaires au bon fonctionnement des services. Le système actuel d’archivage n’est pas à même de garantir un service de qualité et surtout de répondre aux demandes pressantes des documents de projets, des programmes ou accords de coopération.

Par ailleurs, la « Plate-Forme de la Gestion de l’Aide et de l’investissement (PGAI) » mise en place au Ministère du Plan, pour assurer une meilleure traçabilité de l’aide ne prend pas en charge la traçabilité de documents importants pour une meilleure gestion des actions de coopération, notamment : 

•	les documents de planification stratégiques des programmes de coopération (UNDAF, CPD, CPAP, PTA, etc.), des accords de coopération ainsi que la masse d’informations relatives au comité de pilotage, sessions des revues des programmes de coopération, rapports d’activités des projets et programmes, rapport d’évaluation, rapports de missions, etc.
•	les rapports des commissions mixtes ou des tripartites entre le Gouvernement et les partenaires bilatéraux ;
•	les correspondances entre les agences et le Gouvernement, à travers les Ministères sectoriels, ainsi que diverses données non financières se rapportant aux actions et interventions des partenaires (listes des équipements et matériels d’ordre divers remis à la partie nationale, etc.).

Ces nombreux documents de travail revêtent une importance capitale pour le suivi des accords et programmes de coopération. Ils constituent la mémoire institutionnelle du partenariat entre le Gouvernement et les partenaires au développement. Il en est de même de la mise en place d’une base des données pour les équipements et mobiliers des projets financés par les partenaires au développement. 

C’est pour répondre à toutes ces préoccupations qu’un projet visant à mettre en place un système fiable d’archivage et de base des données a été initié depuis 2016 au niveau du Secrétariat Général à la Coopération Internationale avec l’appui du PNUD. 

La première phase du projet réalisée entre 2016 et 2017 a permis de faire un diagnostic sur le système d’archivage actuel en vue de la mise en place d’un système de gestion documentaire manuelle et électronique et un archivage fiable et informatisé ainsi que la mise en place d’une base des données pour les équipements et matériels. Il s’agit dans cette deuxième étape de passer à la phase de la mise en œuvre effective du projet pour que l’archivage physique et informatisé soit opérationnel. 

II.	OBJECTIFS 

Mettre en place un système manuel et numérique d’archivage et une base des données devant permettre d’assurer un meilleur suivi des actions  de coopération et garantir la traçabilité des documents. 

De façon spécifique il s’agit de :
•	Mettre en place un système informatisé de gestion dans les normes requises des documents d’archive pour faciliter la recherche, la conservation et la destruction régulière des documents;
•	Mettre en place un mécanisme efficace servant à la numérisation électronique des documents (accords, traités, protocoles, équipements et matériels, etc.) pour faciliter leur utilisation future en ligne et assurer la traçabilité ;
•	Rendre disponible la base des données ;
•	Renforcer les capacités du personnel concerné sur la gestion des archives et des équipements et matériels.

III.	TACHES DU CONSULTANT

•	Présenter la méthodologie du travail avec un calendrier de mise en œuvre clair au Comité restreint de pilotage du projet 
•	Présenter le cahier de charge de mise en œuvre du projet ;
•	Mettre en place le système d’archivage manuel et informatisé des documents et des stocks (équipements et matériels) ; 
•	Former le personnel appelé à utiliser le système mis en place ;
•	Mettre en place la base des données des archives et des stocks;
•	Elaborer un manuel de gestion des archives et des stocks ;  
•	Procéder au lancement de l’ensemble du système mis en présence des autorités et des autres parties prenantes.

IV.	PRODUITS/RESULTATS ATTENDUS

1.	Système d‘archivage manuel et informatisé des documents et équipements opérationnel
•	Tous les documents et archives existant au niveau de l’Administration de la Coopération Internationale sont centralisés et classés suivant une codification claire et exploitable ;
•	Le plan de classification et d’archivage des documents est disponible ;
•	Le plan de gestion des documents est disponible ; 
•	Le tableau des outils d’archivage est disponible ;
•	L’espace servant d’archives physique est aménagé selon les normes ;
•	Le système d’archivage manuel et informatisé est opérationnel.

2.	Mécanisme de gestion de stock des équipements et matériels opérationnel
•	Un état d’inventaire à jour des équipements, mobiliers et matériels par Projet existe ;
•	Les outils de gestion des stocks sont mis en place (Fiches de stock, etc.),
•	Les espaces de stockage sont structurés, codifiés et tracés
•	Le système manuel et informatisé pour la gestion des stocks (équipement et matériels) mise en place.

3.	Les personnes impliquées dans la gestion des archives et équipements sont outillées et disposent des compétences nécessaires pour faire fonctionner le système et mécanisme mis en place :
•	Logiciel approprié à la gestion informatisée des archives est fonctionnel et maitrisé par les utilisateurs ;
•	Un manuel de gestion des archives et des stocks est disponible ;
•	La base de données de gestion des stocks et des archives sont installées et mises à jour ;
•	Les capacités du personnel concerné sont renforcées pour l’utilisation du système et mécanisme mis en place ;
•	Base de données opérationnelle

V.	ÉCHEANCIER ET LIVRABLES

•	La durée de la mission est estimée pour une période de 3 mois calendriers. Le prestataire est invité à tenir compte de ce délai dans l’élaboration de son planning d’intervention. 
•	Le paiement des services sera effectué suivant les échéanciers de paiement présentés dans le tableau ci-après : 

Tableau 1 : Planification des activités et échéanciers de paiement
Activité	Rapport	Période	Paiement	
Lancement	Proposition de méthodologie et du calendrier de mise en œuvre	1 semaine		
Soumission du rapport 1 présentant le cahier de charge de la mise en œuvre du projet	1e rapport intermédiaire	2 semaines 	15%	
Soumission du  rapport 2 proposant le système manuel et informatisé des  archives et stocks (équipements et matériels) 	2e rapport intermédiaire	4 semaines 	30%	
Soumission du rapport 3 avec proposition de manuel de gestion du système mis en place et rapport de  la formation des utilisateurs	3e rapport intermédiaire	2 semaines	35%	
Soumission du rapport final avec les outils finalisés tenant compte des recommandations des parties concernées.	-Manuel de gestion finalisé
-Système de traitement informatisé des stocks et des archives opérationnel avec des données mises à jour
-Rapport final	3 semaines	20%	

VI.	QUALIFICATION

•	Etre titulaire d’un diplôme universitaire en archivistique, documentaliste ou diplôme équivalent ;
•	Avoir travaillé pour le compte d’une structure publique ou privée en tant qu’archiviste, conservateur / documentaliste / logisticien pendant au moins cinq (5) ans ; 
•	Avoir de l’expérience en manipulation de logiciel de gestion d’archives ;
•	Avoir des connaissances en informatique, et particulièrement de compétences en traitement informatique de bases des données.
•	Bonne connaissance du système de gestion de stock de matériel
•	Avoir une bonne capacité d’initiative et de jugement;
•	Avoir une très bonne capacité de classement de dossiers ;
•	Avoir une capacité d'analyse, d'organisation et du sens de la responsabilité, du sérieux, de la rigueur, du dynamisme, de la méthodologie, et une capacité de travail en équipe;
•	Parler couramment le français et avoir une bonne connaissance de l’anglais ;
•	Etre disponible à plein temps et de suite.

VII.	Documents à fournir dans le dossier de candidature
Le (la) consultant(e) intéressé(e)  doit présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants : 

a)	Une proposition technique
•	Note explicative sur la compréhension des TdR et les raisons de la candidature ;
•	Brève présentation de l’approche méthodologique et de l’organisation de la mission envisagée ; 
•	CV incluant l'expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références et leurs contacts ; 
•	Formulaire P11 dûment rempli et signé.

b)	Une proposition financière
La proposition financière doit être soumise sur la base de l’approche forfaitaire et libellée en USD.

Toute dépense non prévue par les TDR ou explicitement inscrite à l’offre financière telle qu’acceptée par le PNUD, quelle qu’en soit la nature, doit être convenue entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel à l’avance, sous peine de ne pas être remboursée.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TDR et après validation de ces livrables par le Comité restreint de pilotage. 

NB : Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

En cas d’insatisfaction justifiée, le PNUD se réserve le droit de ne pas considérer le candidat.

VIII.	CRITERES DE SELECTION

Les candidats seront évalués sur la base de la méthodologie suivante : 

Analyse cumulative : Le contrat sera accordé au consultant dont  l’offre aura été évaluée et confirmée comme:
o	en adéquation avec les Termes de Référence de la mission 
o	ayant obtenu le plus haut score à l’évaluation combinée de l’offre technique et financière.

* Evaluation Technique : 70 % 
* Evaluation financière : 30 %

Seuls les candidats obtenant un minimum de 70 points seront considérés pour l’évaluation financière.
Critères	Max. Point	
Etre titulaire d’un diplôme universitaire BAC + 2 en archivistique, documentaliste ou diplôme équivalent 	Critère exclusif	
Expérience récente en tant qu’archiviste/documentaliste/logisticien	/ 30	
Expérience dans le domaine de la gestion de stock de matériel	/20	
Evaluation  de la compréhension des TDR	/ 20	
Présentation de l’approche méthodologique 	/30	

IX.	DATE LIMITE ET LIEU DE DEPOTS DES CANDIDATURES

Les candidatures doivent être envoyées à l’adresse électronique : 
Au plus tard le …………. à 12 heures, heures de Kinshasa GMT + 1.