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| Contratación de Asistente Administrativo(a) para el proyecto“Creación de capacidades para transversalizar objetivos de los Acuerdos Multilaterales Ambientales (AMAs) en estructuras y mecanismos inter-ministeriales”. |
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| Procurement Process : | Other |
| Office : | San Jose, Costa Rica - COSTA RICA |
| Deadline : | 05-Sep-14 | | Posted on : | 19-Aug-14 |
| Development Area : | CONSULTANTS  |
| Reference Number : | 17589 |
Documents :
TDRs
P11
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| Overview : PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO
MINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGÍA
PROYECTO
“00087842 - Creación de capacidades para transversalizar objetivos de los Acuerdos Multilaterales Ambientales (AMA’s) en estructuras y mecanismos inter-ministeriales”
TERMINOS DE REFERENCIA
Contratación de Asistente Administrativo(a) para el proyecto
OBJETO DE LA CONTRATACIÓN
Contratación de un consultor o consultora nacional para asistir en el Proyecto “Creación de capacidades para transversalizar objetivos de los Acuerdos Multilaterales Ambientales (AMAs) en estructuras y mecanismos inter-ministeriales”.
ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN
Costa Rica completó su Autoevaluación de Capacidades Nacionales (ACN) en 2007. En el informe final de dicho proceso se incluye una propuesta de mecanismos y priorización de las acciones de desarrollo de capacidades por área focal, así como aquellos esfuerzos transversales requeridos para mejorar el desempeño del país en la atención de los AMAs. En particular, Costa Rica priorizó el fortalecimiento de las capacidades nacionales de organización necesarias para obtener una mejor comprensión del alcance y la magnitud de la influencia de los AMAs dentro del marco de su legislación y procesos de planificación vigentes. Las actividades recomendadas incluyen una mejor formación y sensibilización de los tomadores de decisiones gubernamentales responsables de la aplicación de las normas y programas de trabajo relevantes, así como el fortalecimiento de la cooperación interinstitucional y sus mecanismos para mejorar la planificación de un desarrollo sostenible.
La justificación de este proyecto surge a partir de los hallazgos de la ACN, que reflejan la existencia de un gran número (>30) de decretos y leyes ambientales que generan mucha confusión, no facilitan una acción interinstitucional concertada y dificultan la capacidad de Costa Rica para cumplir eficazmente con los objetivos de las Convenciones. Como consecuencia, muy pocos de estos instrumentos jurídicos se aplican o ejecutan eficazmente y, en ciertos casos, se contrarrestan entre sí. Esta situación se agrava cuando los tomadores de decisiones y los planificadores no están versados debidamente en la excesiva y dispersa legislación. Esto es debido a una variedad de razones, incluyendo los cambios en el personal, capacitación insuficiente y ausencia de mecanismos formales de dirección política y coordinación apropiados.
Este proyecto se desarrolló dentro del marco de la estrategia de Desarrollo de Capacidades Transversales (CCCD, por sus siglas en inglés) del GEF-5 para cumplir con dos resultados complementarios: el primero es el Objetivo 3 del Marco de Resultados CCCD, que busca fortalecer las capacidades para la elaboración de políticas y la legislación para lograr beneficios ambientales mundiales. El Objetivo 4 del Marco de Resultados CCCD complementa al Objetivo 3 mediante la realización de un conjunto de actividades de capacitación para fortalecer las capacidades de gestión y aplicación de las directrices de las Convenciones.
OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA
Asistir en el seguimiento y la implementación de las actividades del Proyecto de referencia, de acuerdo a los planes anuales, y bajo la dirección y supervisión del coordinador(a) del proyecto.
RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR LA PERSONA CONSULTORA
El/la Asistente de Proyecto será responsable de las actividades de manejo financiero y administrativo.
Proporcionará apoyo al Coordinador(a) en el manejo diario del proyecto y realizará funciones secretariales y de asistencia, con las siguientes responsabilidades específicas:
1. Redactar correspondencia de rutina en los idiomas español e inglés.
2. Preparar informes financieros, cuadros, gráficos, tablas, etc. en español y/o en inglés, cuando así se requiera.
3. Responder llamadas y, hasta donde sea posible, contestar preguntas directamente del PNUD, SINAC, consultores, proveedores, etc. con respecto a los asuntos administrativo-financieros del Proyecto.
4. Establecer y mantener archivos de trabajo sobre todas las acciones del proyecto (técnicas, financieras, compras; etc.), tanto impresos como electrónicos.
5. Apoyar la gestión de los recursos financieros asignados a cubrir aspectos organizativos y logísticos relacionados con la ejecución del proyecto y asegurar que se desarrollen según las pautas y procedimientos de PNUD.
6. Asistir en la preparación de presentaciones e informes relacionados con el Proyecto.
7. Mantenimiento de registros actualizados de todos los documentos del proyecto, incluidos los financieros, de conformidad con los requisitos de auditoría aplicables conforme lo establecido en el punto anterior.
8. Asegurar que todos los arreglos logísticos requeridos para facilitar el logro de los objetivos del proyecto, sus actividades y tareas, se lleven a cabo oportuna y eficazmente.
9. Asistir al/la Coordinador de Proyecto en la preparación y actualización de los componentes administrativo-financiero de los planes de trabajo del proyecto en colaboración con la Oficina de País del PNUD
10. Preparar y presentar oportunamente los informes financieros y la liquidación de los anticipos, incluyendo informes de avance y otros informes similares conforme sea requerido por las normas y procedimientos aplicables.
11. Mantener registros apropiados de las contrataciones de bienes y servicios y procesar la cancelación de obligaciones no liquidadas.
12. Asegurar que la contratación de consultores del Proyecto, la compra de bienes y servicios y el desembolso de fondos se lleven a cabo de conformidad con las políticas y procedimientos del PNUD para el Proyecto.
13. Realizar las tareas administrativas del proyecto, incluyendo: elaboración de solicitudes de pago (formulario FACE y sus anexos), solicitudes de cotización, elaboración de actas de las reuniones a las que le corresponda apoyar, elaboración de cuadros de Microcompras, elaboración de cuadros comparativos, hacer arreglos de viaje, citas, reuniones, cuando así se requiera; así como cualquier otra responsabilidad administrativa necesaria para gestionar la prestación de los servicios para la buena marcha del proyecto.
14. Apoyar a la coordinación del proyecto en el manejo de todos los servicios de apoyo logístico para las actividades de capacitación tales como cursos, talleres, seminarios, reuniones, etc.
15. Revisar las facturas de los subcontratistas y verificar la documentación de apoyo para asegurar que los servicios prestados y reclamados sean conformes con los términos del contrato.
16. Examinar la disponibilidad de fondos, verificar y enviar la Certificación de Pagos/facturas de consultores/firmas al PNUD y dar seguimiento a asuntos pendientes para asegurar la toma de acciones oportunas.
17. Apoyar en el proceso de contratación de consultores (pagos, asistir en preparación de Términos de Referencia, proceso de reclutamiento, contratos de consultores y contratistas, subcontratos, trámites de reclamos).
18. Asistir al Coordinador del Proyecto en el manejo de los fondos del presupuesto (preparación, revisiones, modificaciones, informes del presupuesto).
19. Asegurar la conformidad de las solicitudes de desembolso del Proyecto con los procedimientos, planes de trabajo y disponibilidad de los recursos para gastos.
20. Llevar registros de la ejecución presupuestaria y del avance financiero del Proyecto.
21. Preparar y mantener informes financieros mensuales por medio de las herramientas de información financiera del PNUD (ATLAS), indicando el presupuesto aprobado, los desembolsos y compromisos mensuales para identificar el saldo remanente del presupuesto del Proyecto.
22. Preparar revisiones al presupuesto usando el sistema ATLAS, según sea necesario.
23. Monitorear la situación financiera del Proyecto y analizar las transacciones para asegurar la conformidad con los procedimientos del PNUD y el presupuesto del Proyecto.
24. Llevar registros adecuados de la ejecución presupuestaria y del Cofinanciamiento del Proyecto.
25. Verificar que los gastos del proyecto se ejecuten hasta que hayan sido autorizados.
26. Realizar trabajos preparatorios para las revisiones obligatorias de presupuesto general, inventario físico anual, y ayudar a los evaluadores externos en el cumplimiento de su misión.
27. Asistir en preparar toda la documentación necesaria para la compra de bienes y servicios por medio de solicitudes de cotización (RFQ), invitaciones a licitar (ITB), solicitudes de propuesta (RFP) o cualquier otro medio apropiado de conformidad con los procedimientos de PNUD.
28. Asistir en la aplicación de los mecanismos para la apertura y evaluación de ofertas.
29. Asistir en la preparación de órdenes de compra, contratos, acuerdos a largo plazo o sus enmiendas;
30. Mantener una base de datos sobre proveedores.
31. Mantener registros del proceso de compra para asegurar total transparencia y rendición de cuentas.
32. Desempeñar otros deberes relacionados con la ejecución del Proyecto y según sean asignados por el/la Coordinador(a) del Proyecto.
33. Cualquier otra propia de la naturaleza del cargo |
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