| Overview : PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD)
SISTEMA NACIONAL DE AREAS DE CONSERVACIÓN (SINAC)
Proyecto “Conservación, uso sostenible de la biodiversidad y mantenimiento de los servicios de los ecosistemas de humedales protegidos de importancia internacional”.
TERMINOS DE REFERENCIA
ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A)
Contratación de Servicios Especiales: para apoyar en el manejo administrativo y financiero del Proyecto “Conservación, uso sostenible de la biodiversidad y mantenimiento de los servicios de los ecosistemas de humedales protegidos de importancia internacional”. La sede del proyecto está ubicada en la Secretaría Ejecutiva del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC), en San José, se ejecuta a nivel nacional se financia con recursos del Fondo de Medio Ambiente Mundial (FMAM, GEF por su acrónimo en inglés) y se administra por medio del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
1. NOMBRE CONSULTORÍA
Contratación de un(a) Asistente Administrativo(a) del proyecto Conservación, uso sostenible de la biodiversidad y mantenimiento de los servicios de los ecosistemas de humedales protegidos de importancia internacional.
2. ANTECEDENTES
El proyecto contribuirá con los beneficios ambientales globales al incrementar la conservación y uso sostenible de 11 (once) humedales de importancia internacional declarados AP, así como incrementará la representatividad de los ecosistemas de humedales dentro del sistema de AP, con la protección adicional de 12,063 has de humedales críticos. Asimismo, contribuirá a mejorar la efectividad del manejo de siete humedales, que cubren 210,089 has a través de: a) la implementación de planes de protección; b) la demarcación de los límites de áreas de humedales ecológicamente sensibles; c) la implementación de sistemas de monitoreo ecológico que utilizarán un set de indicadores para el seguimiento de las condiciones de especies y ecosistemas claves, para mejorar la toma de decisiones y la planificación a largo plazo; d) el desarrollo de programas de gestión local que permita incrementar la conciencia pública sobre la importancia de los humedales y promover la participación de los actores involucrados en la planificación y manejo de los humedales; y el fortalecimiento de capacidades para el manejo e implementación de medidas para la conservación y la mitigación de los impactos a la biodiversidad presente en estos humedales, incluyendo los impactos de especies invasoras y el cambio climático.
Adicionalmente, la valoración económica de los servicios ecosistémicos y la implementación de mecanismos financieros (tales como: pago por servicios ecosistémicos, incentivos para la conservación de ecosistemas, proyecto REDD+, programas de responsabilidad social empresarial e incremento de las tarifas de entrada a las AP) incrementarán los recursos y proporcionaran incentivos para la conservación y uso sostenible de los humedales y reducir las amenazas existentes.
3. OBJETIVO DE LA CONSULTORIA
Asistir al Coordinador Nacional y a la Unidad de Manejo del proyecto en la administración del mismo, especialmente en aspectos de apoyo logístico, planificación, evaluación, gestión de recursos humanos, compras y gestión financiera, asistencia secretarial , redacción de informes en español e inglés y apoyo administrativo en general.
4. ALCANCE DE LA CONSULTORIA
El(la) asistente administrativo es responsable de la gestión financiera y administrativa de las actividades del proyecto y colabora en la preparación de planes de trabajo trimestrales y anuales, así como en los informes de progreso para la revisión y el seguimiento por parte del SINAC y del PNUD. Esta posición también presta apoyo al Coordinador del Proyecto para la gestión del día a día de las funciones de secretaría o de asistencia del proyecto.
El/la asistente administrativo(a) tendrá las siguientes responsabilidades:
Gestión Financiera :
Responsable de proporcionar apoyo financiero y administrativo general al proyecto.
Ayudar a la gestión del proyecto en la ejecución del ciclo presupuestario: planificación, preparación, revisión y ejecución del presupuesto.
Asistir al Coordinador del Proyecto en todas las actividades de ejecución del proyecto.
Proporcionar asistencia a los integrantes de la Unidad de Manejo del Proyecto (UMP) en la realización y el seguimiento de los aspectos administrativos y financieros generales para asegurar el cumplimiento con los costos presupuestados en consonancia con las políticas y procedimientos del PNUD y el SINAC.
Monitorear los gastos del proyecto, asegurando que no se incurre en desembolsos antes de que hayan sido autorizados.
Ayudar al equipo del proyecto en la redacción de los informes trimestrales de avance del proyecto sobre cuestiones financieras.
Asegurar que las normas de contratación del PNUD se sigan para las adquisiciones que se lleven a cabo por el proyecto y mantener la responsabilidad por el inventario de los activos del proyecto.
Llevar a cabo los trabajos preparatorios para las revisiones presupuestarias obligatorias y generales, el inventario físico anual y la auditoría, y ayudar a los evaluadores externos en el cumplimiento de su misión.
Proporcionar asistencia en todos los arreglos logísticos relativos a la ejecución del proyecto.
Preparar todos los resultados de acuerdo con la orientación del SINAC.
Gestión Administrativa :
Hacer los arreglos logísticos para la organización de reuniones, procesos de consulta, y medios de comunicación.
Proporcionar apoyo administrativo para el personal del proyecto.
Colaborar en la Redacción de contratos para consultores internacionales / locales y todo el personal del proyecto, de conformidad con los procedimientos del PNUD y con las instrucciones del Coordinador del Proyecto
Colaborar en la redacción de acuerdos para las entidades relacionadas con el proyecto, en lo que se refiere a los aspectos administrativos y financieros, de conformidad con la Metodología de Aprobación de Convenios del SINAC.
Redactar correspondencia relacionada con las áreas del proyecto asignadas; aclarar, dar seguimiento, y ofrecer respuestas a las solicitudes de información.
Responder llamadas entrantes y, hasta donde sea posible, contestar preguntas directamente del PNUD, SINAC, consultores, compañías, etc. con respecto a los diferentes asuntos del Proyecto.
Establecer y mantener archivos de trabajo sobre todas las acciones del proyecto (técnicas, financieras compras; otras).
Mantener los registros de los archivos del Proyecto y otros documentos de apoyo, tanto impresos como electrónicos.
Preparar revisiones al presupuesto usando el sistema ATLAS y obtener otra información financiera, según sea necesario.
Ejercer las demás funciones administrativas y financieras relacionadas, a solicitud.
Proporcionar apoyo al Coordinador del Proyecto y el personal del proyecto en la coordinación y organización de las actividades previstas y a su ejecución oportuna.
Ayudar al Coordinador del Proyecto en la comunicación con las partes interesadas clave de la contraparte GdCR, agencias de cofinanciamiento, la sociedad civil y las organizaciones no gubernamentales, según sea necesario y en coordinación cuando corresponda con el Coordinador Institucional del Proyecto.
Garantizar la correcta utilización y cuidado de los materiales y equipos utilizados en el proyecto.
Asegurar que el proyecto utiliza los recursos financieros disponibles de una manera eficiente y transparente.
Asegurar de que todas las actividades del proyecto se llevan a cabo dentro del presupuesto para alcanzar los resultados del proyecto.
Asistir al proyecto en la realización de los trámites de pagos, trámites de contratos de consultores y contratistas, subcontratos, trámites de reclamos y otras transacciones administrativas y financieras relacionadas con el proyecto, asegurando registros individualizados e información actualizada.
Revisar las facturas de los subcontratistas y verificar la documentación de apoyo para asegurar que los servicios prestados y reclamados sean conformes con los términos del contrato.
Examinar la disponibilidad de fondos, verificar y enviar la Certificación de Pagos/facturas de consultores/firmas al PNUD y dar seguimiento a asuntos pendientes para asegurar la toma de acciones oportunas.
Asistir en la aplicación del mecanismo para la apertura y evaluación de ofertas.
Mantener registros del proceso de compra para asegurar total transparencia y rendición de cuentas;
Mantener una base de datos sobre proveedores de compras.
Apoyar en el monitoreo de consultorías.
Desempeñar otros deberes relacionados dentro del alcance del Proyecto y según sean asignados por el Coordinador del Proyecto.
Para obtener información adicional en relación a este proceso, favor descargar los TDRs adjuntos. |
