| Overview : NOM & ADRESSE DE L’ENTREPRISE : Ouvertes à tous les cabinets d’experts automobiles | DATE: 25 Juin 2015 | REFERENCE: N° /RFP/2015/025 |
Chers Messieurs / Mesdames: Vous êtes invités à soumettre votre proposition pour l’expertise et la détermination de la valeur marchande des véhicules du programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Tchad destinés à la vente. Prière vous baser sur le formulaire en annexe 3, dans la préparation de votre proposition. Les propositions peuvent être soumises au plus tard le 17 juillet 2015 à 11h00, sous pli fermé, dans l’urne située à la guérite (de la villa blanche) des agents de sécurité/PNUD. Elles doivent comprendre une soumission technique et une soumission financière, chacune dans deux enveloppes séparées indiquant : - le nom du soumissionnaire suivi de la mention « offre technique RFP/2015/025»
- le nom du soumissionnaire suivi de la mention « offre financière RFP/2015/025 »
Les deux enveloppes, insérées dans une grande enveloppe portant la mention « Soumission RFP/2015/025 pour l’expertise des véhicules du Programme des Nations Unies pour le Développement – A n’ouvrir qu’en Commission » doivent être déposées à l’adresse suivante : Programme des Nations Unies pour le Développement Farcha, rondpoint de la francophonie, Près Avenue Nelson Mandela B.P. 906 N’Djamena, Tchad La soumission doit être écrite en Français, et être valable pour une période minimale de 120 jours. Dans la préparation de votre proposition, il est de votre responsabilité de vous assurer qu’elle atteigne l’adresse indiquée ci-dessus au ou avant la date limite de dépôt. Les propositions reçues au PNUD après la date limite de dépôt indiquée ci-dessus, peu importe la raison, ne seront pas considérées pour une évaluation. Si vous soumettez votre proposition par courriel, prière vous assurer qu’elle est signée et en format PDF, et sans infection de virus ou fichier incomplet. Les Services proposés doivent être revus et évalués sur base de conformité complète de la proposition vis-à-vis des besoins exprimés dans la demande de proposition (RFP) et toutes les annexes fournissant des détails des exigences du PNUD. La proposition qui répond à tous les besoins, qui correspond à tous les critères d’évaluation et qui offre le meilleur rapport qualité/prix sera sélectionnée et adjugée. Toute offre qui ne qui n’est pas conforme aux exigences sera rejetée. Toute incohérence entre le prix unitaire et le prix total sera recalculée par le PNUD ; le prix unitaire prédominera et le prix total sera ainsi corrigé. Si le fournisseur n’accepte pas le prix total final corrigé, sa proposition sera rejetée. Aucune variation du prix due à une détérioration du marché, inflation, fluctuation des taux de change, ou tout autre facteur du marché ne pourra être acceptée par le PNUD après la réception de la proposition. Au moment de l’attribution du contrat ou du bon de commande, le PNUD se réserve le droit de varier (augmenter ou diminuer) la quantité de services et/ou biens, par un maximum de vingt-cinq pour cent (25%) du total de l’offre, sans aucune modification du prix unitaire ou autres termes et conditions. Tout contrat ou bon de commande résultant de cette demande de proposition (RFP) est assujetti aux Conditions et Termes Généraux attachés à celle-ci. Le fait de la soumission d’une proposition implique que le fournisseur accepte sans question les Conditions et Termes Généraux du PNUD attachés à celle-ci en Annexe 3. Prière noter que le PNUD n’est pas obligé d’accepter toute proposition, ni attribuer un contrat ou un bon de commande, ni être tenu responsable pour tout coût associé à la préparation et soumission d’une proposition par des fournisseurs de service, peu importe le résultat ou la manière dont le processus de sélection est conduit. La procédure de protestation pour un fournisseur du PNUD vise à donner une opportunité de réclamation pour les personnes ou les entreprises qui n’ont pas été attribuées un bon de commande ou un contrat dans un processus compétitif d’achat. Au cas où vous croyez que vous n’avez pas été traité justement, vous pouvez trouver des informations détaillées sur la procédure de protestation par un fournisseur dans le lien suivant : http://www.undp.org/content/undp/en/home/operations/procurement/protestandsanctions/ Le PNUD encourage tout fournisseur de service potentiel à prévenir et éviter les conflits d’intérêt, en révélant au PNUD si vous, ou chacun de vos affiliés ou personnel, étiez impliqué dans la préparation des besoins, conception, estimation des coûts, ou autre information utilisée dans cette demande de proposition (RFP). Le PNUD applique la tolérance zéro sur les fraudes et autre pratiques prohibées ; il s’est engagé à prévenir, identifier et à éviter tous de tels actes and pratiques contre le PNUD et aussi les tiers impliqués dans les activités du PNUD. Le PNUD attend de ses Fournisseurs de service le respect du Code de Conduite des Fournisseurs des Nations Unies trouvé dans ce lien : http://www.un.org/depts/ptd/pdf/conduct_english.pdf Nous vous remercions et attendons de recevoir votre proposition. Cordialement, Martine SAFAR Associée Administrative Annexe 1 Description des Besoins Contexte des besoins | Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Tchad recrute un cabinet d’experts automobile chargé de déterminer la valeur marchande de ses véhicules destinés à la vente. | Partenaire d’Implémentation du PNUD | N/A | Brève Description des Services sollicités[1] | Expertise des véhicules du Programme des Nations Unies pour le Développement au Tchad et détermination des valeurs marchandes. Voir Annexe 2 pour les Termes de Référence (TDR) détaillés. | Liste et Description des résultats attendus (réalisations) | - Détermination de la valeur marchande de chaque véhicule conformément à la liste des véhicules fournie par le PNUD Tchad;
- Un rapport complet présentant les résultats de l’expertise
Voir Annexe 2 pour les détails (TDR). | La Personne qui Supervisera les travaux/Performance du Fournisseur de Service | Le Directeur Pays Adjoint/Opérations, PNUD Tchad | Fréquence de rapports | Un seul rapport | Exigence de rapports progressifs | N/A | Site des travaux | ☒ Villa du PNUD, rond-point de la Francophonie, rue 1040 Général Brosset à N’Djamena ; ☒ Bureau de l’UNDSS, route de Farcha, rond-point des travaux, en face de l’INSEED, ☐ Sur le site du Contractant | Durée d’exécution prévue | A préciser par le soumissionnaire | Date ciblée pour débuter l’exécution | juillet 2015 | Date limite de fin d’exécution | A préciser par le soumissionnaire | Voyages prévus | N/A | Conditions Spéciales de Sécurité | ☐ Visa de Sécurité des Nations Unies avant le voyage ☐ Faire la formation de Sécurité « UN’s Basic and Advanced Security Training » ☐ Assurance globale de voyage ☒N/A | Facilités fournies par PNUD (i.e., à exclure de la proposition financière) | ☐ Espace et facilités de Bureau ☐ Transport sur site ☒ N/A | Chronogramme d’Implémentation en indiquant les réalisations partielles et la durée des activités/sous-activités | ☐ Exigé ☒ Non exigé | Noms et curriculum vitae des individus qui seront impliqués dans l’exécution des services | ☐ Exigé ☒Non exigé | Monnaie de la proposition | ☐ Dollars des Etats unies d’Amérique (DEU) ☐ Euro ☒Monnaie locale | Taxe sur la Valeur Ajoutée sur la proposition de prix | ☐ doit inclure la TVA et autres taxes indirectes applicables ☒ doit exclure la TVA et autres taxes indirectes applicables | Période de Validité de la proposition (A partir de la date limite de dépôt des offres) | ☐ 60 jours ☐ 90 jours ☒ 120 jours Dans les circonstances exceptionnelles, le PNUD peut demander au soumissionnaire d’étendre la validité de la proposition au-delà de la période initialement indiquée dans cette demande de proposition (RFP). Le soumissionnaire devra, dès lors, confirmer par écrit l’extension sans aucune modification, n’importe laquelle, sur sa proposition. | Offres partielles | ☒Non admises ☐ Admises | Termes de paiement[3] | Réalisations | Pourcentage | Délai | Condition pour effectuer le paiement | Voir « résultats attendus ci-haut » | 100% | 30 jours maximum | Dans trente (30) jours à compter de la date où les conditions suivantes sont remplies: - Acceptation
écrite du PNUD (i.e., pas de simple reçu) pour la qualité de la réalisation; et - Réception de la facture du Fournisseur de service.
| | | | | | | | | | | | |
| Personne(s) à passer en revue /inspecter/ approuver les réalisations /services fournis et autoriser le déboursement du paiement | Le Directeur Pays Adjoint/Opérations du PNUD | Type du Contrat à signer | ☐ Bon de Commande ☒ Contrat Institutionnel ☐ Contrat pour les Services Professionnels ☒ Accord à Long-Terme (LTA) si un LTA était signé, le contrat institutionnel serait utilisé pour commander le service). ☐ Autre Type de Contrat | Critères de l’Attribution du for Contrat | ☒L’offre avec le plus bas prix parmi les offres techniquement qualifiées ☐ Le plus grand score combiné (basé sur une distribution de poids de l’ordre de 70% pour l’offre technique et de 30% pour l’offre financière) ☐ Acceptation sans question des Conditions et Termes Généraux du PNDU (CTG). Ceci est un critère mandataire et ne peut pas être annulé peu importe la nature de la prestation sollicitée. La non-acceptation des CTG peut constituer une base pour rejeter la proposition. | Critère de l’évaluation de la proposition | Proposition Technique ☒ Expertise de l’Entreprise [30%] soit 300 points (voir formulaire 1 pour les détails) ☒Méthodologie proposée, approche et plan d’exécution [50%] soit 500 points (voir formulaire 2 pour les détails), ☒ Structure de Gestion et Qualification du Personnel clé [20%] soit 200 points (voir formulaire 3 pour les détails) Proposition Financière L’offre financière la plus basse parmi les propositions reçues par le PNUD qui sont techniquement qualifiées (ayant obtenu au moins 70% des points à l’issue de l’évaluation financière). | Le PNUD attribuera le contrat à UNDP: | ☒ Un et un seul Fournisseur de Service. ☐ Un ou plusieurs fournisseurs de Service, sur base des facteurs suivants : | Annexes à cette RFP | ☒ Termes de référence Détaillés (Annexe 2) ☒ Formulaire de soumission de la Proposition (Annexe 3) ☒ Conditions et Termes Généraux (Annexe 4) ☐ Autres | Personne de contact pour des demandes de renseignement (Demandes de renseignement écrites uniquement) | Oumar Diallo H Procurement Assistant Email : oumar.h.diallo@undp.org Tout retard dans la réponse du PNUD ne pourra pas être utilisé comme une justification pour prolonger la date limite de soumission, à moins que le PNUD détermine qu’une telle prolongation est nécessaire et communique la nouvelle date limite aux soumissionnaires. | Autre Information [prière spécifier] | N/A |
Annexe 2 Termes de Référence Détermination de la valeur marchande des véhicules du Programme des Nations Unies pour le développement au Tchad Le Programme des Nations Unies pour le développement au Tchad procède régulièrement à la vente de ses véhicules ne répondant plus aux normes d’utilisation de l’organisation. Pour ce faire, le PNUD Tchad, désire recruter un cabinet d’expert automobiles chargé de procéder, chaque fois que de besoin, à l’expertise des véhicules destinés à la vente et de déterminer leur valeur marchande. L’expertise concernera immédiatement dans un premier temps : vingt-six (26) véhicules (voir liste ci-jointe) puis sera faite au fur et à mesure en fonction des besoins. Les résultats attendus de la mission du cabinet d’experts automobiles sont les suivants: - La valeur marchande de chaque véhicule tenant compte de son état actuel est déterminée
- Un rapport complet (copie papier sous enveloppe scellée) présentant les résultats de l’expertise est soumis au PNUD.
Visite des lieux : Afin de permettre aux prestataires de mieux préparer leur proposition et d’apprécier la nature et le volume des travaux, des visites des lieux sont prévues : - Pour UNDSS, route de Farcha, rondpoint des travaux, en face de l’INSEED, le mardi 7 juillet 2015 à 9h30 mn ;
- Pour le bureau PNUD, Farcha rondpoint de la Francophonie, près Avenue Nelson MANDELA, le mardi 7 juillet 2015 à 11 heures.
Tout prestataire n’ayant pas effectué ces visites des lieux obligatoires verra ses propositions rejetées. Liste de véhicules à expertiser immédiatement : | | LISTE DES VEHICULES A EVALUER | | VEHICULES | | | | Num | N° IMMATRICULE | Marques | N° Chassis | Kilometrage | 1 | 100 C 03 CD | TOYOTA (Land-Cruiser) | 7017608 | N/A | 2 | 100 C 04 CD | TOYOTA (Land-Cruiser) | HZK8027097 | N/A | 3 | 100 C 05 CD | TOYOTA (Land-Cruiser) | ERB71J800027556 | N/A | 4 | 100 C 06 CD | NISSAN PATROL | ATCSY61Z0559353 | N/A | 5 | 100 C 10 CD | NISSAN PATROL | ATCSY61Z0559332 | N/A | 6 | 100 C 12 CD | TOYOTA (Land-Cruiser) | HZJ7000171 | N/A | 7 | 100 C 22 CD | TOYOTA (Land-Cruiser) HZJ105 | 903027338 | N/A | 8 | 100 C 23 CD | TOYOTA (Land-Cruiser) HZJ105 | 1024598 | N/A | 9 | 100 C 34 CD | NISSAN PATROL | 1TCSY61Z0566246 | 122555 | 10 | 100 C 35 CD | TOYOTA PRADO | EBK29J700043899 | 137379 | 11 | 100 C 36 CD | TOYOTA PRADO | EBK29J700044860 | 150934 | 12 | 100 C 37 CD | TOYOTA PRADO | JTEBK29JX00042102 | 137222 | 13 | 100 C 45 CD | TOYOTA PRADO | JTEBK29J600041965 | 83152 | 14 | 100 C 43 CD | TOYOTA PRADO | JTEBK29JX00042021 | 73725 | 15 | 100 C 44 CD | TOYOTA PRADO | JTEBK29J200042014 | 105022 | 16 | 100 C 46 CD | TOYOTA PRADO | JTEBK29J600042002 | 110305 | 17 | 100 V 01 CD | PEUGEOT 406 | 280473181 | N/A | 18 | 100 V 01 CMD | PEUGEOT 607 | 592081859 | N/A | 19 | 100 C 03 CT | TOYOTA (Hard-Top) | N/A | N/A | 20 | 100 C 11 CT | TOYOTA (Land-Cruiser) | N/A | N/A | 21 | 100 C 145 CT | TOYOTA PRADO | JTEBK29J000042111 | 94130 | 22 | 100 C 18 CT | TOYOTA (Land-Cruiser) | N/A | N/A | 23 | 100 C 26 CT | TOYOTA (Hard-Top) | N/A | N/A | 24 | 100 C 27 CT | TOYOTA (Hard-Top) | JTERB71J16235 | N/A | 25 | 100 C 29 CT | Toyota Land-cruiser 105 | JTECB01J901009994 | N/A | 26 | 100 C 36 CT | TOYOTA (Hilux) | FDE626500124554 | N/A |
Durée de Contrat : Un contrat d’un (01) an sera signé avec l’adjudicataire. Il pourra être renouvelé annuellement pour une période additionnelle totale de deux ans, après évaluation annuelle satisfaisante des performances. Etendue du Contrat : Si requis, sur la base de la proposition retenue, le contrat sera également applicable aux autres agences qui en exprimeront le besoin. Elles prendront en charge tous les frais liés à la prestation des services. Validité des offres : La soumission doit être écrite en Français, et être valable pour une période minimale de 120 jours. Annexe 3 FORMULAIRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION DU FOURNISSEUR DE SERVICE (Ce formulaire doit être soumis en utilisant uniquement le format de lettre avec entête officielle du Fournisseur de Service [Insérer : lieu] [Insérer : Date] To: [Insérer : Nom et adresse du point focal du PNUD] Cher Monsieur/Madame: Nous, soussigné, offrons par la présente à rendre les services suivants au PNUD conformément aux exigences définies dans la demande de proposition (RFP) en date du [Spécifier la date], et toutes ses annexes, ainsi que les provisions des Conditions et Termes Généraux du PNUD: - Qualifications du Fournisseur de Service
Le Fournisseur de Service doit décrire et expliquer comment et pourquoi il est la meilleure entité qui peut satisfaire aux besoins du PNUD en indiquant les éléments suivants : - Profile – décrire la nature de ses affaires, domaine d’expertises, licences, certifications, accréditations ;
- Licences d’affaires – Pièces d’enregistrement, Certification de paiement des Taxes, etc. ;
- Derniers états financiers audités– Compte de résultat/revenu et bilan pour indiquer sa stabilité financière, liquidité, solvabilité et sa réputation sur le marché, etc.;
- Expérience professionnelle – liste des clients pour les services similaires à ceux qui sont sollicités par le PNUD, en fournissant la description des taches contractuelles, la durée des contrats, les valeurs contractuelles, les références de contrat ;
- Certificats et Accréditation – y compris les Certificats de Qualité, les patentes d’enregistrement, les Certificats de Protection de l’Environnement, etc.;
- Une Déclaration Ecrite que l’Entreprise n’est pas sur la liste de la Résolution 1267/1989 du Conseil de Sécurité des Nations Unies, la liste de la Division des Achats des Nations Unies ou Autre liste des Nations Unies des fournisseurs inéligibles.
- Méthodologie proposée pour la prestation de Services
Le Fournisseur de Service doit décrire comment il répondra aux besoins exprimés dans la demande de proposition (RFP); en fournissant une description détaillée des caractéristiques essentielles de la performance, les conditions de la production des rapports et les mécanismes d’assurance-qualité qui seront mis en place, en démontrant que la méthodologie proposée sera appropriée aux conditions et contextes locaux de travail. |
C. Qualifications du Personnel Clé Si exigé dans la demande de proposition (RFP), le Fournisseur de Service doit fournir : a) Noms et qualifications du personnel clé qui exécutera les services en indiquant qui est le Team Leader, le personnel d’appui, etc.; b) Les CVs démontrant les qualifications doivent etre soumis si exigé dans la RFP et; c) Confirmation Ecrite de chacun des membres du personnel à déployer pour sa disponibilité pendant la période d’exécution du contrat. - Coût Ventilé pour chaque Réalisation*
| 
