Procurement Notices

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PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO

Proyecto: “Seguridad Integral y Prevención de la Violencia que afecta niños, niñas, adolescentes y jóvenes en los países del SICA”

TERMINOS DE REFERENCIA

Contratación de Asistente Administrativa(o) del proyecto “Seguridad Integral y Prevención de la Violencia que afecta niños, niñas, adolescentes y jóvenes en Costa Rica”

SB3

1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

Contratación de un(a) consultor(a) nacional que labore como asistente administrativo(a) para el  proyecto de “Seguridad Integral y Prevención de la Violencia que afecta niños, niñas, adolescentes y jóvenes en Costa Rica” e INFOSEGURA.

1. ANTECEDENTES DEL PROYECTO Y JUSTIFICACIÓN

    

A nivel de Centroamérica el problema de la inseguridad se ha ubicado en estos últimos años en el primer lugar de las preocupaciones ciudadanas, desplazando incluso a los problemas de pobreza y desempleo. Las manifestaciones de inseguridad y violencia que afectan a la niñez, adolescencia y juventud son diversas. Centroamérica contiene 5 de los 11 países en América Latina con un registro de la tasa de homicidios superior a las 10 muertes por cada 100.000 habitantes, nivel considerado epidémico por la Organización Mundial de la Salud.

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a partir de las lecciones y logros de su apoyo anterior al SICA (financiado por AECID desde 2009), y de las buenas prácticas de sus Oficinas de País, ha diseñado un nuevo proyecto regional con el objetivo de contribuir a la implementación de la Estrategia de Seguridad en Centroamérica (ESCA), las políticas nacionales integrales de seguridad y otros esfuerzos específicos en prevención de la violencia.

La oficina del PNUD en Costa Rica cuenta con experiencia en el desarrollo de proyectos y análisis de la situación de la seguridad ciudadana en el país, muestra de ello es la preparación de un informe sobre desarrollo humano sobre seguridad ciudadana, desarrollo de encuestas propias sobre seguridad ciudadana (2004, 2006), apoyo a los análisis de los módulos de victimización en las encuestas de hogares (2008, 2010, 2014), apoyo a los proyectos de combate a las armas de fuego, desarrollo de la Política sobre seguridad ciudadana (POLSEPAZ), trabajo a nivel local (diagnósticos cantonales) y promoción de iniciativas de prevención .

Particularmente en el área de seguridad ciudadana, el PNUD viene trabajando de forma constante en Centroamérica. La región ha experimentado algunos avances importantes en sus niveles de crecimiento económico, salud, educación y reducción de la pobreza, así como en el fortalecimiento de sus democracias. No obstante, de manera paralela, el delito y la violencia han invadido casi todas las esferas de la sociedad, constituyendo uno de los más grandes obstáculos para el desarrollo humano de sus habitantes. Las niñas, niños, adolescentes y jóvenes (NNAJ) de la subregión son quizás el segmento a quien más se le vulnera el derecho de vivir una vida digna, libre de violencia, abuso y explotación.

A efecto de poder brindar opciones para la atención de esta problemática, desde el área de seguridad ciudadana del Centro Regional PNUD y sus oficinas nacionales, en conjunto con el SICA y la AECID puso en marcha el proyecto “Seguridad Integral y Prevención de la Violencia que afecta niños, niñas, adolescentes y jóvenes en los países del SICA”.

En conjunto con el Estado y la sociedad costarricense, el PNUD impulsa el desarrollo humano sostenible con el fin de lograr el cumplimiento universal de los derechos humanos, el fortaleciendo de la democracia, la convivencia y la protección del ambiente. Con esta meta el PNUD crea alianzas en Costa Rica y apoya a su población a elaborar y compartir soluciones que le permitan enfrentar los desafíos que plantean la reducción de la pobreza, la desigualdad y la exclusión social, la gobernabilidad democrática, la sostenibilidad ambiental, energía y gestión del riesgo, así como la igualdad de género. En cada una de estas áreas temáticas, el PNUD combate la desigualdad y la discriminación, y defiende la protección de los derechos humanos, especialmente el empoderamiento de la mujer.

Se requiere un consultor que trabaje tiempo completo, asistiendo al oficial de programas a cargo, en las diversas tareas administrativas y logísticas que requieran, para lograr el buen desempeño del área y de los proyectos bajo implementación.

1. OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA

    

Asistir en el seguimiento y la implementación de las actividades y proyectos, de acuerdo a los planes anuales, y bajo la dirección y supervisión del coordinador(a) del proyecto, así como de los oficiales de programas y proyectos que laboran  en esta área.

1. RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR LA PERSONA CONSULTORA

El/la Asistente será responsable de las actividades de manejo financiero y administrativo.

Proporcionará apoyo a los oficiales y coordinadores del área en el manejo diario de los proyectos y realizará funciones secretariales y de asistencia, con las siguientes responsabilidades específicas:

1. Redactar correspondencia de rutina en los idiomasespañol e inglés.

1. Preparar  informes financieros, cuadros, gráficos, tablas, etc. en  español y/o en inglés, cuando así se requiera.
2. Responder llamadas y, hasta donde sea posible, contestar preguntas directamente del PNUD, contrapartes, consultores, proveedores, etc. con respecto a los asuntos administrativo-financieros del Proyecto.
3. Establecer y mantener archivos de trabajo sobre todas las acciones del proyecto (técnicas, financieras, compras; etc.), tanto impresos como electrónicos.

4. Apoyar la gestión de los recursos financieros asignados a cubrir aspectos organizativos y logísticos relacionados con la ejecución del proyecto y asegurar que se desarrollen según las pautas y procedimientos de PNUD.

1. Asistir en la preparación de presentaciones e informes relacionados con los proyectos.

2. Mantenimiento de registros actualizados de todos los documentos del proyecto, incluidos los financieros, de conformidad con los requisitos de auditoría aplicables conforme lo establecido en el punto anterior.

3. Asegurar que todos los arreglos logísticos requeridos para facilitar el logro de los objetivos del proyecto, sus actividades y tareas, se lleven a cabo oportuna y eficazmente.

4. Asistir al/la Coordinador de Proyecto/ Oficial de Programas en la preparación y actualización de los componentes administrativo-financiero de los planes de trabajo del proyecto en colaboración con la Oficina de País del PNUD

5. Preparar y presentar oportunamente los informes financieros y la liquidación de los anticipos, incluyendo informes de avance y otros informes similares conforme sea requerido por las normas y procedimientos aplicables.

1. Mantener registros apropiados de las contrataciones de bienes y servicios y procesar la cancelación de obligaciones no liquidadas.
2. Asegurar que la contratación de consultores del Proyecto, la compra de bienes y servicios y el desembolso de fondos se lleven a cabo de conformidad con las políticas y procedimientos del PNUD  para el Proyecto.
3. Realizar las tareas administrativas del proyecto, incluyendo: elaboración de solicitudes de pago (formulario FACE y sus anexos), solicitudes de cotización, elaboración de actas de las reuniones a las que le corresponda apoyar, elaboración de cuadros de Microcompras,  elaboración de cuadros comparativos, hacer arreglos de viaje, citas, reuniones, cuando así se requiera; así como cualquier otra responsabilidad administrativa necesaria para gestionar la prestación de los servicios para la buena marcha del proyecto.

4. Apoyar a la coordinación del proyecto en el manejo de todos los servicios de apoyo logístico para las actividades de capacitación tales como cursos, talleres, seminarios, reuniones, etc.

5. Coordinar agendas.

6. Revisar las facturas de los subcontratistas y verificar la documentación de apoyo para asegurar que los servicios prestados y reclamados sean conformes con los términos del contrato.

7. Examinar la disponibilidad de fondos, verificar y enviar la Certificación de Pagos/facturas de consultores/firmas al PNUD y dar seguimiento a asuntos pendientes para asegurar la toma de acciones oportunas.

8. Apoyar en el proceso de contratación de consultores (pagos, asistir enpreparación de Términos de Referencia, proceso de reclutamiento, contratos de consultores y contratistas, subcontratos, trámites de reclamos).

9. Asistir al Coordinador del Proyecto en el manejo de los fondos del presupuesto(preparación, revisiones,modificaciones, informes del presupuesto).

10. Asegurar la conformidad de las solicitudes de desembolso del Proyecto con los procedimientos, planes de trabajo y disponibilidad de los recursos para gastos.

11. Llevar registros de la ejecuciónpresupuestaria y del avance financiero del Proyecto.

12. Preparar y mantener informes financieros mensuales por mediode las herramientas de información financiera del PNUD (ATLAS), indicando el presupuesto aprobado, los desembolsos y compromisos mensuales para identificar el saldo remanente del presupuesto del Proyecto.

1. Preparar revisiones al presupuesto usando el sistema ATLAS, según sea necesario.

2. Monitorear la situación financiera del Proyecto y analizar las transacciones para asegurar la conformidadcon los procedimientos del PNUD y el presupuestodel Proyecto.

3. Llevar registros adecuados de la ejecución presupuestariay del Cofinanciamiento del Proyecto.

4. Verificar que los gastos del proyectose ejecuten hasta quehayan sido autorizados.

5. Realizar trabajos preparatorios para las revisiones obligatorias de presupuesto general, inventario físico anual, y ayudar a los evaluadores externos en el cumplimiento de su misión.

6. Asistir en preparar toda la documentación necesaria para la compra de bienes y servicios por medio de solicitudes de cotización (RFQ), invitaciones a licitar (ITB), solicitudes de propuesta (RFP) o cualquier otro medio apropiado de conformidad con los procedimientos de PNUD.

7. Asistir en la aplicación de los mecanismos para la apertura y evaluación de ofertas.

8. Asistir en la preparación de órdenes de compra, contratos, acuerdos a largo plazo o sus enmiendas;

9. Mantener una base de datos sobre proveedores.

10. Mantener registros del proceso de compra para asegurar total transparencia y rendición de cuentas.

11. Desempeñar otros deberes relacionadoscon la ejecución de proyectos y según sean asignados por el/la Coordinador(a) del Proyecto/Oficial de Programas a cargo.

12. Cualquier otra función propia de la naturaleza del cargo