| Overview : PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD) Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA) Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) TÉRMINOS DE REFERENCIA Consultoría: Asistente administrativo de Proyecto Proyecto: “Inventario de Sustancias Alternativas a las SAO” OBJETO DE LA CONTRATACIÓN La Unidad de Coordinación, requiere asistencia para asegurar una adecuada gestión administrativa en el desarrollo del proyecto de: “Inventario de Sustancias Alternativas a las SAO”. Para ello es necesario contar con personal calificado que acompañe las actividades propuestas, contribuyendo al logro de los objetivos establecidos en el marco del proyecto. ANTECEDENTES El control del uso de sustancias alternativas a los Clorofluorocarbonos (CFC) y los hidroclorofluorocarbonos (HCFC) que agotan el ozono, es un nuevo reto que todos los países signatarios del Protocolo de Montreal han adquirido. Los hidrofluorocarbonos (HFC), una de estas alternativas, son sustancias muy estables, están disponibles en el mercado, y durante muchos años fueron promovidas como la mejor opción para sustituir las SAO, sin embargo su alto potencial de calentamiento atmosférico está restringiendo su comercialización. Con base en lo anterior el Comité Ejecutivo del Protocolo de Montreal en decisión XXVI / 9 (párrafo 4) durante la Vigésima Sexta Reunión de las Partes decidió otorgar un financiamiento adicional a países artículo 5, como Costa Rica, para llevar a cabo inventarios o estudios sobre alternativas a las SAO. El estudio deberá incluir información sobre las alternativas de SAO y estimaciones de uso por sector (refrigeración/climatización) y subsector (doméstico, comercial, industrial) y proyecciones para las alternativas de SAO utilizadas más comúnmente. Este estudio complementará las acciones que desde la ratificación del Protocolo y sus enmiendas, desarrolla el Proyecto Fortalecimiento Institucional de la Oficina Técnica del Ozono en la búsqueda de alternativas a las SAO, que además de no agotar la capa de ozono, no impacten negativamente sobre nuestra atmósfera, produciendo calentamiento global. Dentro de este contexto se busca conocer la cantidad y el tipo de SAO y de sustancias alternativas a éstas, en kilogramos, no reutilizables que han sido almacenadas para su eventual destrucción. OBJETIVOS GENERAL Asistir a la coordinación del proyecto en las labores administrativas necesarias para la evaluación del comportamiento de las sustancias alternativas a las SAO en el mercado nacional y su impacto sobre el calentamiento global; así como los depósitos de SAO y sus alternativas no reutilizables, para el periodo 2012-2015. ESPECIFICOS a. Asistir administrativamente a la coordinación del proyecto en las actividades relacionadas con el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades propuestas en el proyecto “Inventario de Sustancias Alternativas a las SAO” según los procedimientos del PNUD. b. Asistir en la actualización de los datos de las empresas a ser encuestadas en el Inventario de sustancias SAO y alternativas a la SAO. c. Asistir a la Unidad coordinadora en reuniones, talleres y otras actividades relacionadas con la ejecución del “Inventario de Sustancias Alternativas a las SAO. RESPONSABILIDADES DE LA CONSULTORIA El/la consultor (a) que asista administrativamente el proyecto deberá trabajar bajo la dirección de la Coordinación del Proyecto, con la contraparte técnica asignada por el Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE-DIGECA) y con el Oficial a cargo del PNUD, para colaborar en la ejecución de las tareas establecidas, entre las que destacan las siguientes: a. Apoyar las actividades administrativas relacionadas con la interacción del proyecto con la empresa privada o instituciones públicas que abordan el tema del Inventario de sustancias alternativas a la SAO. b. Atender el archivo físico del proyecto, velando por que toda la documentación manejada se encuentre completa y adecuadamente almacenada en este archivo. c. Asistir en la identificación de las empresas importadoras de las sustancias alternativas a las SAOs, sucursales en caso de ser comercializadoras, e información de contacto. d. Asistir en los procesos administrativos de contratación del personal para la realización del inventario (aplicación de encuestas) de sustancias alternativas a las SAO e. Asistir en la gestión de correspondencia solicitando información a empresas importadoras, importadores y/o usuarios finales. f. Asistir administrativamente en la recolección de información para la Unidad coordinadora y consultora de apoyo para preparar el informe final según las especificaciones del Protocolo de Montreal. g. Asistir en la organización y logística de reuniones que se requieran para el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades propuestas en el plan de Trabajo del Proyecto y DIGECA. Esto incluirá apoyar la realización de capacitaciones, talleres, grupos de trabajo, plenarias, reuniones, encuentros, giras, etc., por ejemplo: envío y confirmación de invitaciones, elaboración de listas de asistencia, coordinación de lugar del evento, alimentación, materiales, equipo y viáticos para el personal. h. Gestionar documentos y firmas para compras, pagos e informes (cotizaciones, cuadros comparativos, órdenes de compra, detalle de gastos, recibidos conformes y otros documentos y trámites requeridos según el procedimiento de PNUD. Asistir en la redacción o realización de memorias, minutas, listas de asistencia y otros documentos relacionados con reuniones efectuadas en el marco de esta contratación. i. Asistir en otras funciones solicitadas para el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades propuestas en el plan de trabajo del Proyecto. REQUISITOS DE LAS PERSONAS CONSULTORAS a) Mínimo Bachiller de secundaria con un técnico universitario en las carreras de administración de empresas, oficinas, proyectos u otra afín. Deseable bachillerato universitario en administración o ciencias sociales afines. b) Experiencia de al menos 2 años en labores de asistencia administrativa en proyectos, planificación de actividades, talleres, grupos de trabajo, reuniones, cumplimiento de compromisos y plazos. c) Capacidad de redacción de informes, minutas. d) Experiencia en coordinación de equipos de trabajo multidisciplinarios. e) Facilidad para el desarrollo de buenas relaciones interpersonales. f) Contar con valores fundamentales como integridad, profesionalismo y respeto por la diversidad. g) Contar con competencias de gestión como resolución de conflictos, juicio y toma de decisiones. h) Conocimiento avanzado de MS Office (Word, Excel, Power Point). i) Dominio del idioma inglés deseable. j) Familiarizado con los procedimientos administrativos del PNUD. k) Familiarizado con los procedimientos administrativos gubernamentales (rendición de cuentas) que deben desarrollarse durante la realización de proyectos con financiamiento externo en los diferentes ministerios. PRODUCTOS ESPERADOS Se espera un reporte mensual de labores realizadas (4), durante el periodo de contratación, este deberá ser presentado al menos una semana antes de la finalización de cada mes para su respectiva revisión y gestión de pago. DURACION DE LA CONSULTORIA El tiempo estimado de la consultoría será de un máximo de 4 meses a partir de la fecha de firma de contrato. Es una contratación a tiempo completo, por lo que el horario de trabajo se debe ajustar al de la Institución coordinadora del proyecto, sin perjuicio de que eventualmente se requiera trabajar en otro horario dependiendo de la actividad que se vaya a realizar. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO El/la asistente del proyecto forma parte de la Unidad de Coordinación del proyecto la cual incluye además a la Coordinadora y otros especialistas. El/La asistente debe someter a revisión y aprobación los diferentes documentos u otros trámites ante el Coordinador. CONDICIONES La persona contratada contará con un espacio con acceso a la infraestructura y comunicaciones para facilitar su servicio. Esta consultoría requiere dedicación exclusiva, la coordinación de horarios de uso de la oficina se coordinará con su supervisor; igualmente deberá contar con disponibilidad para trasladarse a las reuniones y eventos que se requiera. FORMAS DE PAGO Se espera un reporte de avance quincenal de las labores realizadas relacionadas con las responsabilidades asignadas, durante el periodo de contratación. Deberá presentar un informe de labores mensual. Los pagos se realizarán mediante 4 tractos, y contra recibido conforme de cada uno de los informes, de acuerdo a la siguiente distribución: -PRIMER PAGO correspondiente al 20% del monto total, contra recibido conforme del Informe de labores del mes 1. -SEGUNDO PAGO correspondiente al 25% del monto total, contra recibido conforme del Informe de labores del mes 2. -TERCER PAGO correspondiente al 25% del monto total, contra recibido conforme del Informe de labores del mes 3. -CUARTO PAGO Correspondiente al 30% del monto total, contra recibido conforme del Informe de labores del mes 4. REQUISITOS PARA LA APLICACIÓN Las personas que deseen postularse para esta consultoría deben presentar la siguiente documentación: - Carta de interés (máximo 2 páginas)
- Hoja de vida actualizada del (la) consultor(a), en un máximo de cuatro páginas.
- Formulario P11. Los interesados deberán llenar el formulario P11 disponible en www.pnud.or.cr/ Centro de servicios/ Formularios/ Formularios contratos/ P11.
- Oferta Económica en colones. Esta debe incluir y detallar los honorarios y el costo total de la consultoría. No se pagarán montos adicionales a lo ofertado.
La no presentación de alguno de los documentos solicitados, será motivo suficiente para no tomar en cuenta la oferta. Dicha documentación (archivos electrónicos separados) deberá ser remitida, vía correo electrónico a la siguiente dirección: adquisiciones.cr@undp.org; indicando en el asunto del correo: “Inventario de Sustancias Alternativas a las SAO”. La fecha límite para la recepción de ofertas a esta consultoría es el día 7 de Julio del 2016. Solamente se contactarán las personas seleccionadas para la entrevista. Las personas oferentes, no deben ser funcionarios(as) del Estado costarricense, ya sea efectivos, contratados(as) en actividad o con licencia, y no haberse desempeñado como funcionario efectivo o contratado(a) del Estado en los últimos 6 meses. Se invita a las mujeres a participar. | 
