Overview : A. Contexte Le Groupe des Nations unies pour le Développement (UNDG) a officiellement lancé le processus d’harmonisation des procédures de transfert de fonds aux partenaires d’exécution gouvernementaux et non gouvernementaux depuis avril 2005. En février 2014 une seconde version actualisée du cadre opérationnel commun pour le transfert aux partenaires d’exécution (HACT) a été diffusée par les Nations Unies. Les activités d’assurance qui constituent un des éléments de cette nouvelle approche seront exécutées conformément à ses directives. Les fonds mis à disposition des différents partenaires d’exécution par chacune des agences mandataires (PNUD, UNFPA et UNICEF) doivent faire l’objet d’au moins une mission de vérification ponctuelle par année calendaire sur la base d’un plan d’assurance. Les présents termes de référence sont élaborés en vue de guider les agences mandataires, les auditeurs et les Partenaires d’Exécution sur les objectifs, le champ d’application, le calendrier et les produits livrables des missions de vérification ponctuelle. B. Objectif d’une mission de vérification ponctuelle La vérification ponctuelle dans les livres comptables d’un partenaire d’exécution constitue un des 3 mécanismes pour s’assurer de l’effectivité du transfert des fonds. La vérification ponctuelle n’est pas un audit. De manière spécifique, la vérification ponctuelle comprend les phases suivantes : • Evaluation de l’exactitude des documents financiers du Partenaire d’exécution relatifs aux versements d’espèces reçus du PNUD. • Examen des procédures de gestion financière • Vérification des contrôles internes et notifier, s’il y a eu des changements importants C. Standards : Approche méthodologique La mission de vérification ponctuelle doit être effectuée par l’auditeur conformément à la norme ISRS 4400 « mission de procédures convenues » et selon les termes définis dans le présent document. L’objectif d’une mission de procédures convenues est, pour l’auditeur, de mettre en œuvre des procédures de nature d’audit, définies d’un commun accord entre l’auditeur, l’entité et tout autre partie intéressée, et de communiquer les constatations de fait. Dès lors que l’auditeur ne fournit qu’un rapport sur des constatations de fait sur base des procédures convenues, aucun degré d’assurance n’est exprimé. Au contraire, c’est aux destinataires du rapport d’évaluer par eux-mêmes les procédures et les constatations de fait de l’auditeur, et de tirer leurs propres conclusions des travaux de l’auditeur. Ce rapport s’adresse exclusivement aux parties qui ont convenu des procédures à mettre en œuvre, car d’autres parties, ignorant les raisons qui ont motivé leur mise en œuvre, risqueraient de mal interpréter les résultats. D. Procédures de vérification ponctuelle Les exemples suivants sont des procédures à effectuer au cours de la vérification ponctuelle. Les procédures réelles à effectuer doivent être confirmées avec le Point focal HACT du PNUD avant le début de la vérification ponctuelle. 1. Demander à la direction du partenaire s’il y a eu des changements aux contrôles internes depuis la micro-évaluation préalable du cycle de programme actuel. Documenter tous les changements identifiés, s’il y en a eu. 2. Obtenir une liste de toutes les dépenses liées aux programmes qui prennent en charge les dépenses réelles de programme présentées par (insérer le nom du partenaire) sur le formulaire FACE (insérer la date et le nombre) pour la procédure convenue et procédez comme suit: Sélectionnez un échantillon de dépenses en utilisant une approche statistique (échantillonnage aléatoire) ou non (par exemple haute valeur ou des articles à haut risque) représentant au moins 50% des dépenses totales pour la période. Au moins un élément doit être sélectionné dans chaque catégorie de dépenses qui est supérieure à 5% du total des dépenses pour la période. Fournir une liste détaillée des dépenses choisies comme échantillons. Pour chaque sélection d’échantillon, suivez la procédure suivante: - Vérifiez que la documentation existe pour soutenir les dépenses et en conformité avec les règles et procédures de la propriété intellectuelle et les accords avec l'agence.
- Vérifier que l’activité liée à la dépense est conforme au plan d’action.
- Vérifiez que la dépense a été examinée et approuvée conformément aux règles et procédures et les accords avec l'agence.
- Vérifier que la dépense a été référencée et certifiées dans le formulaire FACE soumis à l’agence.
- Vérifiez que la dépense a été référencée dans les registres comptables de la propriété intellectuelle (livre officiel des comptes) et relevé bancaire.
- Vérifiez que les pièces justificatives sont estampillées «PAYEES par les ressources du PNUD» (ou codées et comptabilisées dans un fonds distinct pour s’assurer qu'il n'y a pas double réclamation des dépenses au PNUD et / ou d'un autre organisme de financement), en indiquant l'organisme qui finance l'opération.
- Vérifiez que le formulaire FACE a été soumise conformément à l'exigence de la périodicité des décaissements dans le cadre du HACT (deux semaines).
- Vérifier le prix payé pour des biens ou services en comparaison avec le standard des Nations Unies (si disponibles).
- Si les comptes bancaires distincts sont maintenus pour les fonds destinés à l'agence, effectuer les procédures suivantes:
- Vérifiez que l'activité à travers les relevés bancaires est conforme avec ce qui est mentionné dans les documents comptables. Documenter les écarts notés; et
- Confirmez qu'un rapprochement bancaire a été finalisé et le solde a été réconcilié avec les registres comptables. Documenter tout écart noté.
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