| Overview : Consultant Individuel pour la réalisation d’une étude relative à l’analyse des effectifs de l’administration publique et d’un plan national de développement des compétences Location : Lomé, Togo
Application Deadline : 3 octobre 2016
Type of Contract : Contrat Individuel / Consultant National
Languages Required : Français
Duration of Initial Contract : Soixante (60) jours calendaires
Date du début de la mission Immédiat
Background
Les quinze années de crise sociopolitique au Togo ont eu de graves répercussions sur les capacités de l’administration publique. Les conséquences de cette situation sont perceptibles à un triple niveau institutionnel, organisationnel et des ressources humaines. La faiblesse actuelle des capacités inhibe toutes les initiatives qui sont prises pour renouveler les méthodes et procédures de travail visant à augmenter les performances de l’administration togolaise. Elle constitue une entrave majeure au développement durable.
Le diagnostic de la situation montre que l’administration publique se caractérise par la faiblesse du nombre des agents et des compétences disponibles, le vieillissement des effectifs et l’inadéquation entre les profils des personnels et les emplois qu’ils occupent. A cela, s’ajoute l’absence d’une vision globale de gestion des compétences au sein de l’Administration et l’inexistence d’une planification stratégique des ressources humaines. Les actions de formation conduisent à une succession d’interventions mal programmées, exécutées sans coordination interne et souvent mal adaptées aux besoins prioritaires de renforcement des capacités d’une part, l’absence d’un schéma directeur de formation et d’instruments de gestion prévisionnelle des emplois et des effectifs rendant difficile une bonne planification des besoins en formation et occasionnant une utilisation irrationnelle des ressources humaine, d’autre part.
Dans ce contexte, un programme de réforme de l’administration publique a été engagé, par le gouvernement pour renforcer les capacités de l’administration et dynamiser l’appareil administratif de l’État. Les conclusions des audits stratégiques et organisationnels réalisés dans le cadre de ce programme confortent cette analyse. Il est apparu une mauvaise allocation des ressources où des cadres de conception se retrouvent aux tâches élémentaires d’exécution alors qu’au même moment, des agents de niveau inférieur occupent des postes de responsabilité.
Aujourd’hui, les statistiques disponibles révèlent que les agents âgés de moins de 30 ans représentent moins de 10 % et ceux âgés de 50 ans et plus, font un peu moins du 1/3 (12 942) du total des agents en activité. Dans les dix prochaines années, 12 942 agents seront donc admis à la retraite sur un total d’environ 45000 agents.
Face à ce constat, il est impératif de mettre en place, un dispositif pertinent pour planifier l’acquisition des ressources humaines et des compétences alignées annuellement sur les besoins en personnel des ministères et autres institutions.
Tout compte fait, la restauration des capacités de l’administration publique togolaise s’impose comme un impératif majeur. Elle passe par la prise en compte de deux réalités importantes : (i) la faible capacité de l’École Nationale Administration (ENA) du Togo et des autres écoles et centres de formation professionnelle et technique à fournir les compétences requises, et (ii) l’absence d’instruments et d’outils adéquats de développement des compétences.
Cette préoccupation est également prise en compte dans le Programme de renforcement de capacités et de modernisation de l’État pour le développement durable du Togo, à travers la composante 4 : gouvernance administrative et locale, visant le renforcement des capacités des services de l’État au niveau central et déconcentré. Elle devrait, à terme, permettre de bâtir une administration solide, innovante et performante, animée par des femmes et des hommes de qualité ».
C’est dans ce contexte que les présents termes de référence sont élaborés en vue du recrutement d’un consultant pour la réalisation de l’étude relative à l’analyse des effectifs de l’administration publique (composition, catégorisation par sexe et par âge, distribution spatiale et par secteur, etc.) et d’un plan national de développement des compétences de l’administration publique Objectifs générale de la mission
L’étude envisagée est relative à l’analyse des effectifs de l’administration publique et l’élaboration d’un plan national de développement des compétences. Elle se présente comme une recherche d’approche de solution au constat de déficit et de vieillissement marqué de l’effectif de la fonction publique en vue d’améliorer la gestion et la planification des ressources humaines dans la fonction publique. Elle doit permettre d’assurer la cohérence des différents curricula (y compris au niveau des structures privées d’enseignement et de formation) et leur articulation avec les priorités en matière de développement durable pour une meilleure adéquation formation/emploi. Objectifs spécifiques
De façon spécifique, il s’agit pour le consultant de faire un diagnostic approfondi des effectifs de l’administration publique. Cette analyse doit :
indiquer les effectifs actuels des fonctionnaires par corps, par secteur, par sexe et par âge dans l’administration publique ;
décrire et préciser les profils de métiers et emplois nécessaires pour une administration de développement ;
identifier les besoins organisationnels et individuels de développement des compétences adaptées aux besoins réels du pays;
établir le niveau de priorité des situations problématiques dans l’administration
identifier les écoles et établissements de formation adaptés aux domaines de développement des compétences ;
rédiger le rapport de l’étude comportant le plan national de développement des compétences et prenant en compte les préoccupations des secteurs public et privé en lien avec la formation professionnelle et académique.
RÉSULTATS ATTENDUS Un diagnostic approfondi des effectifs de l’administration publique est fait à travers : l’indication des effectifs actuels de fonctionnaires par corps, par secteur, par sexe et par âge dans l’administration publique ;
la description et la précision des profils de métiers et d’emplois nécessaires pour une administration de développement ;
l’identification des besoins organisationnels et individuels de développement des compétences adaptées aux besoins réels du pays;
l’établissement du niveau de priorité des situations problématiques dans l’administration
l’identification des écoles et établissements de formation adaptés aux domaines de développement des compétences ;
la rédaction du rapport de l’étude et l’élaboration du plan national de développement des compétences prenant en compte les préoccupations des secteurs public et privé en lien avec la formation professionnelle et académique. Méthodologie
Pour la mission, le consultant fera une étude documentaire (consultation des documents et textes relatifs au programme de réforme et de modernisation de l’administration publique, les textes juridiques relatifs la gestion du personnel de l’État). Il procédera à des rencontres et interviews avec des responsables au sein de l’administration, à des analyses et pourra recourir à des questionnaires. Il procédera également à la rédaction du rapport d’étude. L’approche participative est indiquée. Profil du Consultant - Required Skills and Experience
L’étude nécessite un consultant individuel/national spécialisé dans les questions de management des organisations publiques, en gouvernance administrative, en gestion des ressources humaines, et domaines connexes, titulaire d’un doctorat, DESS, DEA. Avoir au moins 10 ans d’expériences professionnelles.
Avoir une bonne connaissance de l’administration publique togolaise.
Expérience dans la réalisation d’un travail similaire.
Une connaissance approfondie du Togo et des pays de la sous-région est un atout.
Lieu et consistance de la mission
La mission se déroulera au Togo.
Conformément aux objectifs spécifiques, la mission du consultant consistera à :
indiquer les effectifs actuels des fonctionnaires par corps, par secteur, par sexe et par âge dans l’administration publique ;
décrire et préciser les profils de métiers et emplois nécessaires pour une administration de développement ;
identifier les besoins organisationnels et individuels de développement des compétences adaptées aux besoins réels du pays;
établir le niveau de priorité des situations problématiques dans l’administration
identifier les écoles et établissements de formation adaptés aux domaines de développement des compétences ;
rédiger le rapport de l’étude et élaborer le plan national de développement des compétences prenant en compte les préoccupations des secteurs public et privé en lien avec la formation professionnelle et académique. Durée de la mission/contrat
La mission va s’étendre sur une période de soixante (60) jours calendaires, à compter de la date de signature du contrat avec le consultant. Rapports
Le rapport sera présenté en cinq (5) exemplaires.
Une version électronique des documents provisoires et définitifs sur CD Rom sera également fournie. Documents à consulter
Une documentation assez fournie relative à la présente étude sera mise à la disposition du consultant.
Documents à inclure dans la soumission de la proposition
Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:
Une Proposition Technique
• Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée;
• CV incluant : L’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références.
Formulaire P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse : http://www.tg.undp.org/content/togo/fr/home/operations/jobs.html
Une Proposition Financière : Contrat/Prix forfaitaire
La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.
La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en F CFA/XOF.
Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est demandé aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières, les honoraires, le nombre de jours de travail prévus, et tout autre frais nécessaire à l’exécution de la mission.
En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.
Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.
Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.
Evaluation : analyse cumulative (Note Pondérée)
Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.
La pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:
• Pourcentage de l’offre technique: 70%;
• Pourcentage de l’offre financière: 30%.
Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points sur 70 seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière recevra une note financière (Nf) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : Nf = 30 x Fm / F (F étant le montant de la proposition financière évaluée).
Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf).
Le marché sera attribué au consultant dont la soumission aura obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.
Principaux critères de sélection
Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non)
• Etre titulaire d’un titulaire d’un doctorat, DESS, DEA.
• Avoir au moins 10 ans d’expérience professionnelle.
Notation de l'offre technique (70 points) • Expérience dans les questions de management des organisations publiques, en gouvernance administrative, en gestion des ressources humaines et domaines connexes (20 points) ;
• Expérience dans la réalisation des missions/travaux similaires (20 points) ;
• Connaissance de l’administration publique togolaise (10 points) ;
• Niveau de compréhension par le consultant de la mission/Cohérence de la proposition du consultant avec les TDR et le planning de travail (20 points).
La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse procurement.tg@undp.org, ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé). La mention « Consultant Individuel pour la réalisation d’une étude relative à l’analyse des effectifs de l’administration publique et d’un plan national de développement des compétences » devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé. | 
