Overview : CONTEXTE Dans le cadre de la mise en œuvre de la Politique Générale de l’Etat (PGE), la bonne gouvernance est de mise. Le Gouvernement Malagasy par le biais du Ministère de la Fonction Publique, de la Réforme de l’Administration, du Travail et des Lois Sociales (MFPRATLS) veut instaurer une culture de performance basée sur la transparence, l’efficacité et l’efficience de la gestion des ressources humaines de l’Etat. Cette approche vise entre autres à la transparence du processus de recrutement par voie des concours administratifs. A cet effet, le Ministère en charge de la Fonction Publique avec ses partenaires techniques et financiers s’est doté d’un logiciel de gestion des concours administratifs. Financé par le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD), le logiciel a-harihary ainsi que le manuel d’utilisation y afférents ont été développé. Utilisé systématiquement par tous les organismes organisateurs des concours administratifs depuis 2006, le logiciel a-harihary a pour objet de gérer l’anonymat ainsi que les traitements informatiques des notes des candidats afin de garantir le principe de la méritocratie. La capitalisation des éléments de bonnes pratiques suite à l’utilisation de ce logiciel, surtout face à l’évolution de la technologie de l’informatique oblige le Ministère de procéder à son mise à jour. Malgré la tentative d’amélioration menée depuis 2014, la version actuelle du logiciel a-harihary est encore faillible et pourrait être l’objet de perfectionnement dans différentes facettes de ses fonctionnalités. Outre les problèmes de sécurisation des données, des lacunes d’incompatibilité du logiciel a-harihary avec les textes réglementaires en vigueurs sont maintes fois évoquées. Chaque concours est spécifique et que la version actuelle du logiciel n’est pas à la mesure de répondre certains requêtes jugés importantes. Aussi, pour un meilleur usage de ce logiciel, le Ministère en charge de la fonction publique sollicite un partenariat avec le PNUD afin d’effectuer une revue de l’ensemble de la gestion du concours administratif faisant intervenir le logiciel a-harihary ainsi que les textes réglementaires et procédures y afférents. Nous sommes d’avis que cette démarche pourrait être effectuée par un groupe d’expert en système d’information et ayant une bonne connaissance de l’Administration publique en générale et des concours administratifs en particulier. OBJECTIFS DE LA PRESTATION Les objectifs affichés de cette prestation sont de permettre au bénéficiaire de : - disposer d’un logiciel performant, compatible à tous types de concours administratifs ;
- disposer d’un manuel de procédures relatif à la gestion informatisée des concours administratifs ;
- faciliter le déploiement et l’opérationnalisation du logiciel tout en s’assurant que ces opérations ne présentent aucune faille dans sa mise en œuvre ;
- s’assurer que le déroulement de l’ensemble du processus de chaque concours soit bien pris en charge par ledit logiciel ;
- s’assurer que les données opérationnelles gérées dans le cadre de l’utilisation de ce logiciel soient totalement intégrées et cohérentes ;
- avoir une assurance totale que les données opérationnelles dans la base de données du logiciel ne soient accessibles qu’aux entités autorisées selon les dispositions en vigueurs ;
- avoir une assurance que les données opérationnelles de chaque concours soient cryptées et que leur lecture ou leur traitement nécessite une clé d’accès d’une autorité compétente;
- s’assurer que tous les utilisateurs du logiciel sont bien profilés, c’est-à-dire, disposant tout d’abord d’un accès autorisé et surtout d’avoir les privilèges associés à son authentification : lecture, ajout, modification ou suppression ;
- suivre ou de remonter l’historique de toutes les opérations effectuées sur la base de données de la gestion de concours;
- s’assurer que les données opérationnelles de chaque concours à gérer soient systématiquement sauvegardées de manière automatique et que la restauration nécessite une autre clé d’accès d’une autorité compétente ;
- disposer de tous les états de gestion nécessaires soient à l’édition des listes, soient à la promulgation des résultats que ce soient intermédiaires ou définitifs sans qu’un informaticien ne doit intervenir pour en produire ;
METHODOLOGIE L’engagement effectif du département bénéficiaire ou l’organisme qui le représente est un préalable à la réalisation de cette démarche. Pour atteindre ces objectifs, l’expert doit au moins mettre en œuvre les étapes suivantes : 1- Evaluation du logiciel existant : Cette première étape consiste à l’évaluation du logiciel que l’Administration utilise actuellement, en l’occurrence le logiciel « a-harihary ». Cette démarche doit comprendre les activités suivantes : - Comprendre l’architecture système du logiciel pour en déduire son opérationnalité et sa mise en œuvre ;
- Décrire de manière exhaustive les différentes fonctionnalités du logiciel afin d’identifier les éventuelles chaînes manquantes quant à la fiabilité et le respect des procédures légales de gestion de concours administratif ;
- Recenser les différents points de sécurisation de gestion de concours dans le logiciel afin d’identifier les éventuelles lacunes.
A l’issue de cette étape, l’Expert doit produire un document d’évaluation du logiciel existant, d’en effectuer l’analyse SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threat) et de produire les éventuelles recommandations en vue de concevoir et d’améliorer ou de développer un logiciel qui sera la version plus évoluée de a-harihary. 2 -Evolution de l’a-harihary : Compte tenu des constats de l’étape précédente, l’Expert doit concevoir et améliorer ou développer une version plus élaborée du logiciel existant en tenant des différents objectifs susmentionnés. Cette étape doit au moins être jalonnée des activités suivantes : - Présenter l’architecture du nouveau système, des outils et plateforme de mise en œuvre pour l’évolution du logiciel dans l’éventualité d’un nouveau développement. Sinon, si la plateforme actuelle est à conserver, présenter les points d’amélioration ;
- Tenir compte des travaux de l’Expert Juriste quant aux textes réglementaires régissant les concours Administratifs ;
- S’assurer à ce que tout le processus de gestion de concours soit inclut dans la démarche de conception du logiciel : gestion de réception des candidatures, gestion de constitution de viviers de sujets, gestion des anonymats, gestion des notes, gestion des réponses, gestion de confrontations des données basée sur le principe de double saisie, gestion de l’intégration des données en vue de délibération et de promulgation de résultats, ect ;
- Présenter le dossier contenant les spécificités techniques en vue de la conception, de l’amélioration ou le développement du nouveau logiciel : fonctionnalités, états de gestion, les modèles organisationnels de traitement, la structuration opérationnelle de la base de données, etc. ;
- Elaborer le manuel d’utilisation décrivant de manière exhaustive les différentes fonctionnalités du logiciel, ainsi que les modalités opérationnelles de mise en œuvre du concours tout en tenant compte les travaux faits au niveau du volet évaluation des textes et des procédures régissant les concours administratifs.
A l’issue de cette étape, l’Expert doit produire : - Un document technique décrivant tous les aspects techniques permettant la conception du logiciel ;
- Un manuel d’utilisation du logiciel ;
- Les scripts de base de données ;
- Les codes sources du logiciel.
3 -Formation des utilisateurs et des techniciens : Pour une meilleure appréhension et appropriation de l’outil nouvellement créé, il est primordial que l’Expert fasse une série de formation auprès de tous les acteurs intervenants dans la gestion de concours Administratif selon leurs rôles et attributions respectives : - Les utilisateurs désignés pour comprendre en détail les différentes facettes fonctionnelles du logiciel ;
- Les techniciens informaticiens mandatés pour le transfert de compétence sur tous les aspects techniques du logiciel.
4 - Assistance : Pour s’assurer de l’opérationnalité effective du logiciel, l’Expert doit accompagner l’Administration pour une durée de six (06) mois. Les documents et le logiciel produit doivent faire l’objet de validation de la part du Programme des Nations Unies pour le Développement et le bénéficiaire. RESULTATS ATTENDUS Aux termes de cette prestation, le Ministère de la Fonction Publique, de la Réforme de l’Administration, du travail et des Lois Sociales doit s’attendre à ce que le logiciel a-harihary version standard avec le manuel guide soit : - Disponible et compatible à tous types de concours administratifs ;
- exemptes de tous dysfonctionnements, lacunes opérationnelles ou toutes autres erreurs de conceptions ;
- entièrement sécurisé quant à la gestion de concours, l’accès des différents types d’utilisateurs, les données opérationnelles ;
- facilement appréhendables tant pour les utilisateurs que pour les techniciens informaticiens.
De plus, il est attendu que la sécurisation des procédures de mise en œuvre soit entièrement transparente et ne souffre d’aucune faille évitant tout risque de manipulation frauduleuse. PRODUITS LIVRABLES A l’issue de la prestation, l’Expert a l’obligation de livrer les produits suivants : - Document d’évaluation de l’existant ;
- Document technique de conception et d’amélioration ou de développement du logiciel ;
- Manuel d’utilisation ;
- Rapport d’assistance ;
- Script de base de données du logiciel ;
- Codes sources du logiciel ;
- Package de déploiement du logiciel.
| LIVRABLES | CRITERES DE QUALITE | DELAI | 1 | Document d’évaluation de l’existant | - Document mentionnant les points clés de la gestion des concours administratifs et les points forts et les points faibles du logiciel
- Recommandations d’amélioration
| 2 jours ouvrables après début prestation | 2 | Document technique de conception et d’amélioration ou de développement du logiciel | - Document décrivant l’architecture d’implémentation du logiciel
- Les spécifications techniques du logiciel selon Merise ou sous forme de diagramme UML
- Modèle conceptuel des données
| 5 jours ouvrables après début prestation | 3 | Script de base de données du logiciel ; Codes sources du logiciel Package de déploiement du logiciel. | - Logiciel déployé
- Logiciel opérationnel
| 10 jours ouvrables après début prestation | 4 | Le logiciel et le manuel d’utilisation | - Logiciel validé par le bénéficiaire selon la procédure préalablement fixé
- Manuel décrivant de manière exhaustive de toutes les fonctionnalités du logiciel
| 25 jours ouvrables après début prestation | 5 | Rapport d’assistance | Lettre de validation signée conjointement par le bénéficiaire et le PNUD | |
DUREE DE LA PRESTATION La réalisation de la prestation est estimée à 42 jours ouvrables. PROFIL DE L’INTERVENANT L’intervenant à mandater pour cette mission doit être un Expert en Système d’Information ayant un diplôme d’au moins de Bac + 5 en informatique ou dans une étude équivalente. Il devrait présenter les qualifications suivantes : - Une expérience prouvée dans le domaine de l’évaluation et d’audit de système d’information d’au moins 5 années ;
- Justification de ses expériences et de son expertise à travers des références illustratives dans le domaine de conception et de développement de système d’information ;
- Des expériences dans le domaine de l’administration publique
- Une bonne connaissance du processus de gestion des concours administratifs serait un atout
CRITERES D’EVALUATION DES CANDIDATURES Évaluation des critères et la pondération: Le Consultant sera évalué en fonction d'une combinaison de critères techniques et financiers. Le score maximum total est de 100% dont 70% pour les critères techniques et 30% pour les critères financiers. Documents à fournir lors de la soumission des propositions. Les personnes intéressées peuvent déposer leurs dossiesr de candidature par e-mail à l’adresse upm.mg@undp.org ou déposer les déposer à l'adresse suivante avec la mention (Consultant National pour la mise à jour du logiciel A-HARIHARY de Gestion des concours administratifs) :
Madame le Coordonnateur Résident des Nations Unies Maison Commune des Nations Unies Zone Galaxy Andraharo, Antananarivo 101, Madagascar NB: les dossiers doivent comprendre les éléments suivants : Une proposition technique * Note explicative sur la compréhension des TdR et les raisons de la candidature. * Brève présentation de l’approche méthodologique et de l’organisation de la mission envisagée. * CV incluant les expériences acquises dans des projets similaires et au moins 3 références. * Formulaire P11 dûment rempli et signé. Une proposition financière * La proposition financière soumise doit être libellée en MGA. |