Procurement Notices

MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO

PROYECTO: SISTEMA DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS DE GESTIÓN CULTURAL

TERMINOS DE REFERENCIA

Contratación de una persona que desarrolle y coordine la preparación de los términos de referencia para la puesta en marcha del proyecto de Boletería Electrónica para el Ministerio de Cultura y Juventud.

ANTECEDENTES

Según el análisis de situación del Plan de Acción para el Programa de País entre el Gobierno de Costa Rica y el PNUD, la institucionalidad pública costarricense enfrenta obstáculos para “un adecuado encauzamiento de la inversión con miras al desarrollo a largo plazo” (CPAP, 2013, p.5); además señala que hay avances insuficientes en materia de derechos culturales, dificultades para atraer a las organizaciones de la sociedad civil como aliadas de la gestión pública, lo cual provoca desencanto ciudadano y asimetrías en el acceso a oportunidades para el desarrollo. Para superar esta situación, uno de los compromisos que establece el UNDAF es el fortalecimiento de la acción de la institucionalidad del Estado, de manera que todos estos obstáculos se puedan superar y, por lo tanto, se logren avances en el desarrollo del país.

Específicamente en el Sector Cultura, uno de los problemas que históricamente se ha presentado está ligado con el encauzamiento de la inversión del Estado a este sector, ya que por mucho tiempo se ha tenido la percepción de que la cultura es algo accesorio, o un componente del cual la sociedad puede prescindir; esta visión ha causado que en muchas ocasiones políticas de recorte del gasto público de algunos gobiernos afecte en mayor medida al Sector Cultura.

La Política Nacional de Derechos Culturales 2014-2023, desarrollada por el Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ), cambia el enfoque de la cultura reducida a las artes plásticas y escénicas, para posicionar y reconocer la cultura portadora de identidades, valores, significados y prácticas diversas de las comunidades, grupos culturales y regiones del país y el impacto que ésta tiene en el desarrollo humano de las personas y la sociedad en su conjunto.

Bajo este marco el MCJ viene realizando esfuerzos significativos, con el fin de visibilizar la importancia de la cultura en la sociedad costarricense, su contribución al desarrollo nacional y su aporte en la consolidación de la democracia. Para esto se ha venido generando información con una mayor rigurosidad metodológica, de manera que se logre demostrar con datos e indicadores estadísticos de calidad, el impacto y relevancia de la cultura en el desarrollo, con proyectos como el Sistema Sí Cultura Cuenta Satélite de Cultura de Costa Rica, la Encuesta Nacional de Cultura y más recientemente el nuevo Sistema de Registros Administrativos de Gestión Cultural, proyecto que busca dar cuenta de la labor que se realiza desde las Direcciones Institucionales y los Órganos Desconcentrados  que conforman el Ministerio de Cultura y Juventud, a partir de  indicadores con calidad estadística  incorporados al Sistema Estadístico Nacional bajo la dirección del  Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC).   

Una parte muy importante de esta labor del MCJ es la gestión o producción de espectáculos, exposiciones y otros eventos culturales y artísticos, generados de manera permanente, desde varios de los Órganos Desconcentrados tales son los teatros, museos, etc.

Aunado a esto se da un desarrollo muy importante, a nivel privado, de plataformas de boletería electrónica que ofrecen una serie de beneficios a las instancias que las utilizan.  Considerando el peso de la producción del MCJ se contempla la utilización de estas plataformas para dotar al Ministerio y a sus Órganos Desconcentrados de un sistema integral de gestión de eventos, que permita ampliar la visibilidad de la oferta cultural proyectada, tanto a nivel externo hacia los clientes facilitando los procesos de promoción y venta, así como a nivel interno al proporcionar claridad en la agenda cultural a nivel macro de todas las instituciones culturales; mejorando en el proceso la eficiencia del proceso de liquidación y registro en los sistemas contables institucionales; promoviendo además el análisis de la información de los clientes para contar con los insumos adecuados en la generación y  estudio de indicadores que permitan desarrollar una oferta de espectáculos atractivos y proporcionados entre las distintas disciplinas artísticas, así como aportar a los indicadores del Sistema de Registros Administrativos de Gestión Cultural.

Avanzar en este aspecto contribuirá a los esfuerzos que se vienen desarrollando de dimensionar, con datos estadísticos, el quehacer del Sector Cultura y el impacto de su gestión en la sociedad costarricense, lo cual iría en consonancia con la necesidad expresada por el Sistema de Naciones Unidas de fortalecer el sistema estadístico y de producción de información estratégica desglosada, de manera que el país cuente con indicadores rigurosos y de calidad estadística. De igual forma, contribuirá en la generación de investigaciones de impacto y nuevas políticas. Por último, y no menos importante, este esfuerzo también responde a las políticas de mejoramiento y trasparencia de la gestión pública, pues permite al sector y a la ciudadanía conocer los resultados de la gestión del Sector Cultura y de esta manera dar una rendición de cuentas más objetiva.

OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN

Contratar una persona que coordine todo el proceso de preparación, y desarrolle los términos de referencia finales para la contratación de la plataforma que sostendrá la Boletería Electrónica del Ministerio de Cultura y Juventud.

Objetivos específicos:

Apoyar la coordinación de todos los aspectos administrativos, de planteamiento y ejecución necesarios en la etapa de planificación, elaborando la documentación requerida para las fases de inicio y planificación.  

Canalizar los requerimientos de información necesarios para realizar el proceso, entre todos los involucrados en el proyecto, desde los usuarios finales hasta el comité estratégico.

Presentar las recomendaciones que permitan dar inicio con el proyecto, cumpliendo con los formatos e información establecida en la Ley de Contratación Administrativa.

FUNCIONES/RESULTADOS CLAVES

Las funciones de la persona estarán orientadas en las siguientes actividades:

Participar activamente de las reuniones del grupo gerencial del proyecto, tomando las minutas de las sesiones, y estableciendo un canal de comunicación entre este grupo y los grupos funcionales y técnicos para informar en las dos vías de los avances y situaciones que se presenten.

Realizar visitas a las instituciones que formarán parte del proyecto.

Planificar la gestión de comunicaciones garantizando que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos; basándose en una infraestructura colaborativa que permita disponer en todo momento de la información adecuada y actualizada para el proyecto.

Gestionar la participación de los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participación. Los interesados son funcionarios de todas las diferentes instituciones y/o departamentos del Ministerio que potencialmente pueden integrarse a la Boletería (aproximadamente 14) como, por ejemplo: Teatro Nacional, Teatro Melico Salazar, Museo Nacional, Museo de Arte y Diseño Contemporáneo, Museo de Arte Costarricense, Centro de Producción Artístico y Cultural (CPAC) y Parque de La Libertad. Como parte de sus funciones debe coordinar, convocar y participar de las reuniones de trabajo, levantando minutas y recopilando la información necesaria para el levantamiento de los requerimientos incluyendo los siguientes planes:

Plan de gestión de los interesados.

Plan de gestión de los riesgos.

Plan de gestión de las comunicaciones.

Analizar la información recopilada y validada de la situación existente, diagnosticando la situación actual y el estado de desarrollo de los procedimientos institucionales, diagramando los procesos, subprocesos y procedimientos de la situación actual. Esto incluye:

Mapeo de las actividades que se realizan en cada una de las instituciones y/o departamentos del Ministerio participantes.

Levantar las necesidades por unidad: equipo, personal, etc.

Presentar los flujogramas de cada uno de los procedimientos desarrollados.

Establecer los métodos que garanticen a una adecuada estructura y asignación de recursos en el proyecto, la organización de los flujos de trabajo (workflow).

Implementar procesos de control y verificación durante el desarrollo del proyecto de cara a reforzar los objetivos de rendimiento predefinidos.

Crear una infraestructura que permita disponer en todo momento de la información adecuada y actualizada para el proyecto.

Actualización semanal del Cronograma del proyecto

Redactar el borrador del Convenio Marco para ser incluido en el sistema de compras estatales, y apoyar el proceso de identificación de las empresas.

Identificar las características y necesidades mínimas que debe tener las empresas interesadas en participar en el proceso y que cumpla con los requerimientos mínimos.

Identificar las especificaciones para la primera solicitud dentro del Convenio Marco

Redactar los términos de referencia, de cada institución y/o departamentos del Ministerio participantes, para sacar a concurso la contratación de la empresa encargada de implementar la boletería electrónica.

Apoyar y acompañar a la Comisión designada para realizar la revisión de ofertas recibidas y la respectiva adjudicación.

PRODUCTOS A ENTREGAR.

Un plan de trabajo detallado para llevar a cabo todas las actividades de la consultoría.

Un informe detallado que describa el diagnóstico institucional sobre el que sería necesario trabajar el diseño del Convenio Marco para la contratación del servicio de la boletería electrónica.

Dicho informe debe incorporar el documento de requerimientos, basado en el alcance final del proyecto producto de las sesiones de trabajo y de los diagnósticos institucionales.

Un documento final con los términos de referencia del Convenio Marco para preparar el proceso de selección e identificación de las empresas.

Un documento final con los términos de referencia de cada una de las instituciones participantes en la adquisición de un servicio de Boletería Electrónica, para ser revisado y validado por el Ministerio y personas involucradas en el proceso.

Un informe final con la descripción y conclusión del proceso realizado, en el que se registren los diferentes apoyos al proceso.

PERFIL DE LA PERSONA CONSULTORA

1. Al menos con Licenciatura Universitaria en carrera atinente en Administración y/o Informática, o Ingeniería Industrial.
2. Al menos 5 años de experiencia en el manejo de tareas afines y o similares a las detalladas en el presente cartel.
3. Contar con experiencia en la dirección de gestión de proyectos.
4. Contar con experiencia en el diseño y desarrollo de sistemas de información.
5. Contar con experiencia en la implementación de sistemas de información utilizando una metodología de gestión de proyectos
6. Con conocimientos y/o experiencia en uso del programa Project o similar.
7. Experiencia en el desarrollo de informes y/o levantamiento de requerimientos técnicos y funcionales.
8. Con conocimiento en los procesos de la Ley de contratación administrativa y sus reglamentos (Ley 7494)
9. Preocupación por el orden y calidad.
10. Capacidad para trabajar bajo presión.
11. Capacidad para trabajar en equipo.

La persona deberá presentar constancias que permitan verificar el cumplimiento de todos los requisitos solicitados. En caso de ausencia de alguna constancia se entenderá como no cumplimiento.

DURACIÓN

La persona seleccionada tendrá un contrato individual (IC) de cuatro (4) meses, a partir de su firma para hacer entrega de todos los productos descritos.

CONDICIONES DEL CONTRATO

La supervisión del trabajo será realizada directamente por la persona designada para tal efecto por parte del Ministerio de Cultura y Juventud, además del Oficial de Programas del PNUD a cargo de dar seguimiento al proyectoFORMAS DE PAGO

Se solicita presentar su oferta económica para la prestación de los servicios indicados en las funciones y productos a entregar.

Los pagos se realizarán contra la presentación y aprobación de los productos respectivos tal y como se detalla a continuación.

REQUISITOS PARA APLICAR

Las personas que deseen postularse deben remitir su aplicación al correo adquisiciones.cr@undp.org, indicando en el asunto del correo: Boletería electrónica - Proyecto Cultura y deben remitir la siguiente documentación:

1. Hoja de vida actualizada del (la) consultor(a).
2. Formulario P11. Los interesados deberán llenar el formulario P11 disponible en www.cr.undp.org/ Operaciones/ Centro de servicios/ Formulario P11; o bien adjunto a esta publicación.
3. Presentar la oferta económica, en colones, detallando a grandes rubros los elementos considerados en la misma.
4. Copia de Cédula de identidad y copia de los atestados académicos.

La fecha límite para aplicar es el día 26 de abril de 2017.

Las personas postulantes, no deben ser funcionarios(as) del Estado costarricense, ya sea efectivos, contratados(as) en actividad o con licencia, y no haberse desempeñado como funcionario efectivo o contratado(a) del Estado en los últimos 6 meses.

Se invita a las mujeres a presentar su candidatura

Solo se contactará a las personas que sean seleccionadas para realizar una entrevista.