Procurement Notices

Le PNUD a été désigné comme Récipiendaire Principal de plusieurs subventions accordées par le Fonds Mondial au Tchad, dans le cadre des Rounds 7, 9 et le Round consolidé, et destinées à la lutte contre le paludisme.

Les projets développés dans le cadre de ces subventions sont arrivés à terme le 31 décembre 2015.

Le PNUD et le Fonds Mondial souhaitent procéder à la clôture opérationnelle des projets concernés. Pour ce faire, il est prévu le recrutement d’un archiviste documentaliste en vue de l’archivage manuel et électronique des documents de ces projets.

Sous la Supervision générale du Coordonnateur du PALAT, et la supervision directe de l’Expert Financier, le consultant fournit un service de qualité pour accomplir toutes les diligences nécessaires à l’archivage des documents des subventions du Fonds Mondial pour la lutte contre la Malaria.

L’archiviste travaille en étroite collaboration avec les services administratifs du bureau pays du PNUD.

• Analyser et identifier les données selon une approche basée sur les risques
• Elaborer un plan d’archivage de la documentation physique en tenant compte de la structure ou de l’architecture documentaire des projets concernés
• Elaborer un plan de classement ou une arborescence électronique claire, facile pour la recherche, concevoir le plan de classement ou l’arborescence électronique sur le système Windows XP/vista en privilégiant les liens hypertextes
• Archiver de manière physique la totalité de la documentation par projet et selon le plan d’archivage conçu et validé
• Digitaliser les principaux documents des projets et les archiver électroniquement selon le plan d’archivage ou l’arborescence électronique conçus et validés
• Stocker ou enregistrer sur supports amovibles ou autre support de stockage informatique la racine de l’arborescence avec les données archivées, en vue d’une éventuelle consultation sur une échéance « long terme » (dix années)
• Mise en place d’un Share drive pour rendre accessible tous les documents au personnel du projet

Livrables

• Plan d’archivage selon les différentes subventions du projet
• Classement physique de tous les documents du projet  par subvention
• Classement électronique de tous les documents du projet par subvention
• Share drive du projet mis en place

I. Qualifications académiques:

• Baccalauréat en  administration ou équivalent  Administration, informatique ou Gestion ou tout autre diplôme équivalent, la Certification en SGED (Système de Gestion électronique des documents) est un atout

II. Années d’expérience:

• Au moins trois (03) ans d’expérience dans le domaine de la documentation et de l’archivage manuel
• Au moins trois (03) ans d’expérience dans les domaines de la documentation et l’archivage électronique.
• Maîtrise des logiciels informatiques et des outils de numération

III. Compétences:

• Solide expérience dans l’administration et la gestion des documents dans des projets de développement.
• Solide expérience dans la mise en œuvre d’un système centralisé pour l’archivage physique et électronique des documents de projets

Les personnes intéressées doivent envoyer les documents suivants:

1. Proposition technique expliquant pourquoi elles sont le/la meilleur(e) candidat(e)  et proposer une méthodologie succincte expliquant l’approche ainsi que la façon dont la consultance sera réalisée
2. CV  prouvant  une expérience dans des domaines similaires ainsi qu’un minimum de trois références à inclure dans la proposition technique
3. Propositions Financières

Contrat à montant forfaitaire

La proposition financière doit spécifier un montant forfaitaire total et les conditions de paiement autour de livrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs). Les Paiements sont exécutés lors de la livraison des services figurant dans les termes de référence. Afin de permettre la comparaison des propositions financières, la proposition financière comprendra une ventilation du montant forfaitaire (y compris les voyages, indemnités journalières et nombre de jours de travail prévus).

Coût par mois

Coût Total pour 4 mois

Les consultants seront évalués ainsi qu’il suit :

Méthode combinée

Le contrat sera attribué au consultant :

1. Dont l’offre est jugée valable (répond aux TDR) et
2. ayant obtenu le nombre de points le plus élevé (cumul des notes technique et financière)

• Note technique : 70%
• Note financière : 30%

Seuls les candidats ayant obtenu au moins 70% des points à l’issue de l’évaluation technique seront pris en compte pour l’évaluation financière.