| Overview : AVIS DE RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT INDIVIDUEL (IC) POUR LA FORMATION DU PERSONNEL DE LA MAIRIE DE MALANVILLE SUR LE TRAVAIL EN EQUIPE Réf : PNUD/ICN° 01 /11/2017 07/11/2017 Pays Bénin Intitulé de la mission : Sélection d’un consultant individuel pour la formation du personnel de la mairie de Malanville sur le travail en équipe Type de Contrat : Contrat Individuel (IC) Niveau de poste : Consultant Durée de la mission 08 jours calendaires Période estimative de la mission : 20 au 30 Novembre 2017 Type et Lieu d’affectation : Bénin Date de début de la mission : 20 Novembre 2017 (date estimée) Les Termes de Références (TDRs) complets sont à télécharger sur le site le http://www.bj.undp.org/content/benin/fr/home/operations/procurement/ Les consultants intéressés sont invités à soumettre leurs offres (techniques & financières) séparées conformément aux TDRs au plus tard le 15 Novembre 2017 à 10h00 (GMT+1) : Représentant Résident du PNUD Lot 11 Zone Résidentielle, Cotonou Tél : 229 21.31.30.79 Avec la mention : Offre pour « Réf : PNUD/IC/N° /10/2017; Profil : (Préciser le profil)» A n’ouvrir qu’en séance. - Ou électroniquement en deux fichiers séparés (Technique et Financier) à l’adresse suivante : offreprocurement.ben@undp.org; avec en objet la même mention ci-dessus. (Dans ce cas, un envoi ne peut dépasser 5Mo, et plusieurs envois peuvent être effectués)
Toute demande de clarification doit être envoyée par email à l’adresse : offreinfo.ben@undp.org; au plus tard le 13 Novembre 2017. L’unité compétente répondra à toutes les questions reçues et le document sera posté sur le même site de publication au plus tard le 13 Novembre 2017. Les réponses tardives du PNUD ne justifient pas le report du délai de soumission Tout dossier présenté par un Cabinet ou groupe de consultants sera purement et simplement rejeté. Les candidatures féminines sont vivement encouragées. Le PNUD se réserve le droit de ne pas donner suite à cet avis sans préjudice. Termes de Références (TDRs) - CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Dans le cadre de l’amélioration de la gouvernance locale et de la qualité des prestations communales, la commune de Malanville a opté pour la mise en œuvre d’une série de programmes et d’actions conformément à son Plan de Développement Communal de troisième génération. Une des actions à entreprendre est la formation d’une équipe d’agents communaux sur le travail en équipe. Cette formation permettra à la mairie de répondre à l’un des objectifs généraux à savoir l’optimisation et le développement des ressources et compétences existantes afin d’améliorer la qualité de la gestion. La mise en œuvre de ce projet permettra d’améliorer le développement du travail en équipe pour le personnel. En effet, avec l’évolution du contexte communal et l’obligation des résultats quant à la qualité des services rendus aussi bien à la population et aux personnels administratif qu’à l’environnement externe, le travail d’équipe apparait comme un processus d’envergure nécessitant une attention particulière de la part des divers acteurs dans la dynamique de gestion communal. Par ailleurs, plusieurs formes de disfonctionnement organisationnel peuvent être justifiées, en partie, par l’absence d’un schéma communicationnel inter personnel bien défini. Ainsi, le besoin de consolider les atouts ou pré requis des intervenants, en matière de travail en équipe, s’avère indispensable, et ceci par des actions de formation ciblées. Pour la réalisation de cette action, la mairie de la commune de Malanville envisage solliciter les services d’un consultant extérieur. Les bénéficiaires de la formation sont le Secrétaire Général de la mairie ; les Chefs-services de la mairie ; les Chefs-divisions de la mairie ; les secrétaires d’arrondissements. - OBJECTIFS
- Objectif global
L’objectif de la consultation est d’apporter un appui technique à l’animation de l’atelier de formation sur le travail en équipe. - Objectifs spécifiques
De manière plus spécifique, Il s’agit de: - Sensibiliser les différents acteurs sur l’importance du travail en équipe dans la mise en œuvre de la qualité de gestion ;
- Sensibiliser les différents acteurs sur l’importance de la communication dans le travail en équipe ;
- Développer les compétences des cadres de la mairie en matière de techniques de communication dans le milieu professionnel.
- Assurer le transfert d’expertise et d’expérience en matière de communication à travers l’équipe formée.
- RESULTATS
Cette mission devrait aboutir aux résultats suivants : - Disposer d’un document clarifiant la stratégie de communication spécifique à l’environnement du travail à la mairie de Malanville ;
- Disposer d’une équipe de cadres formés et capables de développer la communication dans le contexte du travail en équipe ;
- Disposer du rapport de formation.
- METHODOLOGIE
A cette étape, il est demandé au Consultant de rédiger une méthodologie de mise en œuvre de la mission. Il s’agit de la démarche de formation qui assure une bonne connaissance et maîtrise des stratégies de communication et qui garantit l’acquisition de savoir. Il revient donc au Consultant de proposer de façon claire et concise les différentes séquences et modules qui structurent la formation, les outils et techniques à utiliser. La méthodologie devra également mettre l’accent sur le contrôle de connaissance pour justifier les apports obtenus ainsi que l’évaluation des connaissances acquises. Enfin, le Consultant devra présenter un planning détaillé pour la mise en œuvre de sa mission. Toute la méthodologie devra être validée, avant sa mise en œuvre, par la Mairie de la commune de Malanville. - MANDAT DU CONSULTANT
Le consultant est tenu de : - Animer un séminaire de sensibilisation sur l’importance de communication dans la mise en œuvre de la qualité de gestion,
- Animer des ateliers de formation portant sur :
- - - - - - Elaborer le document clarifiant la stratégie de communication spécifique à l’environnement du travail à la Mairie
- QALIFICATION ET PROFIL DU CONSULTANT
Le consultant retenu doit disposer des qualifications suivantes : - Une formation universitaire, niveau BAC+5 ans au moins dans un domaine pertinent tel que : les sciences de Gestion, les Sciences Sociales et la Gestion de Projet ; la communication ;
- Une bonne expérience en formation sur la thématique de « le travail en équipe » ;
- Expérience dans la conception et le développement des stratégies de communication dans le milieu professionnel, de préférence dans une administration publique ;
- Une expérience confirmée en formation des adultes ;
- Une bonne capacité d’animation/facilitation des sessions de formation des responsables de services publics/des gestionnaires ;
- Avoir animé des sessions de formation sur la thématique ;
- Une bonne maîtrise de la langue française ;
- Etre disponible dans la période mentionnée
- ÉTHIQUE D’ÉVALUATION
Le PNUD détient le droit d’auteur du rapport d’évaluation. L’évaluation sera conduite conformément aux principes mis en avant dans les « Directives éthiques pour l’évaluation » de l’UNEG’64. Les évaluateurs doivent veiller à sauvegarder les droits et la confidentialité des personnes fournissant les informations, par exemple : mesures pour garantir la conformité avec les codes juridiques régissant les domaines tels que les dispositions pour collecter et rapporter les données, particulièrement les autorisations nécessaires pour interviewer ou obtenir des informations au sujet des enfants et des adolescents ; dispositions permettant de stocker et de garder la sécurité des informations collectées et protocoles permettant de garantir l’anonymat et la confidentialité. - DUREE DE LA MISSION
La durée de cette mission est de 08 jours calendaires réparti ainsi qu’il suit : - 02 jours de préparation
- 05 jours de formation y compris les délais de route
- 01 jour pour le rapportage
- DOCUMENTS CONSTITUTIFS DE L’OFFRE
Pour démontrer ses qualifications, le (la) candidat(e) devra soumettre une offre qui comprendra les documents suivants : Offre | Documents | Description | Forme | Partie 1 : Offre Technique | Note méthodologique pour l’exécution de la mission attendue | Une description expliquant : | Pas de formulaire spécifique | En quoi vous êtes le meilleur candidat pour la mission ; | La démarche ou approche, les outils ainsi que les tâches que vous comptez mettre en œuvre pour réaliser la mission. Un chronogramme indicatif des activités | Curriculum Vitae | Fournir votre CV détaillé | | Formulaire P11 | Remplir le formulaire de P11 en annexe en y incluant surtout votre expérience des missions similaires et indiquant au moins 3 (trois) personnes de référence. | Formulaire P11 disponible sur le site du PNUD | Diplômes | Envoyer une(les) copies du (des) diplômes | | Preuve de missions similaires réalisées | Fournir les attestations de bonne fin d’exécution ou tout autre document prouvant l’exécution de missions similaires | | Partie 2 : Offre Financière | Tableau des coûts | Remplir le canevas ci-dessous | |
L’offre financière devra spécifier le montant forfaitaire total qui doit comprendre tous les coûts associés pour le travail mentionné plus haut dans une enveloppe/fichier séparés en tenant compte de 08 jours calendaires. Canevas de présentation de l’offre Financière Désignations | Taux h/j | Nombre/Qté | Montants | Honoraire | | 08 | | DSA (s’il y a lieu) | | | | Tous autres frais (à préciser) | | | |
- GRILLE D’EVALUATION
- Cadre de coopération²
Les offres resteront valables pour un délai de 60 jours. Les offres sont soumises aux conditions générales du PNUD applicable aux contrats individuels (IC) - Evaluation
L’évaluation des offres se déroule en deux temps. L’évaluation des propositions techniques sera faite avant l’ouverture et la comparaison des propositions financières des candidats qualifiés. - Evaluation technique
Les consultants seront évalués conformément à la grille ci-dessous : Seuls les candidats ayant obtenu au moins 70% des points à l’issue de l’évaluation technique seront pris en compte pour l’évaluation financière Critères techniques (Consultant Principal) | Points | Une formation universitaire, niveau BAC+5 ans au moins dans un domaine pertinent tel que : les sciences de Gestion, les Sciences Sociales et la Gestion de Projet ; la communication ; | 10 | 05 ans d’expérience en formation sur la thématique de « Travail en équipe » | 30 | 05 ans d’expérience dans la conception et le développement des stratégies de communication dans le milieu professionnel, de préférence dans une administration publique; | 20 | 05 ans expérience confirmée en formation des adultes ; | 10 | 2 expériences pratiques dans l’animation /facilitation des sessions de formation des responsables de services publics/des gestionnaires | 10 | Approche méthodologique pertinente (3 pages maximum) au regard des exigences du PNUD en termes d’identification des outils appropriés - Compréhension de la mission (06 points)
- Clarté (03 points)
- Cohérence de l’approche et progression (06 points)
- Chronogramme (05)
| 20 | Total des points | 100 pts |
La note minimale pour la qualification technique est de 70 points sur 100. La méthode combinée (70% pour l’offre technique et 30% pour l’offre financière) est retenue pour la sélection finale. - Evaluation Financière
La formule utilisée pour déterminer les scores financiers est la suivante : Sf=100 x Fm /F, où Sf est le score financier, Fm est la proposition la moins disante et F le prix de la proposition considérée - Evaluation finale
La méthode combinée sera utilisée pour l’évaluation finale. La notation finale sera la moyenne pondérée de la note technique et de la note financière avec les coefficients de pondération suivants : score technique (70%) et score financier (30%) ; La note totale (T) sera donc : T= St X 0,70 + Sf X 0,30 Le consultant retenu par profil sera celui qui totalisera le maximum de points combinés (cumul des notes technique et financière) - Modalités de paiement
Le paiement se fera selon les modalités suivantes : - 30% : Après dépôt et acceptation du rapport de démarrage et des supports de formation ;
- 70% après réception et acceptation du rapport de la formation
Le Team Leader Gouvernance, Participation et Décentralisation Ibouraima Yankpe-Gbere |
| 
