Dans la situation actuelle de l'administration publique togolaise, la communication intra et extranet souffre de dysfonctionnements qui pénalisent la mise en place de procédures de gestion moderne des personnels de l’Etat. Les usagers du service public n’ont pas les moyens d’une bonne information et à temps sur leurs différentes préoccupations. Les sites web, quand ils existent, ne renseignent pas suffisamment les usagers sur leurs attentes.

Le gouvernement togolais, avec l'appui de PNUD, désire recruter un cabinet pour la conception d’un Système Intégré de Gestion des décisions du Conseil des Ministres, des documents officiels et de gestion du suivi des ordres de mission entre la Présidence de la République, les ministères et les autres institutions. 

Le PNUD, pour le compte des agences  invite par le présent avis les sociétés d'ingénierie informatique ayant des compétences confirmées dans les applications de gestion de contenu d’entreprise et des flux d’activité à présenter leur meilleure proposition technique et financière en hors taxes (HT) libellés en F CFA sous pli fermé, conformément aux clauses et conditions de la présente demande de propositions.

Objet

La présente demande de propositions a pour objet de doter le Secrétariat Général du Gouvernement (SGG)  d’un système d’information intégré de gestion des décisions du Conseils des ministres et du suivi des ordres de mission : l’ensemble constitue un Système de Gestion Electronique de Documents. Ce système de gestion devrait en outre offrir les ressources documentaires nécessaires à l’information, l’Education et la Communication sur les activités et la mission du Gouvernement Togolais.

L’exécution se déroulera sous la supervision du Conseil Stratégique des Technologie de l’Information et de la Communication (CSTIC)[1], entité composée des membres désignés par le Gouvernement Togolais et par les partenaires en développement. Dans la phase préliminaire de cette mission, le prestataire conviendra avec le CSTIC, du balisage du travail à effectuer en décidant notamment : (1) Identifier et préserver les documents essentiels et de valeur permanente ; (2) Sécuriser la mémoire de l'organisation ; (3) Garantir les droits en cas de litige ; (4) Favoriser l'efficacité administrative ; (5) Permettre des économies et temps et en ressources matérielles ; et (6) Faciliter la prise de décision.