Procurement Notices

Termes de référence relatifs aux vérifications Ponctuelles

Contexte

Le Groupe des Nations Unies pour le Développement (GNUD) a officiellement lancé le processus d’harmonisation des procédures de transfert de fonds aux partenaires d’exécution gouvernementaux et non gouvernementaux depuis avril 2005. En février 2014 une seconde version actualisée du cadre opérationnel commun de la politique harmonisée pour le transfert de fonds (HACT) aux partenaires d’exécution a été diffusée par les Nations Unies. Les activités d’assurance qui constituent un des éléments de cette nouvelle approche seront exécutées conformément à ses directives. Les fonds mis à disposition des différents partenaires d’exécution par chacune des agences mandataires (PNUD, UNFPA et UNICEF) doivent faire l’objet d’au moins une mission de vérification ponctuelle par année calendaire sur la base d’un plan d’assurance.

Les présents TDRs ont été développés pour éclairer les agences des Nations Unies, les prestataires de services tiers et les PE sur les objectifs, délimitations, calendriers et produits livrables des missions d’application de procédures convenues demandées. (Reportez-vous à l’annexe 5 pour consulter les informations spécifiques à chaque programme.)

Objet des missions d’application de procédures convenues

Une mission d’application de procédures convenues nécessite l’engagement d’un prestataire de services tiers afin de préparer un rapport sur les constatations de fait résultant de l’application de procédures convenues spécifiques. Dans la mesure où le prestataire de services tiers est engagé pour établir un rapport sur les constatations résultant de l’application des procédures convenues, aucune assurance n’est exprimée. Au lieu de cela, les utilisateurs du rapport évaluent par eux-mêmes les procédures et les constatations présentées par le prestataire de services et en tirent leurs propres conclusions. Le rapport n’est communiqué qu’aux parties qui ont convenu des procédures à appliquer, étant donné que d’autres parties, non informées des raisons desdites procédures, pourraient faire une interprétation erronée des résultats.

Normes

La mission d’attestation doit être réalisée conformément à l’ISRS 4400, Agreed‑upon Procedures Regarding Financial Information.

Délimitation de la mission d’application de procédures convenues de vérification ponctuelle

Les vérifications ponctuelles sont effectuées pour évaluer l’exactitude des documents financiers relatifs aux remises d’espèces aux PE et l’état d’avancement du programme, ainsi que pour déterminer si les contrôles internes ont fait l’objet de modifications significatives. Les vérifications ponctuelles ne constituent pas des audits.

Procédures de vérification ponctuelle

Ce qui suit constitue des exemples de procédures à appliquer lors de la vérification ponctuelle. Les procédures qui sont effectivement appliquées doivent être confirmées avant le début de la vérification ponctuelle.

1. Comparez la documentation obtenue décrivant les contrôles internes de gestion financière du PE à la micro-évaluation la plus récente du cycle de programmation correspondant. Documentez toute modification ou différence.
2. Demander à la direction du PE si les contrôles internes ont fait l’objet de modifications depuis la dernière micro-évaluation du cycle de programmation en cours. Documentez toute modification identifiée.
3. Obtenez une liste de l’ensemble des dépenses liées au programme au cours du mois/de la période XX expirant le (date) pour les besoins de la mission d’application de procédures convenues et effectuez ce qui suit :

• sélectionnez au hasard un échantillon de dépenses correspondant à un certain pourcentage des dépenses totales. (Ce pourcentage doit être fixé par chaque agence en fonction de ses besoins et exigences.) Fournissez une liste détaillée des dépenses sélectionnées à titre d’échantillon.
• Pour chaque échantillon sélectionné, appliquez les procédures suivantes :

• Vérifiez que des documents existent pour justifier les dépenses conformément aux règles et procédures du PE et aux accords conclus avec l’agence.
• Vérifiez que l’activité liée à la dépense est conforme au plan de travail.[1]
• Vérifiez que la dépense a été examinée et approuvée conformément aux règles et procédures du PE et aux accords conclus avec l’agence.
• Vérifiez que la dépense figure dans un formulaire FACE certifié soumis à l’agence.
• Vérifiez que la dépense figure dans les documents comptables (les livres de comptes officiels) et le relevé de compte bancaire du PE.
• Vérifiez que les documents justificatifs sont estampillés « PAYE à l’aide du don XXX », indiquant l’agence qui a financé la transaction.
• Vérifiez que le formulaire FACE a été soumis conformément à l’exigence du cadre HACT en matière de périodicité des versements (deux semaines).
• Vérifiez le prix payé au titre des biens ou services par rapport aux tarifs standards convenus des Nations Unies (s’ils sont facilement consultables).

1. Si des comptes bancaires séparés sont utilisés pour des fonds versés par des agences, appliquez les procédures suivantes :

• ●         vérifiez que l’activité indiquée dans le relevé de compte bancaire correspond à celle qui figure dans les documents comptables. Documentez toute différence relevée ; et
• ●         confirmez qu’un rapprochement bancaire a été effectué et que le solde et les documents comptables ont été rapprochés. Documentez toute différence relevée.

Produits livrables

1. Le prestataire de services tiers prépare un rapport de mission d’application de procédures convenues conformément aux normes applicables, ce qui inclut :

• l’énumération des procédures convenues appliquées et un résumé des constatations de fait correspondantes ;
• une déclaration indiquant que seules les parties désignées sont habilitées à en prendre connaissance et à l’utiliser ;
• l’identification des seules parties habilitées à l’utiliser ;
• une déclaration selon laquelle le rapport n’est pas censé être utilisé et ne devrait pas être utilisé par d’autres personnes que les parties désignées ; et
• une déclaration selon laquelle la délimitation des procédures convenues ne fournit pas le même niveau d’assurance que celui d’un audit ou d’un examen.

Un modèle de rapport conforme à la norme ISRS 4400 figure à l’annexe 6.

1. Le prestataire de services tiers prépare un plan de travail de vérification ponctuelle détaillant le travail accompli. Un modèle est fourni à l’annexe 7.

Qualifications du prestataire de services tiers

Ainsi que l’énonce le paragraphe 7 de la norme ISRS 4400 : « L’auditeur doit respecter le Code of Ethics for Professional Accountants publié par l’International Ethics Standards Board for accountants (le code de l’IESBA). Les principes d’éthique régissant les responsabilités professionnelles de l’auditeur pour ce type de mission sont les suivants :

(a)  intégrité ;

(b) objectivité ;

(c)  compétence et conscience professionnelle ;

(d) confidentialité ;

(e)  comportement professionnel ; et

(f)  respect des normes techniques.

L’indépendance n’est pas une exigence pour effectuer une mission d’application de procédures convenues ; toutefois, les termes ou les objectifs de la mission ou les normes nationales, peuvent imposer que l’auditeur se conforme aux règles d’indépendance du Code de l’IESBA. Lorsque l’auditeur n’est pas indépendant, une mention doit en être faite dans le rapport sur les constatations de fait. »

Le prestataire de services tiers devrait posséder une bonne expérience de l’application des normes ISRS. S’il engage du personnel, le prestataire de services ne devrait recruter qu’un personnel possédant des qualifications professionnelles reconnues et une expérience adéquate des normes ISRS, y compris une expérience en matière de vérification d’entités similaires.

Les CV de l’ensemble des membres de l’équipe d’évaluation devraient être fournis. Ils devraient inclure des détails sur les missions d’application de procédures convenues effectuées par les membres du personnel concernés, y compris sur les missions en cours, en indiquant les responsabilités assumées par chacun et leurs qualifications et expériences en matière de mission d’application de procédures convenues.

Les politiques d’achat des Nations Unies et propres à chaque agence (le cas échéant) devraient s’appliquer à l’engagement des prestataires de services tiers.

Eléments à fournir au prestataire de services tiers avant le début du travail sur le terrain

L’agence doit fournir la documentation suivante avant d’entamer le travail sur le terrain :

• le plan de travail et tout rapport d’avancement soumis au cours de l’année ;
• une liste des transactions individuelles du PE (c’est-à-dire, les documents comptables), y compris un résumé des versements et les formulaires FACE soumis au cours de la période sélectionnée aux fins d’évaluation ; et
• une liste des constatations de la microévaluation du PE, les rapports des visites de contrôle sur place utiles, les rapports d’audit disponibles et autres documents susceptibles de faciliter la compréhension des contrôles internes et activités financées du PE.

Afin de garantir une utilisation efficace du temps disponible, le prestataire de services tiers devrait examiner les informations reçues et fournir au PE, avant toute visite sur place, une liste des documents qu’il souhaite consulter.

Critères d’évaluation

L’évaluation des offres se fera suivant les critères de sélection et la grille de notation consignés dans le tableau ci-dessous.

Soumission technique (70 %)

• Expertise de l’entreprise : 30%
• Méthodologie, son adéquation aux conditions et au calendrier du plan d’exécution [indiquez le pourcentage] : 40%
• Structure de la direction et qualifications du personnel clé 30%

Soumission financière la plus basse des offres techniques ayant obtenu plus de 70% des points

Annexe 5. Informations spécifiques à chaque programme

Les informations suivantes doivent être indiquées par le bureau de pays de l’agence et fournies au prestataire de services tiers avant la visite sur place.

Annexe 6. Modèle de rapport de mission d’application de procédures convenues ISRS 4400

Rapport sur les constatations de fait

A l’attention de (personnes ayant engagé l’auditeur)

Nous avons mis en œuvre les procédures convenues avec vous et indiquées ci-dessous relativement aux décaissements du programme (insérez le nom et le numéro du programme) au titre de la période de XX mois expirant le (date), mentionnés dans la lettre de recommandations ci-jointe. Notre mission a été effectuée selon la norme ISRS (ou mentionnez les normes ou pratiques nationales applicables) relative aux missions d’application de procédures convenues. Les procédures ont été mises en œuvre dans le seul but de vous aider à déterminer la validité des documents comptables justificatifs des remises d’espèces effectuées par (agence) et peuvent être résumées comme suit :

1. Comparez la documentation obtenue décrivant les contrôles internes de gestion financière du PE à la microévaluation la plus récente du cycle de programmation correspondant. Documentez toute modification ou différence.
2. Demander à la direction du PE si les contrôles internes ont fait l’objet de modifications depuis la dernière microévaluation du cycle de programmation en cours. Documentez toute modification identifiée.
3. Obtenez une liste de l’ensemble des dépenses liées au programme au cours de la période de XX mois expirant le (date) pour les besoins de la mission d’application de procédures convenues et effectuez ce qui suit :

• sélectionnez au hasard un échantillon de dépenses correspondant à un certain pourcentage des dépenses totales. Ce pourcentage doit être fixé par chaque agence en fonction de ses besoins et exigences. Fournissez une liste détaillée des dépenses sélectionnées à titre d’échantillon.
• Pour chaque échantillon sélectionné, appliquez les procédures suivantes :

• Vérifiez que des documents existent pour justifier les dépenses conformément aux règles et procédures du PE et aux accords conclus avec l’agence.
• Vérifiez que l’activité liée à la dépense est conforme au plan de travail.
• Vérifiez que la dépense a été examinée et approuvée conformément aux règles et procédures du PE et aux accords conclus avec l’agence.
• Vérifiez que la dépense figure dans un formulaire FACE certifié soumis à l’agence.
• Vérifiez que la dépense figure dans les documents comptables et le relevé de compte bancaire du PE.
• Vérifiez que les documents justificatifs sont estampillés « PAYE à l’aide du don XXX », indiquant l’agence qui a financé la transaction.
• Vérifiez que le formulaire FACE a été soumis conformément à l’exigence du cadre HACT en matière de périodicité des versements (sous deux semaines).
• Vérifiez le prix payé au titre des biens ou services par rapport aux tarifs standards convenus des Nations Unies (s’ils sont facilement consultables).

1. Si des comptes bancaires séparés sont utilisés pour des fonds versés par des agences, appliquez les procédures suivantes :

• ●         vérifiez que l’activité indiquée dans le relevé de compte bancaire correspond à celle qui figure dans les documents comptables. Documentez toute différence relevée ; et
• ●         confirmez qu’un rapprochement bancaire a été effectué et que le solde et les documents comptables ont été rapprochés. Documentez toute différence relevée.

Les travaux effectués nous conduisent aux constatations de fait suivantes :

1. Concernant les procédures reprises au point 1, nous avons constaté que (détaillez les constatations).
2. Concernant les procédures reprises au point 2, nous avons constaté que (détaillez les constatations).
3. Concernant les procédures reprises au point 3, nous avons constaté que (détaillez les constatations).
4. Concernant les procédures reprises au point 4, nous avons constaté que (détaillez les constatations).

Compte tenu du fait que les procédures mentionnées ci-dessus ne constituent ni au audit ni un examen limité selon les normes internationales d’audit (International Standards on Auditing, Normes ISA) ou les normes internationales d’examen limité (International Standards on Review Engagements, Normes ISRE) (ou les normes ou pratiques nationales applicables), nous n’exprimons aucun degré d’assurance sur les décaissements du programme au titre de la période de XX mois expirant le (date).

Si nous avions mis en œuvre des procédures complémentaires ou si nous avions réalisé un audit ou un examen limité des états financiers selon les normes internationales d’audit ou les normes internationales d’examen limité (ou les normes ou pratiques nationales applicables), d’autres éléments auraient pu être portés à notre connaissance et vous auraient été communiqués.

Notre rapport n’a pour seul objectif que celui indiqué dans le premier paragraphe de ce rapport et est réservé à votre usage personnel. Il ne peut être utilisé à d’autre fins, ni être diffusé à d’autres parties. Ce rapport ne concerne que les éléments susmentionnés et ne s’étend à aucun des états financiers du partenaire d’exécution pris dans leur ensemble.

Signature

Date

Adresse

Annexe 7. Exemple de plan de travail de vérification ponctuelle

Plan de travail de vérification ponctuelle

Il s’agit d’un modèle minimum. Il peut être modifié par les agences.

Contrôles internes : remplissez le tableau ci-dessous qui concerne les procédures spécifiques relatives aux contrôles internes.

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Echantillon de dépenses : indiquez dans le tableau ci-dessous les détails relatifs à chaque échantillon

[1] Les plans de travail de l’institution peuvent être annuels, sur plusieurs années, continus ou conjoints.