| Overview : Chère Madame/Cher Monsieur, Nous vous demandons de bien vouloir nous adresser votre soumission au titre de : Sélection d’une Agence de communication pour la couverture d’un évènement à Antananarivo, Madagascar suivant les Termes de Référence (TDRs) ci-joint (Annexe 1). Veuillez utiliser le formulaire figurant dans l’annexe 2 jointe aux présentes pour les besoins de la préparation de votre soumission. Les offres techniques et financières sous plis fermés peuvent être déposées jusqu’au 14 Juin 2018 à 12h00, heure de Antananarivo, à l’adresse suivante : Par courrier/ Messager/remise en main propre : PNUD - PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT MAISON COMMUNE DES NATIONS UNIES BP 1348 - RUE DR RASETA, ROUTE DE MAJUNGA ANTANANARIVO/MADAGASCAR Ou à l’adresse mail : offres.mg@undp.org Dans l’hypothèse où vous auriez besoin d’explications, nous vous invitons à transmettre vos questions à l’adresse email suivante : upm.mg@undp.org OBJECTIF GENERAL L’objectif principal est de soutenir la réussite du symposium en conduisant les activités de publicité, de visibilité et de promotion des thématiques du symposium national sur la décentralisation et le développement local. OBJECTIFS SPECIFIQUES. Sous la supervision de la Cellule de communication codirigées par le PNUD et le MID: - Susciter l’intérêt du public sur la tenue du symposium et sur la pertinence des thèmes qui y seront développés ;
- Faciliter la participation des invités avec une bonne organisation évènementielle ;
- Assurer une excellente couverture médiatique ;
- Soutenir la capitalisation des moments forts du symposium.
RESULTATS ATTENDUS Les résultats attendus sont les suivants : - le marketing promotionnel de l’évènement est réalisé,
- l’organisation logistique en lien avec le mandat du prestataire sont satisfaisants,
- la couverture médiatique est assurée,
- les supports de capitalisation de l’évènement sont disponibles.
DESCRIPTION DES TACHES Les taches demandées au prestataire doivent permettre de répondre aux objectifs spécifiques : - Susciter l’intérêt du public sur la tenue du symposium et sur la pertinence des thèmes qui y seront développés : Assurer le marketing promotionnel de l’évènement (Spot, encarts et insertions presse, plateau télé) afin de sensibiliser et d’informer l’opinion publique sur la tenue du symposium,
- Faciliter la participation des invités avec une bonne organisation évènementielle : hôtesses et facilitation (accompagnement à l’arrivée et inscription, distribution des badges, emplacement, remise des microphones durant les échanges), kit du participant (Invitation, badge, pochettes personnalisés, blocs note personnalisés fiches imprimées, stylos personnalisés et clés USB personnalisés contenant les documents technique des ateliers et du symposium ), la disponibilité du parc informatique et d
- Assurer une excellente couverture médiatique : par la prise de photo, vidéo des moments - clés de l’évènement (prise de parole, discours, présentations, interventions de participants)
- Soutenir la capitalisation des moments forts du symposium : Réaliser un film documentaire qui retrace les thématiques discutées pendant le symposium.
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