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EXTENSION DELAI AU 25 JUILLET 2018

Chère Madame/Cher Monsieur,

Nous vous demandons de bien vouloir nous adresser votre soumission au titre de :

Sélection d’un (01) Cabinet/Bureau d’étude en charge de la mise en place de l’application web et de la programmation du logiciel d’alerte précoce pour l’automatisation du Système d’Alerte précoce du Grand Sud

suivant les Termes de Référence (TDRs) ci-joint (Annexe 1).

Veuillez utiliser le formulaire figurant dans l’annexe 2 jointe aux présentes pour les besoins de la préparation de votre soumission.

Les offres techniques et financières sous plis fermés peuvent être déposées jusqu’au 25 Juillet 2018 à 15h00, heure de Antananarivo, à l’adresse suivante :

Par courrier/ Messager/remise en main propre :

PNUD - PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT

MAISON COMMUNE DES NATIONS UNIES 3ème ETAGE

BP 1348 - RUE DR RASETA, ROUTE DE MAJUNGA

ANTANANARIVO/MADAGASCAR

        Ou par email : offres.mg@undp.org

Les enveloppes contenant la soumission financière et la soumission technique DOIVENT ETRE COMPLETEMENT SEPAREES et chacune doit être remise fermée et clairement revêtue de la mention « SOUMISSION TECHNIQUE » ou « SOUMISSION FINANCIERE », selon le cas.

Chaque enveloppe doit clairement indiquer le nom du soumissionnaire et la référence de l’appel d’offre 645/RFP/PADRC/2018.

Dans l’hypothèse où vous auriez besoin d’explications, nous vous invitons à transmettre vos questions à l’adresse email suivante : upm.mg@undp.org

            Votre soumission doit être rédigée en Français et assortie d’une durée de validité minimum de 120 (cent vingt) jours.

Voir Termes de Référence en annexe

Contexte et justification

Apres l’arrêt de l’ancien Système d’alerte précoce (SAP) en 2012, un projet conjoint du Système des Nations Unies a bénéficié d’un fonds du Gouvernement Japonais pour remettre en marche le SAP, cette fois-ci, à vocation multisectorielle dans le Grand Sud. Ce projet a été développé par le PNUD/OCHA/PAM sur la base de la note conceptuelle de la relance du SAP élaborée depuis 2015 sous le leadership du BNGRC. Contrairement, à l’ancien SAP, le nouveau système s’appuie sur :

1. la multisectorialité de l’approche, pour permettre de détecter à temps les secteurs susceptibles d’être affectés et qui nécessitent des actions précoces de prévention de crise et éventuellement des actions humanitaires et de relèvement
2. la détection et le suivi des différents aléas pouvant impacter, d’une manière significative, les moyens de subsistance et l’économie des ménages.  Ces aléas peuvent être d’origine météorologique, climatique, d’infestations biologiques, des chocs économiques ou sociaux
3. la mise en valeur des systèmes d’information et des systèmes d’alerte sectoriels déjà existants au niveau des différentes entités ministérielles ; et au niveau des différents programmes et projets humanitaires et/ou de développement ;
4. la légèreté du système aussi bien au niveau technique que financier, en privilégiant l’échantillonnage du système de collecte des données à travers une approche territoriale basée sur le croisement des délimitations administratives (éventuellement les  districts) et des délimitations des zones de moyens de subsistance ;
5. l’institutionnalisation du système dès son démarrage,  l’ancrage du SAP au niveau d’une direction/service du BNGRC et ;
6. l’existence prédéfinie d’un lien entre le futur SAP, le plan de contingence sécheresse et tout autre plan d’intervention précoce, plus précisément les seuils de déclenchement du plan de contingence ou tout autre plan d’intervention précoce.

Dans le cadre du projet actuel, le processus de mise en œuvre de la relance du SAP s’est totalement aligné avec une note conceptuelle sur la relance du SAP, établie en 2015 par un Comité de Relance du SAP dirigé par le BNGRC. Ce processus prévoit dix étapes, dont chacune correspond à un résultat attendu bien clair.  La plupart de ces étapes, sous l’appui technique direct du PAM, du PNUD et de l’OCHA et coordonnées par le BNGRC, sont actuellement en cours et/ou réalisés.

Les deux premières étapes en cours et/ou déjà réalisées ont permis de :

1. Mettre à jour la délimitation, les données de référence et les informations sur les zonages basés sur les moyens de subsistance dans le Grand Sud, en vue d’identifier des échantillonnages de collecte ;
2. Mettre à jour les données de référence afin de définir ou de caractériser des zones stratifiées les plus désagrégées possibles et de les cartographier ;
3. Elaborer une cartographie de la zone SAP sur la base de profil des moyens de subsistance et d’économie des ménages ; 
4. Définir les unités de collecte et d’analyse des données, ainsi que la taille d’échantillon par zone de moyen de subsistance ;
5. Identifier les indicateurs d’alerte à suivre, le mode, le niveau et la fréquence de collecte et établir une liste des données de référence, par saison, en relation avec ces indicateurs d’alerte identifiés.
6. Déterminer les seuils d’alerte pour ces différents indicateurs ;
7. Mettre en place le processus méthodologique complet du SAP : (système de collecte, plan d’analyse, circuit de validation et de dissémination des produits ;
8. Identifier toutes les sources existantes des données nécessaires, ou un mécanisme léger de collecte sur le terrain des données dont les sources n’existent pas, pour le calcul de ces indicateurs d’alerte,
9. Et officialiser le mécanisme de collecte de ces données et le développement d’un manuel complet relatif au fonctionnement technique et institutionnel du SAP.

Pour compléter ces deux premières étapes, les activités prévues dans la mise en place du SAP Grand Sud consistent à mettre en place l’application web et l’informatisation à travers un logiciel pour l’automatisation du Système d’Alerte Précoce du Grand Sud sur la base des résultats obtenus jusqu’alors.

OBJECTIFS DU PRESENT APPEL D’OFFRE

L’objectif général du présent appel d’offre est de procéder à la mise en place d’une application web-based et l’élaboration d’un logiciel (programme informatique) sur le système d’alerte précoce insécurité alimentaire et nutritionnelle pour le Grand Sud.

Spécifiquement, il s’agit :

• d’élaborer un programme de traitement informatique sur la base du plan d’analyse élaboré par la précédente étude, en privilégiant les solutions Open Sources (ce programme doit être protégé à travers un droit de propriété reconnu à Madagascar) ;
• de lier automatiquement ce programme informatique avec un serveur qui centralise toutes les données collectées ;
• de tester la fiabilité de ce programme informatique et tout le système et ;
• de former les futurs utilisateurs de ce programme informatique.

DESCRIPTION DES TACHES PRINCIPALES

Sous la supervision du Spécialiste des Affaires Humanitaires de l’OCHA et du Spécialiste en GRC du PNUD, le Cabinet devra, pour chaque objectif, honorer les tâches principales suivantes :

1. Elaboration et  lancement de l’application web et du logiciel SAP qui devrait :
   1. contenir un masque de saisie des variables liés aux indicateurs d’alerte retenus ;
   2. permettre l’introduction des données par SMS ou par saisie ;
   3. avoir une configuration multi-utilisateurs avec des niveaux hiérarchiques ;
   4. contenir un tableau de bord sous formes de tableaux, de graphiques et de cartes ;
   5. permettre l’envoi automatique d’informations par SMS et/ou par email à un groupe d’utilisateurs prédéfinis et de ;
   6. de  traiter et d’analyser automatiquement les variables.

Formation des  administrateurs et autres utilisateurs de l’application

1. sur la gestion des utilisateurs ;
2. sur la gestion/introduction des données/informations et ;
3. sur le paramétrage de l’application web.

RESULTATS ATTENDUS

Les résultats suivants sont attendus de la mission :

1. Un rapport de démarrage détaillant le planning des activités est élaboré.
2. Un cahier de charge sur l’application web based, adaptée aux cararactères du SAP est élaboré.
3. L’application web et le logiciel SAP sont élaborés, testés et fonctionnels.
4. Un manuel d’utilisation de l’application Web et du logiciel SAP est disponible.
5. Une session de formation sur la prise en main de l’application est réalisée.

REMUNERATION

Une notification sera faite au Cabinet pour finaliser la version du livrable avant soumission de sa facture.

Le paiement sera effectué en deux tranches (voir point 8 pour les pourcentages de paiement) à la remise des livrables validés par le Comité SAP suivants :

1. Rapport de démarrage incluant la méthodologie détaillée et affinée ainsi que le macro-planning d’intervention.
2. Application web-based avec des codes non vérouillés.
3. Rapport final incluant le manuel d’utilisation de l’appplication Web et du logiciel SAP ainsi que le rapport de formation des utilisateurs.

PRISE EN CHARGE DES DEPENSES ET REMBOURSEMENTS

Le Cabinet d’études sera responsable de toutes les dépenses administratives personnelles associées aux prestations y compris les matériels informatiques et les logiciels pour l’exécution de la mission, les matériels de bureau, la location, les déplacements et les communications (téléphones, e-mails, internet, etc…).

ASSIGNATION ET PLAN DE TRAVAIL

Le prestataire aura comme référents le Spécialiste des Affaires Humanitaires d’OCHA, le Spécialiste en GRC du PNUD.

Les prestations se feront à la demande après réception du bon de commande ou du mail confirmant l’accord sur la proforma fournie par le prestataire pour faire le service demandé.