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CLOSED EARLY
UNCDF organise un atelier d’échanges avec participation d’experts internationaux
Procurement Process :RFQ - Request for quotation
Office :UNCDF Dakar Regional Office - SENEGAL
Deadline :10-Jul-18
Posted on :05-Jul-18
Development Area :OTHER
Reference Number :47805
Link to Atlas Project :
Non-UNDP Project
Overview :

DEMANDE DE COTATION (RFQ)

 

 

UN Capital Development Fund

Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre

Immeuble E, Complexe CETAMIL, point E

BP 5640, tel (221) 338692815/338692818

Dakar, Sénégal

 

DATE :                   26 juin 2018

 

 

REFERENCE: UNCDF/FIPA

 

 

Chers Prestataires,

 

Nous vous demandons de bien vouloir nous adresser votre devis pour les services de conférence à Dakar, Sénégal.

 

Veuillez utiliser le formulaire figurant dans l’annexe 2 jointe aux présentes pour la rédaction de votre offre/soumission.

 

La date limite pour les soumissions est le Mardi 10 juillet 2018 à 17h30 par courrier électronique à l’adresse suivante : aminata.gueye@uncdf.org.

 

                Votre soumission doit être rédigée en français ou anglais, et assortie d’une durée de validité minimum de 90 jours.

 

 Les offres/soumissions qui seront reçues par UNCDF postérieurement à la date-limite indiquée ci-dessus, pour quelque raison que ce soit, ne seront pas prises en compte. Si vous transmettez votre soumission par courrier électronique, veuillez-vous assurer qu’elle est signée, en format pdf et exempte de virus ou fichiers corrompus.

 

Les services proposés seront examinés et évalués en fonction de l’exhaustivité et de la conformité de l’offre/soumission et du respect des exigences indiquées dans la demande de cotation et dans l’ensemble des autres annexes fournissant des détails sur les exigences de l’UNCDF.

 

L’offre/soumission qui répondra à l’ensemble des exigences, satisfera l’ensemble des critères d’évaluation et possèdera le meilleur rapport qualité/prix sera sélectionnée aux fins d’attribution du contrat. Toute offre/soumission qui ne répondra pas aux exigences sera rejetée.

 

Toute différence entre le prix unitaire et le prix total sera recalculée par UNCDF. Le prix unitaire prévaudra et le prix total sera corrigé. Si le prestataire de services n’accepte pas le prix final basé sur le nouveau calcul et les corrections d’erreurs effectués par UNCDF, son offre/soumission sera rejetée.

 

 

 

 

Aucune modification du prix résultant de la hausse des coûts, de l’inflation, de la fluctuation des taux de change ou de tout autre facteur de marché ne sera acceptée par UNCDF après réception de l’offre/ soumission. Lors de l’attribution du contrat ou du bon de commande, UNCDF se réserve le droit de modifier (à la hausse ou à la baisse) la quantité des services et/ou des biens, dans la limite de vingt-cinq pour cent (25 %) du montant total de l’offre, sans modification du prix unitaire ou des autres conditions.

 

Tout contrat ou bon de commande qui sera délivré au titre de la présente demande de cotation sera soumis aux conditions générales jointes aux présentes. Le simple dépôt d’une offre/soumission emporte acceptation sans réserve par le prestataire de services des conditions générales de l’UNCDF figurant à l’annexe 3 des présentes.

 

Veuillez noter que l’UNCDF n’est pas tenu d’accepter une quelconque offre/soumission ou d’attribuer un contrat/bon de commande et n’est pas responsable des coûts liés à la préparation et au dépôt d’une soumission par le prestataire de services, quels que soient le résultat ou les modalités du processus de sélection.

 

                La procédure de contestation que UNCDF met à la disposition des fournisseurs a pour but de permettre aux personnes ou entreprises non retenues pour l’attribution d’un bon de commande ou d’un contrat de faire appel dans le cadre d’une procédure de mise en concurrence. Si vous estimez que vous n’avez pas été traité de manière équitable, vous pouvez obtenir des informations détaillées sur les procédures de contestation ouvertes aux fournisseurs à l’adresse suivante :http://www.undp.org/procurement/protest.shtml .

               

UNCDF encourage chaque prestataire de services potentiel à éviter et à prévenir les conflits d’intérêts en indiquant a UNCDF si vous-même, l’une de vos sociétés affiliées ou un membre de votre personnel a participé à la préparation des exigences, du projet, des spécifications, des estimations des coûts et des autres informations utilisées dans la présente demande de cotation.

 

UNCDF applique une politique de tolérance zéro vis-à-vis des fraudes et autres pratiques interdites et s’est engagé à prévenir, identifier et sanctionner l’ensemble de ces actes et pratiques préjudiciables à UNCDF, ainsi qu’aux tiers participant aux activités de UNCDF.UNCDF attend de ses fournisseurs qu’ils respectent le code de conduite à l’intention des fournisseurs de l’Organisation des Nations Unies qui peut être consulté par l’intermédiaire du lien suivant : http://www.un.org/depts/ptd/pdf/conduct_english.pdf

 

Nous vous remercions et attendons avec intérêt votre offre/soumission.

 

Cordialement,

 

 

 

 

 

Sabine Mensah

Regional Technical Specialist - Mobile Money for the Poor

 

 

Annexe 2

 

Description des exigences

 

 

 UNCDF organise un atelier d’échanges avec participation d’experts internationaux.

 

Brève description des services requis

 

Objectif

Recherche d’un hôtel de type 3 étoiles minimum, de standing international avec capacités de réception de 170 personnes et disponibilité des infrastructures, services de traduction / interprétariat – catering, WIFI, air con.

Jusqu’a 100 CHAMBRES pour 5-8 novembre 2018 et

             30 chambres pour 4-9 novembre 2018.

DUREE : QUATRE JOURNEES – L’hôtel est autorisé à sous-traiter les services nécessaires.

 

Date et Lieu du Programme

L’atelier est prévu pour du Lundi 5 novembre au Vendredi 9 novembre 2018,

à Dakar (Sénégal). 

 

 

Besoins

Hôtel 3 étoiles minimum

 

Hébergement :

·         Période : du 5 novembre 2018 au 8 novembre 2018 

·         Nombre de personne : 100 ;

·         Type de Chambre : Chambre standard en pension complète

·         Tarif : Nations Unies. Tarifs préférentiels pour les participants

 

·         Période : du 4 novembre 2018 au 6 novembre 2018 

·         Nombre de personne : 10 ;

·         Type de Chambre : Chambre standard en pension complète

·         Tarif : Nations Unies. Tarifs préférentiels pour les participants

 

·         Période : du 4 novembre 2018 au 9 novembre 2018 

·         Nombre de personne : 30 ;

·         Type de Chambre : Chambre standard en pension complète

·         Tarif : Nations Unies. Tarifs préférentiels pour les participants

 

 

Salle des conférence :

·         Période du 4 – 5 Novembre  2018

·         1 Salle de réunion pouvant accueillir 40 personnes

 

·         Période : du 6 au 8 Novembre 2018

·         Salle plénière pouvant accueillir jusqu'à 170 personnes

·         3 salles de réunion pouvant accueillir 40 personnes pour 6 et 7 novembre 2018

 

Connexion internet

Un accès à une connexion internet haut débit illimitée pour les 170 personnes participant à la conférence durant tout leur séjour.

 

 

 

Procédure de soumission des offres

 

 

Réception des offres 

 

Par courrier électronique à l’adresse suivante : aminata.gueye@uncdf.org

 

Délai de soumission 

 

Mardi 10 juillet 2018 à 17h30

 

Durée de validité de l’offre à compter de la date de réception de l’offre/soumission 

90 jours

 

Dans des circonstances exceptionnelles, l'UNCDF peut demander au Prestataire de prolonger la validité de l’offre au-delà de ce qui a été indiqué dans cette demande de cotation. Le prestataire confirmera alors la prolongation par écrit, sans aucune modification du montant.

 

 

Etendue de l’offre

Offre partielle non permise

 

 

Conditions de paiement

 

20 % avant démarrage atelier

80 % - fin de l’atelier

 

Durée prévue des prestations

5 jours

 

Date de commencement prévue

4 Novembre 2018

 

    

 

 

Merci d’envoyer vos questions éventuelles à l’adresse suivante : mm4p.senegal@uncdf.org

 

 

 

Annexe 2

 

FORMULAIRE DE PRESENTATION DE LA SOUMISSION DU PRESTATAIRE DE SERVICES[1]

 

(Le présent formulaire doit être soumis uniquement sur le papier à en-tête officiel du prestataire de services[2])

 

Item

DESCRIPTION

UNITE DE COMPARAISON

Quantité

Prix Unitaire

Prix Total HTVA

TVA

PRIX TOTAL TVAC

1

HEBERGEMENT DE 100 PERSONNES EN CHAMBRE INDIVIDUELLE – INCLUS PETIT DEJEUNER– à la charge des clients.

4 NUITEES

100

 

 

 

 

 

HEBERGEMENT DE 10 PERSONNES EN CHAMBRE INDIVIDUELLE – INCLUS PETIT DEJEUNER– à la charge des clients.

2 NUITEES

10

 

 

 

 

 

HEBERGEMENT DE 30 PERSONNES EN CHAMBRE INDIVIDUELLE – INCLUS PETIT DEJEUNER– à la charge des clients.

5 NUITEES

30

 

 

 

 

 

SERVICE ACCUEIL AEROPORT

FFT

1

 

 

 

 

2

LOCATION DE 1 PETITE SALLE DE REUNION 40 PAX (« break out rooms »)

JOUR 5 Nov

JOUR

1

 

 

 

 

 

LOCATION D’UNE SALLE CLIMATISEE POUVANT ABRITER 170 PERSONNES – 6+7+8 nov

JOUR

3

 

 

 

 

 

LOCATION DE 3 PETITES SALLES DE REUNION 40 PAX (« break out rooms »)

JOUR 6 et 7 Nov

JOUR

2

 

 

 

 

 

SONORISATION  + VIDEOPROJECTION pour toutes les salles (si pas inclus dans le coût de la salle)

FFT

4

 

 

 

 

3

LUNCH – formule buffet (lunch pour 30 personnes) – 1 boisson soft incluse
5 Nov

PAX

30

 

 

 

 

 

LUNCH – formule buffet

(2 lunchs pour 170 personnes) – 1 boisson soft incluse 6 et 8 Nov

PAX

170

 

 

 

 

 

LUNCH A EMPORTER – avec une boisson, un fruit, un sandwich (formules végétarien et non végétarien) – 7 Nov

PAX

170

 

 

 

 

4

PAX PAUSE-CAFE pour la petite salle (30 personnes)

le 5 Nov Matin/Après midi

PAX

60

 

 

 

 

 

PAX PAUSE-CAFE pour la grande salle et petites salles (170 personnes)

6 Nov : Matin/Après-midi 7 Nov : Matin/Après-midi 8 Nov : Matin/Après-midi

PAX

1020

 

 

 

 

 

510 PETITES BOUTEILLES D’EAU (3 J X 170 )+ (1 J X 30)

PIECES

510

 

 

 

 

5

COCKTAIL DE BIENVENUE – 150 personnes (soirée 5 Nov)

PAX

150

 

 

 

 

6

SERVICE DE SECURITE – 4 jours

FFT

1

 

 

 

 

7

MISE A DISPOSITION D’UN BUSINESS CENTER – PHOTOCOPIEUSE, INTERNET, TELEPHONIE

FFT

1

 

 

 

 

ELIGIBILITE DE L’OFFRE :

 

·         Etablissement hôtelier de standing - Facilités d’accès – Infrastructure d’accueil pour atelier 200 personnes.

·         Fournir descriptif détaillé de l’offre INCLUS les services sous contractés – NB : le prestataire est seul responsable des sous-traitants qu’il propose.

·         Fournir références en organisation événementielle d’envergure. – Offre valide 90 jours

 

 

 

TABLEAU : Offre de conformité aux autres conditions et exigences connexes

 

 

Autres informations concernant notre offre de prix :

 

Vos réponses

Oui, nous nous y conformerons

Non, nous ne pouvons nous y conformer

Si vous ne pouvez pas vous y conformer, veuillez faire une contre-proposition

Délai d’exécution*

 

 

 

Exigences en matière de respect des termes de références requis

 

 

 

Validité de l’offre de prix

 

 

 

Totalité des conditions générales du PNUD

 

 

 

Responsabilité du prestataire par rapport aux sous-traitants

 

 

 

 

Toutes les autres informations que nous n’avons pas fournies emportent automatiquement conformité pleine et entière de notre part aux exigences et conditions de la RFQ.

 

SOCIETE :

NOM - PRENOM :

RESPONSABILITE DANS LA SOCIETE :

CONTACT :

SIGNATURE :

 

 

 

 

 

 

 

Annexe 3

 

Conditions générales applicables aux services

 

1.0          STATUT JURIDIQUE :

 

Le prestataire sera considéré comme ayant le statut juridique d’un prestataire indépendant vis-à-vis du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD). Le personnel et les sous-traitants du prestataire ne seront considérés à aucun titre comme étant les employés ou agents de l’UNCDF ou de l’Organisation des Nations Unies.

 

2.0          SOURCE DES INSTRUCTIONS :

 

Le prestataire ne pourra demander à une autorité externe a UNCDF ou accepter de celle-ci aucune instruction au titre de la fourniture de ses services en application du présent contrat. Le prestataire devra s’abstenir de tout acte susceptible d’avoir des conséquences préjudiciables pour l’UNCDF ou l’Organisation des Nations Unies et devra s’acquitter de ses obligations en tenant pleinement compte des intérêts de l’UNCDF.

 

3.0          RESPONSABILITE DU PRESTATAIRE AU TITRE DE SES EMPLOYES :

 

Le prestataire sera responsable des compétences professionnelles et techniques de ses employés et devra choisir, pour les besoins des prestations à fournir en application du présent contrat, des personnes fiables qui devront travailler avec efficacité dans le cadre de l’exécution du présent contrat, respecter les coutumes locales et se conformer à des normes morales et éthiques strictes.

 

4.0          CESSION :

 

Le prestataire devra s’abstenir de céder, de transférer, de nantir ou d’aliéner de toute autre manière le présent contrat, ou toute partie de celui-ci, ou ses droits, créances ou obligations aux termes du présent contrat, à moins d’avoir obtenu le consentement préalable et écrit de UNCDF.

 

5.0          SOUS-TRAITANCE :

 

Si le prestataire a besoin des services de sous-traitants, il devra obtenir l’approbation et l’autorisation préalable de UNCDF pour l’ensemble des sous-traitants. L’approbation d’un sous-traitant parUNCDF ne libérera le prestataire d’aucune de ses obligations aux termes du présent contrat. Les conditions de tout contrat de sous-traitance seront soumises aux dispositions du présent contrat et devront y être conformes.

 

6.0          INTERDICTION DE FOURNIR DES AVANTAGES AUX FONCTIONNAIRES

 

Le prestataire garantit qu’il n’a fourni ou qu’il ne proposera à aucun fonctionnaire de l’UNCDF ou de l’Organisation des Nations Unies un quelconque avantage direct ou indirect résultant du présent contrat ou de son attribution. Le prestataire convient que toute violation de la présente disposition constituera la violation d’une condition essentielle du présent contrat.

 

7.0          INDEMNISATION :

Le prestataire devra garantir, couvrir et défendre, à ses propres frais l’UNCDF, ses fonctionnaires, agents, préposés et employés contre l’ensemble des actions, réclamations, demandes et responsabilités de toute nature, y compris leurs coûts et frais, résultant d’actes ou d’omissions du prestataire ou de ses employés, dirigeants, agents ou sous-traitants, dans le cadre de l’exécution du présent contrat. La présente disposition s’étendra, notamment, aux réclamations et responsabilités en matière d’accidents du travail, de responsabilité du fait des produits ou de responsabilité résultant de l’utilisation d’inventions ou de dispositifs brevetés, de documents protégés par le droit d’auteur ou d’autres éléments de propriété intellectuelle par le prestataire, ses employés, dirigeants, agents, préposés ou sous-traitants. Les obligations prévues par le présent article ne s’éteindront pas lors de la résiliation du présent contrat.

 

8.0          ASSURANCE ET RESPONSABILITES VIS-A-VIS DES TIERS :

 

8.1        Le prestataire devra souscrire et conserver une assurance tous risques au titre de ses biens et de tout matériel utilisé pour les besoins de l’exécution du présent Contrat.

 

8.2        Le prestataire devra souscrire et conserver toute assurance appropriée au titre des accidents du travail, ou son équivalent, relativement à ses employés, afin de couvrir les demandes d’indemnisation liées à des blessures corporelles ou à des décès dans le cadre du présent contrat.

 

8.3        Le prestataire devra également souscrire et conserver une assurance responsabilité civile d’un montant adéquat pour couvrir les demandes d’indemnisation des tiers liées à des décès ou blessures corporelles, ou à la perte ou l’endommagement de biens, résultant de la fourniture de services en application du présent contrat ou de l’utilisation de véhicules, navires, aéronefs ou autres matériels détenus ou loués par le prestataire ou ses agents, préposés, employés ou sous-traitants fournissant des prestations ou services au titre du présent Contrat.

 

8.4        Sous réserve de l’assurance contre les accidents du travail, les polices d’assurance prévues par le présent article devront :

 

8.4.1  nommer UNCDF en qualité d’assuré supplémentaire ;

8.4.2  inclure une renonciation à subrogation de l’assureur dans les droits du prestataire contre UNCDF ;

8.4.3  prévoir que l’UNCDF recevra une notification écrite des assureurs trente (30) jours avant toute résiliation ou modification des assurances.

8.5      Le prestataire devra, en cas de demande en ce sens, fournir a UNCDF une preuve satisfaisante des assurances requises aux termes du présent article.

 

9.0          CHARGES/PRIVILEGES :

 

Le prestataire devra s’abstenir de causer ou de permettre l’inscription ou le maintien d’un privilège, d’une saisie ou autre charge par toute personne auprès de toute administration publique ou de UNCDF sur toute somme exigible ou devant le devenir au titre de prestations réalisées ou de matériaux fournis en application du présent Contrat ou en raison de toute autre réclamation ou demande dirigée contre le prestataire.

 

10.0       PROPRIETE DU MATERIEL :

 

Le PNUD conservera la propriété du matériel et des fournitures qu’il pourra fournir et ledit matériel devra lui être restitué à l’issue du présent contrat ou lorsque le prestataire n’en aura plus besoin. Lors de sa restitution  à UNCDF, ledit matériel devra être dans le même état que lors de sa remise au prestataire, sous réserve de l’usure normale. Le prestataire sera tenu d’indemniser UNCDF au titre du matériel qui sera considéré comme étant endommagé ou dégradé au-delà de l’usure normale.

 

11.0       DROITS D’AUTEUR, BREVETS ET AUTRES DROITS PATRIMONIAUX :

 

11.1        Sous réserve des dispositions contraires expresses et écrites du contrat, UNCDF pourra revendiquer l’ensemble des droits de propriété intellectuelle et autres droits patrimoniaux et, notamment, les brevets, droits d’auteur et marques se rapportant aux produits, processus, inventions, idées, savoir-faire ou documents et autres matériels que le prestataire aura développés pour UNCDF dans le cadre du contrat et qui seront directement liés à l’exécution du contrat, ou produits, préparés ou obtenus du fait ou au cours de son exécution, et le prestataire reconnaît et convient que lesdits produits, documents et autres matériels constitueront des œuvres réalisées contre rémunération pour UNCDF.

 

11.2        Lorsque lesdits droits de propriété intellectuelle ou autres droits patrimoniaux contiendront des droits de propriété intellectuelle ou autres droits patrimoniaux du prestataire : (i) existant antérieurement à l’exécution par le prestataire de ses obligations aux termes du contrat, ou (ii) que le prestataire pourra ou aura pu développer ou acquérir indépendamment de l’exécution de ses obligations aux termes du contrat, UNCDF ne se prévaudra d’aucun droit de propriété sur ceux-ci et le prestataire accorde par les présentes a UNCDF une licence perpétuelle d’utilisation desdits droits de propriété intellectuelle ou autres droits patrimoniaux uniquement aux fins du contrat et conformément à ses conditions.

 

11.3        Si UNCDF en fait la demande, le prestataire devra prendre toute mesure nécessaire, signer tout document requis et, d’une manière générale, prêter son assistance aux fins de l’obtention desdits droits patrimoniaux et de leur transfert ou de leur fourniture sous licence a UNCDF, conformément aux dispositions du droit applicable et du contrat.

 

11.4        Sous réserve des dispositions qui précèdent, l’ensemble des cartes, dessins, photos, mosaïques, plans, rapports, estimations, recommandations, documents et toutes les autres données compilées ou reçues par le prestataire en application du présent contrat seront la propriété de UNCDF, devront être mis à sa disposition aux fins d’utilisation ou d’inspection à des heures raisonnables et en des lieux raisonnables, devront être considérés comme étant confidentiels et ne devront être remis qu’aux fonctionnaires autorisés de UNCDF à l’issue des prestations réalisées en application du contrat.

 

12.0       UTILISATION DU NOM, DE L’EMBLEME OU DU SCEAU OFFICIEL De l’UNCDF OU DE L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES :

 

Le prestataire devra s’abstenir de faire connaître ou de rendre publique de toute autre manière le fait qu’il fournit des prestations a UNCDF et devra également s’abstenir de toute utilisation du nom, de l’emblè