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Asistente Administrativa(o) Proyecto Fortalecimiento Institucional de la Oficina Técnica del Ozono (fase XII) 00100064 – Implementación de actividades habilitadoras para la pronta ratificación de la enmienda de Kigali
Procurement Process :Other
Office :San José - COSTA RICA
Deadline :20-Jul-18
Posted on :06-Jul-18
Development Area :CONSULTANTSCONSULTANTS
Reference Number :47848
Link to Atlas Project :
00066796 - Fortalecimiento Institucional Oficina Tecnica Ozono
Documents :
TDRs
P11
Overview :

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD)

Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA)

Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE)

 

TÉRMINOS DE REFERENCIA

 

Consultoría: Asistente de Proyecto

Proyecto: 00110650

 “Fortalecimiento Institucional de la Oficina Técnica del Ozono (fase XII) 00100064 – Implementación de actividades habilitadoras para la pronta ratificación de la enmienda de Kigali”

 

OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

 

La Unidad de Coordinación[1], requiere asistencia administrativa para asegurar su adecuada gestión en el proceso de los proyectos: “Fortalecimiento institucional de la Oficina Técnica del Ozono (fase XII) 00100064 -Implementación de actividades habilitadoras para la pronta ratificación de la enmienda de Kigali. Para ello es necesario contar con personal que acompañe las labores asignadas por los miembros de la Unidad de Coordinación, contribuyendo al logro de los objetivos establecidos en ambos proyectos.

 

ANTECEDENTES

 

Las Partes en el Protocolo de Montreal adoptaron la Decisión XXVIII / 2 relacionada con la Enmienda de Kigali para eliminar los HFC, y solicitaron, en su párrafo 20, al Comité Ejecutivo que incluyera las actividades de habilitación que serían financiadas para apoyar a los países del artículo 5 en proceso de ratificación de la Enmienda de Kigali.


Por lo tanto, en su 79ª Reunión, el Comité Ejecutivo para la Aplicación del Protocolo de Montreal (ExCom), de conformidad con la Decisión 79/46, decidió proporcionar fondos para la implementación de las actividades habilitantes necesarias para apoyar a estas Partes en el proceso de ratificación de la implementación temprana de Kigali, basada en el consumo básico de HCFC del país.

 

OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN

 

GENERAL

 

Asistir a la Unidad de Coordinación de los Proyectos, en las actividades relacionadas con el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades propuestas, según los procedimientos del PNUD y los Planes Anuales Operativos.  

 

ESPECIFICOS

 

Asistir a la Unidad de Coordinación de los Proyectos, en las actividades necesarias para socializar con los actores involucrados, la Enmienda de Kigali aprobada por el Gobierno de Costa Rica mediante la Ley N° 9522.

 

Asistir a la Unidad de Coordinación de los Proyectos en los procesos para la contratación de consultorías específicas.  

 

Asistir a la Unidad de Coordinación del Proyecto “Implementación de actividades habilitadoras para la pronta ratificación de la enmienda de Kigali” en la conformación de un Comité Nacional, integrado por actores públicos y privados dentro del sector RAC.

 

Asistir a la Unidad de Coordinación de los Proyectos en todas aquellas otras actividades necesarias para la ejecución de estos, según sus planes anuales operativos y los procedimientos de PNUD.

 

RESPONSABILIDADES

 

El(la) consultor (a) que asista administrativamente a los proyectos deberá trabajar bajo la dirección de la Unidad de Coordinación de los Proyectos, con la contraparte técnica asignada por el Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE-DIGECA) y con el Oficial a cargo del PNUD, para colaborar en la ejecución de las tareas establecidas, entre las que destacan las siguientes:

 

Realizar en conjunto con la coordinación del proyecto “Implementación de actividades habilitadoras para la pronta ratificación de la enmienda de Kigali”, todas aquellas actividades necesarias para socializar con los actores involucrados, la Enmienda de Kigali aprobada por el Gobierno de Costa Rica mediante la Ley N° 9522, lo que se haría mediante talleres, charlas, entre otros.

 

Asistir en los procesos administrativos para la contratación del personal que realizará estudios sobre la legislación nacional y normativa técnica existente asociada con  los HFC y los refrigerantes naturales en el Sector RAC, así como elaborar los términos de referencia respectivos.

 

Asistir a la Unidad de Coordinación de los Proyectos en la conformación, integración, convocatoria, realización de reuniones y elaboración de actas del Comité Nacional, integrado por actores públicos y privados dentro del sector RAC, que sirva como una instancia de apoyo para la toma de decisiones colegiadas en torno a la implementación de la enmienda Kigali.

 

Coadyuvar en el desarrollo y realización de reuniones, talleres, etc., que promuevan nuevas tecnologías y el uso de refrigerantes alternativos en la sociedad civil y el sector RAC, así como en el desarrollo de mecanismos de cuotas de importación para los HFC.

 

Asegurar enfoque de igualdad de género y derechos humanos en el contexto de la agenda 2030 y los ODS en las distintas áreas de trabajo.

 

Asistir a la Unidad de Coordinación de los Proyectos en acciones de coordinación con PROCOMER, Ministerio de Hacienda, Ministerio de Salud, Sector Privado entre otros, en la implementación del sistema de concesión de licencias.

 

Preparación de informes administrativos de avances de proyectos, conforme los requerimientos de PNUD, MIDEPLAN, y demás autoridades nacionales.

 

Asistir a la coordinación de los proyectos en la organización de la Feria de Refrigeración y aire acondicionado a celebrarse en el año 2019.

 

Gestionar documentos y firmas para compras, pagos e informes, cotizaciones, cuadros comparativos, órdenes de compra, detalle de gastos, recibidos conformes, cotización de boletos aéreos, trámites de viáticos, entre otros trámites requeridos por la Unidad Coordinación de los Proyectos, según los procedimientos de PNUD.

 

Atender el archivo físico del proyecto “Implementación de actividades habilitadoras para la pronta ratificación de la enmienda de Kigali”, velando por que toda la documentación gestionada se encuentre completa y adecuadamente almacenada en este archivo.

 

Asistir a la Unidad de Coordinación de los Proyectos en reuniones, talleres y cualesquiera otras actividades relacionadas con la ejecución de las actividades necesarias para la debida implementación de los proyectos en el país.

 

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

 

Para cumplir con estos resultados, la persona contratada deberá realizar las siguientes funciones:

Apoyar los procesos administrativos relacionados con los proyectos.

Apoyar las actividades administrativas relacionadas con la interacción de los proyectos con la empresa privada o instituciones públicas.

Gestionar documentos y firmas para compras, pagos e informes (cotizaciones, cuadros comparativos, microcompras, órdenes de compra, formularios FACE, detalle de gastos, recibidos conformes y otros documentos y trámites requeridos según el procedimiento de PNUD), integrando cada documento firmado y proveedor en un registro digital.

Llevar minuta de las reuniones de trabajo o coordinación con las contrapartes del proyecto.

Recepción de llamadas telefónicas.

Asistir en la organización y logística de reuniones que se requieran para el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades propuestas en los planes de Trabajo de los Proyectos y DIGECA. Esto incluirá apoyar la realización de capacitaciones, talleres, grupos de trabajo, plenarias reuniones, encuentros, giras, etc., por ejemplo: envío y confirmación de invitaciones, elaboración de listas de asistencia, coordinación de lugar del evento, alimentación, materiales, equipo y viáticos para el personal.

Llevar un registro ordenado de todos los documentos administrativos generados por de los Proyectos en la oficina ejecutora (DIGECA) manteniéndolos en archivos separados según corresponda e incluyendo entre otros:

Planificación del trabajo y presupuestos.

Contratos de consultoría (asistencia en preparación de términos de referencia, proceso de reclutamiento, selección, contratos de consultores, seguimiento a informes y pagos).

Inventarios, proveedores, cotizaciones, cuadros comparativos, órdenes de compra y documentos de pago.

Documentación de monitoreo, seguimiento y evaluación del proyecto.

Memorias, minutas, listas de asistencia y otros documentos relacionados con reuniones efectuadas en el marco de esta contratación.

Recibir, enviar, clasificar, archivar y dar seguimiento a la correspondencia colaborando en la preparación de esta.

Asistir en otras funciones solicitadas para el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades propuestas en el plan de trabajo de los Proyectos.

Control y actualización del presupuesto por medio de las solicitudes de pago.

Elaboración de solicitudes de contratos y sus respectivos documentos de respaldo.

Control del inventario de mobiliario y equipo.

Asistir en la organización y logística de reuniones que se requieran para el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades propuestas en el plan Anual de Trabajo de los Proyectos y DIGECA. Esto incluirá apoyar la realización de capacitaciones, talleres, grupos de trabajo, plenarias reuniones, encuentros, giras, etc., por ejemplo: envío y confirmación de invitaciones, elaboración de listas de asistencia, coordinación de lugar del evento, alimentación, materiales, equipo y viáticos para el personal.

Coordinar los itinerarios de viaje, citas, reuniones.

Apoyar la gestión de los recursos financieros asignados a cubrir aspectos organizativos y logísticos relacionados con la ejecución de los Proyectos y asegurar que se desarrollen según las pautas y procedimientos de PNUD.

Realización de los trámites para la compra de material y equipo.

Mantener registros apropiados de las contrataciones de bienes y servicios y procesar la cancelación de obligaciones no liquidadas.

Asegurar que la contratación de consultores del Proyecto, la compra de bienes y servicios y el desembolso de fondos para el Proyecto, se lleven a cabo de conformidad con las políticas y procedimientos del PNUD.

Impulsar en el desarrollo de sus tareas y responsabilidades, la promoción de los Derechos Humanos, la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres y las niñas, así como la búsqueda del cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible y la agenda 2030.

Desempeñar cualquier otra función propia de la naturaleza del cargo y otros deberes relacionados con la ejecución del proyecto y según sean asignados por la Unidad de Coordinación de los Proyectos.

Incluye al equipo de coordinación de los Proyectos: “Fortalecimiento institucional de la Oficina Técnica del Ozono (fase XII) 00100064 -“Implementación de actividades habilitadoras para la pronta ratificación de la enmienda de Kigali”.