Procurement Notices

APPEL A PROPOSITIONS

REFERENCE : 003/RFP/PNUD-SIFAKA/2019

Pays                                                    Madagascar

Zones et Cibles :                                  Le projet couvrira le territoire national avec un accent particulier sur les zones cibles du projet. Les principaux bénéficiaires du projet sont : (i) la population en général et en particulier les jeunes ; (ii) les médias ; (iii) les associations de la société civiles des jeunes bénéficiaires.

Montant des Subventions :                  Le budget global mis à disposition au titre du présent appel à propositions est de 900 000 $USD. 

Durée des projets :                              La période globale de mise en œuvre du projet est de dix-huit mois (18 mois) à compter de la date de signature du contrat. Le partenaire technique de mise en œuvre qui sera retenu dans le cadre de cette procédure de sélection sera notifié officiellement et signera un accord de partenariat avec le PNUD.

Prière envoyer vos propositions (propositions technique et financière) dûment signées uniquement en ligne par le système Etendering à travers le lien suivant : https://etendering.partneragencies.org (Event ID : MDG10–0000003274) avec votre propre mot de passe au plus tard le 12 Février 2019 à l’heure indiquée dans le système.

Si vous n’êtes pas encore enregistré dans E-tendering, vous pourrez le faire en accédant au système avec les identifiants à défaut suivants : (Username : event.guest ; Password: why2change) et suivre les indications fournies dans le guide d’enregistrement.

Le guide d'enregistrement au sytème Etendering est en annexe de cette notice.

Etendering étant un nouveau système, il est fortement recommandé aux fournisseurs de procéder à leur enregistrement au plutôt, et de manifester en ligne leur intérêt pour cet appel à proposition, afin d’éviter les désagréments de dernière minute et de recevoir automatiquement une notification pour toute modification apportée à cette demande.  

N’hésitez pas à écrire à l’adresse upm.mg@undp.org pour toute information complémentaire.

Veuillez accuser réception de cet appel à proposition en envoyant un courriel à l’adresse upm.mg@undp.org  en indiquant si vous souhaitez ou non soumettre une offre. Vous pouvez également, le cas échéant, utiliser la fonction « accepter l’invitation » sur le système d’appel d’offres en ligne eTendering. Cela vous permettra de recevoir toute modification ou mise à jour concernant l’appel d’offres.

Les Termes de Référence sont joints en annexe 01 pour plus de détail sur le projet.

Ils décrivent principalement le contexte, les objectifs, les responsabilités assignées, les produits attendus.

CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Madagascar bénéficie de l’initiative de promotion des jeunes et de l’égalité des sexes (GYPI) du Fonds des Nations unies pour la consolidation de la paix (PBF). Cet appui concerne le financement d’un projet qui s’intitule « Radio Sifaka - Tracer la voie de la Paix à travers la voix des Jeunes » qui sera mis en œuvre sur une période de 18 mois à partir de Janvier 2019.

En effet, dans le cadre de ce projet, le Système des Nations Unies à Madagascar, représenté par le PNUD, l’UNICEF et le Haut-Commissariat aux Droits de l’Homme souhaitent améliorer l’accès des jeunes hommes et des jeunes femmes à des informations et des connaissances fiables et de qualité à travers l’intégration de leurs voix dans un contexte politique complexe et fragile. Pour ce faire, ils contribueront à la consolidation de la paix à travers la mise en place d’une radio neutre, indépendante et professionnelle dont les émissions seront développées pour les jeunes et par les jeunes et seront relayées, par d’autres radios communautaires à travers l’île. Les informations et émissions diffusées seront ainsi source d’inspiration à des initiatives communautaires pour la paix.

L’intention est de réduire d’une part la fragilité des jeunes et de renforcer leur position de leaders responsables tout en mettant au centre, les relations intergénérationnelles, inter-genres et entre la population et l’Etat. Aussi, la mise en place d’une « radio » permettra de rapprocher les différentes institutions clés avec les jeunes à travers des émissions qui favoriseront des échanges interactifs. Elle leur permettra d’exprimer leurs préoccupations, les réalités qu’ils vivent en comparaison des politiques, lois et règlementations établies. A leur tour, ces réflexions permettront à leur tour à ces institutions d’apporter des réponses plus adaptées aux contextes et enjeux respectifs surtout en milieu rural, en l’occurrence en traduisant ces réflexions en actions programmatiques, réduisant de la sorte le sentiment de marginalisation de ces populations mais aussi l’impunité due au manque de recours légaux accessibles facilement à toutes les couches de la population.

En corrélation à cette mise en place d’une radio neutre servant également de pont intergénérationnel et avec les institutions, la capacité des associations de jeunes et des communautés rurales sera renforcée afin qu’elles s’associent à la dynamique envisagée. Les associations locales de jeunes seront utilisées d’une part pour « prendre le pouls de leurs communautés locales » en étroite collaboration avec les plateformes communautaires, soutenues entre autres par le projet « mécanismes endogènes – Sud », mais aussi pour produire des émissions radio qui seront diffusées dans un premier temps dans leurs communautés, et une fois la radio lancée, au niveau national.

Ces termes de référence sont publiés pour la sélection du partenaire technique de mise en œuvre du projet.

ELIGIBILTE ET CRITERES DE QUALIFICATION

L’organisation soumissionnaire doit s’assurer de respecter les critères suivants :

Documents administratifs

• Une présentation sommaire (profil) de l’ONG : Existence d’un document détaillé démontrant la structure de l’organisation, avec un organigramme, l’effectif du personnel, ses qualifications. Les CV des membres clés de l’équipe à joindre à l’offre.

Pour bénéficier de cette subvention, l’organisation postulante doit être une association, une Organisation Non Gouvernementale (ONG), légalement constituées ; ayant au minimum cinq (5) ans d’existence (critère exclusif) dans le domaine médiatique et de consolidation de la paix, dans la création et la gestion de radios et/ou d'autres médias non-partisans dans des contextes fragiles ou post-conflit ;

• Agrément officiel ou récépissé de déclaration ;
• L’ONG doit fournir les documents administratifs suivants :
  • Carte d’Identification Fiscale à jour ou document équivalent ;
  • Statut notarié, Règlement d’Ordre Intérieur et manuel de procédures ;
  • Rapports annuels 2017 de l’organisation ;
  • Liste des projets/activités similaires ayant été mis en œuvre par l’organisation ainsi que de leur valeur ajoutée (apports/impacts).
  • Lettre des recommandations attestant de la bonne performance de l’Association/ ONG provenant de l’institution avec laquelle, les projets/activités ont été menés
  • Relevé d’Identité Bancaire (RIB) ;
  • Les états financiers certifiés de deux (02) dernières années (2016, 2017)

Documents techniques

• Un document administratif contenant tous les dossiers permettant l’évaluation des critères énumérés ci-dessus ainsi que les CV et présentation des personnes parties prenantes au projet avec l’organigramme proposé et la description des postes respectifs
• D’une proposition pour la mise en place et l’opérationnalisation du projet ;
• Un narratif décrivant l’administration générale, l’organigramme et la méthodologie adoptée ;
• Un tableau des résultats attendus, des activités et un chronogramme de mise en œuvre qui ne devra pas dépasser 18 mois

PRESENTATION DE LA PROPOSITION

La soumission sera composée d’une proposition technique et d’une proposition financière :

       Proposition technique

Dans la proposition technique, le soumissionnaire doit obligatoirement suivre l’ordre ci-après :

1. Lettre de soumission (Annexe 2) ;
2. Information sur le soumissionnaire (remplir formulaire en Annexe 3) ;
3. Joindre tous les documents demandés au point 1 (éligibilité) ;
4. Au moins trois (03) références techniques similaires satisfaisantes réalisées au cours des trois (03) dernières années (fournir les preuves : contrat, accord de subvention etc.) ;
5. Formulaire de check list rempli (Annexe 4)
6. Contexte organisationnel et capacité du soumissionnaire dans la mise en œuvre des projets (1 page) ;
7. Méthodologie/ approche proposée (1-3 pages) ;
8. Plan de travail et Emploi du temps (1-2 pages) ;
9. Structure de gestion des ressources et personnel clé : cette section doit présenter la description complète de la structure de gestion et d'information concernant les ressources nécessaires (CVs du personnel clé à fournir, en respectant l’approche genre)
10. Informations supplémentaires (approche genre d’ensemble dans le cadre de la mise en œuvre du projet, prise en compte effective du ‘volet jeune’ du projet, y compris en ce qui concerne les critères de recrutement et l’approche de mise en œuvre etc…)
11. Tableau des critères environnementaux et Genre (A remplir obligatoirement) - Annexe 5

Il sera de la responsabilité du partenaire de développer des spécifications techniques détaillées nécessaires au PNUD pour l’achat des gros équipements de radios ou autres matériel prévus dans le cadre du projet

• Proposition financière

La proposition financière doit indiquer le budget détaillé proposé. Cette proposition doit être dûment signée.

Le budget global mis à disposition au titre du présent appel à propositions est de 900 000 $USD. 

Toute proposition financière avec un budget dépassant le montant ci-dessus indiqué ne sera pas prise en compte.

• Les coûts détaillés de chaque activité ;
• Les frais pour l’administration du projet et les coûts du personnel
• Les frais divers

Note :

• La proposition financière ne doit pas dépasser Neuf Cent mille dollars américains (900 000 USD).
• Le budget prévu est de 900 000 Usd y compris les frais de gestion du partenaire sélectionné ainsi que tous les achats prévus dans le cadre du projet (fonctionnement de la radio, équipe de mise en œuvre des activités etc.).

CRITERE D’EVALUATION ET METHODOLOGIE

Evaluation suivant les critères et système de notation

Les offres seront évaluées sur la base des critères suivants :

• L’offre technique rationnelle qui comprend des mécanismes d’inclusion innovants et reproductibles pour optimiser le transfert de fonds aux bénéficiaires ;
• Des interventions à impact élevé ciblant et répondant directement aux besoins établis dans les termes de référence ;
• Le montant du budget requis pour correspondre aux capacités avérées de gestion financière et administrative ;
• Suivi et évaluation participative qui contribueront à créer le sentiment d’être une partie prenante parmi les bénéficiaires, afin de promouvoir la durabilité des interventions.

Les propositions seront évaluées conformément aux critères techniques ci-dessous et à la présentation de la proposition technique.  Le système de notation ci-dessous sera appliqué :

Aucune modification ne pourra être apportée par le PNUD aux critères d’évaluation et au système de points indiqués ci-dessus.

Seules les propositions qui auront obtenu la note minimale de 70 points sur 100 seront prises en compte dans le classement des offres techniquement qualifiées.

Méthodologie d’évaluation : Budget fixe sur des bases qualitatives (QB-FBS)

La méthodologie basée sur la qualité en vertu d’une sélection de budget fixe implique que toutes les offres ont le même prix maximum global (qui ne peut excéder le montant du budget connu et fixe), et que la sélection est axée sur la qualité des offres ainsi que sur l’approche et la méthodologie proposées de l’OSC de l’ONG. L’OSC doit fournir sa meilleure offre technique et répartition financière (dans le budget) et ceci dans un budget unique (déclarant de manière claire les bases proposées). L’évaluation de toutes les offres techniques est menée conformément aux critères d’évaluations soulignés ci-dessus, et l’institution qui obtient le meilleur score technique est choisie. Les OSC ou les ONG qui dépassent, dans leurs offres financières, le budget fixe établi, seront rejetées.

Les offres doivent refléter les besoins de la communauté dans des activités pouvant être mises en œuvre par les ONG ou les OSC. Au titre de la méthodologie basée sur la qualité en vertu d’une sélection de budget fixe, l’évaluation est axée sur l’optimisation des transferts de fonds à l’utilisateur bénéficiaire dans les limites d’un budget donné.

PROCÉDURE DE SÉLECTION

Le PNUD examine les offres en cinq étapes : i) Détermination de l’éligibilité ; ii) examen technique des offres éligibles ; iii) notation et classement des offres éligibles sur la base des critères d’évaluation soulignés dans la section précédente afin d’identifier l’offre la mieux classée ; iv) éclaircissements (le cas échéant) avec l’offre la mieux classée ; et v) signature de l’Accord avec la partie responsableLes organisations internationales qui soumettent des propositions dans le cadre de cette demande d'information sont vivement encouragées à s'associer à des ONG locales en tant que sous-sous-bénéficiaires (SSR) lors de la mise en œuvre d'activités.