| Overview : PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO
TERMINOS DE REFERENCIA
Un(a) Asistente de Archivo y Registro.
1. NOMBRE CONSULTORÍA
Contratación de Un(a) Asistente de Archivo y Registro para el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo.
2. OBJETIVO DE LA CONSULTORIA
El (la) consultor(a) será contratado(a) por PNUD-Costa Rica y bajo la supervisión del Gerente de Operaciones, debe proporcionar servicios de archivo y registro confiables con un enfoque orientado de servicio al cliente, con tacto y habilidad para trabajar con personas de distintas nacionalidades y orígenes culturales.
3. ACTIVIDADES Y DEBERES ESPECIFICOS
El (la) consultor(a) realizará las siguientes actividades:
3.1 REGISTRO
Consiste en la recepción, digitalización y registro (físico y electrónico) de correspondencia entrante y saliente. Incluye la implementación de una serie de estrategias operativas en la gestión documental y de paperless, así como la formulación y aplicación de políticas en las siguientes actividades:
a. Concepción y creación del documento. Establecer pautas de seguimiento general sobre forma y fondo en la creación de documentos formales como cartas, memos, e-mails, entre otros.
b. Digitalización y registro en la aplicación Registry de documentos críticos (PRO-DOC, Actas CLEP, AWP, Revisiones Sustantivas, Inventarios, CDR, Informes de Auditoría, Informes Finales, Contratos, Enmiendas).
c. Digitalización (parcial o total) de la información más relevante de correspondencia, solicitudes de contrato, solicitudes de pago, invitaciones, etc.
d. Codificación y registro. Ingresar en el Sistema Registry la documentación digitalizada, así como también las notas formales enviadas por la Oficina. Sellar todo documento entrante y asignar un código de archivo/referencia
e. Distribución de la documentación recibida. La documentación procesada debe ser remitida a los (as) funcionarios(as) correspondientes.
f. Administración del correo de Registro: Debe mantenerse al día la revisión, distribución y registro de este correo; lo cual implica autorizaciones de agencia, circulares, invitaciones, aplicaciones de pasantía, estados de cuenta y contribuciones, consultas, peticiones, tipos de cambio, formularios de pago y otros documentos de interés interno para las gestiones normales de la Oficina.
3.2 ARCHIVO
Esta función comprende varios procesos importantes, los cuales buscan resguardar la memoria institucional, organizarla, describirla y disponer de los mecanismos necesarios para facilitar la información a los usuarios de manera exacta, suficiente y oportuna.
a. Mantenimiento del sistema de archivo de la oficina de acuerdo a la normativa del PNUD.
b. Apertura de nuevos archivos de acuerdo a la normativa del PNUD.
c. Responsable de la custodia de documentos en el área de Registro; así como del accesible, seguro y ordenado almacenamiento de la documentación.
d. Eliminar los archivos viejos de acuerdo con el programa de retención establecido y de acuerdo a los procedimientos y normativas del PNUD.
e. Suministro de documentos e información de los archivos del Registro, conforme a lo solicitado por el personal y otros usuarios.
f. Establecimiento, mantenimiento y control de los préstamos y movimientos de la documentación proporcionada por el Área de Registro.
3.3 VARIAS
a. Inventario: Consiste en un listado de todos los expedientes de Proyectos, ORG, ADM, FIN y otros que se custodian en Registro, el cual se debe actualizar periódicamente. La finalidad es tener un control de la información que se custodia. En dicho proceso se deben aplicar técnicas de conservación (eliminación de prensas metálicas, recarpeteo, utilización de fundas pláticas, entre otros), para asegurar la mejor preservación de los documentos relevantes.
b. Listas de remisión. Cada vez que se procede a realizar un traslado de expedientes y documentos a las Bodegas, el mismo deberá estar acompañado de un listado detallado que indique con una breve descripción qué se envió, para que en caso de requerir dichos documentos en algún momento puedan ser fácilmente ubicados.
c. Selección, eliminación y/o conservación. La decisión de eliminar y/o conservar determinados tipos y series de documentos se debe realizar con base en lo estipulado por las políticas de la Organización en materia de gestión documental. Cuando se realiza una selección de documentos para eliminar, se procede a la confección un Acta de Destrucción de Documentos, la cual es firmada por el responsable de la valoración y levantamiento del listado, y aprobado por la Jefatura
d. Boleta de préstamo. Esta herramienta permite realizar un monitoreo de la documentación que es facilitada a los usuarios, producto de alguna consulta dada.
e. Atender y resolver consultas varias de clientes externos.
f. Apoyar a la Oficina en lo que se lo solicite. |
