| Overview : PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO MINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGÍA PROYECTO “Iniciativa de Finanzas para la Biodiversidad (BIOFIN)” TERMINOS DE REFERENCIA Contratación de Asistente Administrativo(a) para el proyecto OBJETO DE LA CONTRATACIÓN Contratación de un(a) consultor(a) nacional para asistir administrativamente al Proyecto “Iniciativa de Finanzas para la Biodiversidad (BIOFIN)”. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN l Proyecto BIOFIN es una iniciativa global de financiamiento para la biodiversidad, financiada por la Comisión Europea y los Gobiernos de Alemania y Suiza. La iniciativa de US $ 8,6 millones, con un aporte adicional de $ 3,1 millones de co-financiamiento proveniente del Fondo para el Medio Ambiente Mundial. La iniciativa BIOFIN pretende desarrollar una metodología para la incorporación de la biodiversidad en el desarrollo nacional y la planificación sectorial, y para cuantificar y abordar el déficit de financiación de la biodiversidad a nivel nacional. La metodología se desarrollar en 30 países: Botswana, Colombia, Costa Rica, Chile, Ecuador, Filipinas, Fiji, Guatemala, Indonesia, India, Kazajstán, Malasia, México, Perú, Seychelles, Sudáfrica, Tailandia, Uganda y Zambia. Se espera que los Ministerios de Finanzas (Hacienda), Planificación y Medio Ambiente de estos países lideren un proceso con las principales partes interesadas para aplicar la herramienta que permitirá: a) analizar la eficacia de las políticas e instituciones actuales; b) llevar a cabo una revisión del gasto público y privado para determinar los flujos de inversión para la biodiversidad; c) comprometerse con un riguroso cálculo de los costos y la brecha financiera para cumplir con prioridades nacionales de protección de la biodiversidad, así como para d) identificar fuentes específicas de financiación para cubrir estas brechas. El plan de movilización de recursos generados en cada país a través de la etapa d) incluye la reasignación de las finanzas nacionales, por ejemplo, mediante la eliminación de subsidios perversos, desbloquear nuevas fuentes, por ejemplo, los nuevos mecanismos de mercado, y la asignación cuidadosa de la Ayuda Oficial al Desarrollo que identifiquen claramente las prioridades nacionales. OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA Asegurar el seguimiento administrativo y financiero para la implementación de las actividades del Proyecto de referencia, de acuerdo a los planes anuales, y bajo la dirección y supervisión del coordinador(a) del proyecto y en colaboración con el equipo de trabajo. RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR LA PERSONA CONSULTORA El/la Asistente de Proyecto será responsable de las actividades de manejo financiero y administrativo. Proporcionará apoyo al líder del del Proyecto y el equipo de trabajo en el manejo diario del proyecto y realizará funciones secretariales y de asistencia, con las siguientes responsabilidades específicas: 1. Redactar correspondencia de rutina en los idiomas español e inglés. Así como dar seguimiento a las comunicaciones del proyecto con el MINAE, PNUD, consultores, proveedores, etc. con respecto a los asuntos administrativo-financieros del Proyecto. 2. Mantener el registro actualizado y completo de todos los documentos del proyecto, incluidos los financieros, de conformidad con los requisitos de auditoría aplicables conforme lo establecido en el punto anterior. 3. Establecer y mantener archivos de trabajo sobre todas las acciones del proyecto (técnicas, financieras, compras; entre otros.), tanto impresos como electrónicos. 4. Apoyar la gestión de los recursos financieros asignados a cubrir aspectos organizativos y logísticos relacionados con la ejecución del proyecto y asegurar que se desarrollen según las pautas y procedimientos de PNUD. 5. Preparar informes administrativos, financieros, cuadros, gráficos, tablas, u otros documentos relacionados en español y/o en inglés, cuando así lo requiera el líder del proyecto o el oficia de Desarrollo Sostenible del PNUD. 6. Preparar y presentar oportunamente los informes financieros y la liquidación de los anticipos, incluyendo informes de avance y otros informes similares conforme sea requerido por las normas y procedimientos aplicables. 7. Asegurar que todos los arreglos logísticos requeridos para facilitar el logro de los objetivos del proyecto, sus actividades y tareas, se lleven a cabo oportuna y eficazmente. 8. Asistir al Coordinador de Proyecto en la preparación y actualización de los componentes administrativo-financiero de los planes anuales de trabajo y presupuestos del proyecto en colaboración con la Oficina de País del PNUD 9. Mantener registros actualizados y completos de las contrataciones de bienes y servicios y procesar la cancelación de obligaciones no liquidadas en coordinación con la Oficina de País del PNUD; así como cualquier otro clave para lo administrativo-financiero. 10. Apoyar y asegurar el proceso de contratación de consultores del Proyecto (asistir en preparación de Términos de Referencia, proceso de reclutamiento, contratos de consultores y contratistas, subcontratos, trámites de reclamos y realización de pagos y liquidaciones); así como la compra de bienes y servicios y el desembolso de fondos se lleven a cabo de conformidad con las políticas y procedimientos del PNUD para el Proyecto. 11. Realizar las tareas administrativas del proyecto, incluyendo: elaboración de solicitudes de pago (formulario FACE y sus anexos), solicitudes de cotización, elaboración de actas de las reuniones a las que le corresponda apoyar, elaboración de cuadros de Microcompras, elaboración de cuadros comparativos, hacer arreglos de viaje, citas, reuniones, cuando así se requiera; así como cualquier otra responsabilidad administrativa necesaria para gestionar la prestación de los servicios para la buena marcha del proyecto. 12. Apoyar a la coordinación del proyecto en el manejo de todos los servicios de apoyo logístico para las actividades de capacitación tales como cursos, talleres, seminarios, reuniones, etc. 13. Revisar las facturas de los subcontratistas y verificar la documentación de apoyo para asegurar que los servicios prestados y reclamados sean conformes con los términos del contrato. 14. Apoyar la administración del presupuesto del proyecto (preparación, revisiones, modificaciones, informes del presupuesto), monitoreando la ejecución financiera y la disponibilidad de fondos, verificar y enviar la Certificación de Pagos/facturas de consultores/firmas al PNUD e informando al Coordinador Nacional del Proyecto de asuntos pendientes para asegurar la toma de acciones oportunas. 15. Asegurar la conformidad de las solicitudes de desembolso del Proyecto con los procedimientos, planes de trabajo y disponibilidad de los recursos para gastos. 16. Llevar registros de la ejecución presupuestaria y del avance financiero del Proyecto. 17. Preparar y mantener informes financieros mensuales por medio de las herramientas de información financiera del PNUD (ATLAS), indicando el presupuesto aprobado, los desembolsos y compromisos mensuales para identificar el saldo remanente del presupuesto del Proyecto. 18. Preparar revisiones al presupuesto usando el sistema ATLAS, según sea necesario. 19. Monitorear la situación financiera del Proyecto y analizar las transacciones para asegurar la conformidad con los procedimientos del PNUD y el presupuesto del Proyecto. 20. Llevar registros adecuados de la ejecución presupuestaria y del cofinanciamiento del Proyecto. 21. Verificar que los gastos del proyecto se ejecuten hasta que hayan sido autorizados. 22. Realizar trabajos preparatorios para las revisiones obligatorias de presupuesto general, inventario físico anual, y ayudar a los evaluadores externos en el cumplimiento de su misión. 23. Asistir en preparar toda la documentación necesaria para la compra de bienes y servicios por medio de solicitudes de cotización (RFQ), invitaciones a licitar (ITB), solicitudes de propuesta (RFP) o cualquier otro medio apropiado de conformidad con los procedimientos de PNUD. 24. Asistir en la aplicación de los mecanismos para la apertura y evaluación de ofertas. 25. Asistir en la preparación de órdenes de compra, contratos, acuerdos a largo plazo o sus enmiendas; 26. Mantener una base de datos digital sobre proveedores. 27. Mantener registros del proceso de compra para asegurar total transparencia y rendición de cuentas. 28. Brindar soporte administrativo en la implementación de la estrategia de género, desarrollo humano, ODSs y COP21, en el marco del proyecto. 29. Desempeñar otros deberes relacionados con la administración del Proyecto y según sean asignados por el/la líder del Proyecto o los Oficiales de Desarrollo Sostenible del PNUD. 30. Cualquier otra acción propia de la naturaleza del cargo o bien que sea solicitada por su coordinación. PERFIL DE LAS PERSONAS CONSULTORAS Las personas que apliquen para esta consultoría, deberán de cumplir con los siguientes requisitos: a. Académico: mínimo bachillerato universitario en administración de empresas o carrera de ciencias sociales afín. b. Al menos tres (3) años de experiencia profesional relevante relacionada, incluyendo experiencia y conocimiento de compras, y contrataciones de bienes y servicios, apoyo logístico, archivo, preparación de presupuestos, gestión y monitoreo financiero. c. Experiencia demostrada en manejo financiero de proyectos de desarrollo, ligados y en cooperación con Oficiales del Gobierno y ONGs. d. Idioma(s): español como lengua materna e indispensable el dominio del inglés, capacidad probada de preparar informes en inglés. e. Deseable experiencia previa de trabajo con PNUD y conocimiento de sus procedimientos administrativo-financieros. f. Deseable con experiencia en procedimientos administrativo-contables en el sector público. g. Disponibilidad inmediata. · Destrezas/Otros: 1. Excelentes destrezas de comunicación; competente en programas de computación para procesamiento de palabras, hojas electrónicas y manejo de bases de datos; capacidad demostrada en redacción de comunicaciones escritas tanto en español como en inglés. 2. Capacidad de trabajar en equipo, tener tacto y discreción en las relaciones con los distintos actores del proyecto. 3. Capacidad de organizar y usar el tiempo de manera eficiente y efectiva. 4. Excelentes relaciones interpersonales. PERÍODO DE LA CONSULTORÍA Y CONDICIONES La Consultoría tendrá una duración inicial de 5 meses. Es una jornada de medio tiempo. LUGAR DE TRABAJO El/la Asistente del proyecto trabajará a medio tiempo, desde las instalaciones del Ministerio de Ambiente y Energía, en un horario acordado con el líder del proyecto. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO El (la) consultor(a) trabajará medio tiempo y responderá al líder del Proyecto, quien para los efectos es su jefe directo. También responderá al Oficial de Programas de Ambiente del PNUD. FORMA DE PAGO Y PRODUCTOS ESPERADOS Se espera un informe mensual de labores realizadas (5), por cada mes durante el periodo de contratación, este deberá ser presentado al menos una semana antes de la finalización de cada mes para su respectiva revisión y gestión de pago. El Proyecto realizará los 5 pagos en colones, contra recibido conforme de cada informe y contra presentación de factura timbrada. REQUISITOS DE LA APLICACIÓN Las personas que deseen postularse para esta consultoría deben presentar la siguiente documentación: · Carta de interés indicando fecha en que contaría con disponibilidad para iniciar la consultoría. (máximo1 página) · Hoja de vida actualizada del (la) consultor(a), en un máximo de cuatro páginas, incluyendo información que permita evaluar y verificar las características del perfil solicitado. · Formulario P11. Los interesados deberán llenar el formulario P11 disponible en www.cr.undp.org/ Operaciones/ Centro de servicios/ Formulario P11. También se adjunta a esta publicación. - Oferta Económica en colones. Esta debe incluir y detallar los honorarios mensuales y el costo total de los 5 meses de consultoría. No se pagarán montos adicionales a lo ofertado.
La no presentación de alguno de los documentos solicitados, será motivo suficiente para no tomar en cuenta la aplicación. Dicha documentación (archivos electrónicos separados) deberá ser remitida, vía correo electrónico a la siguiente dirección: adquisiciones.cr@undp.org indicando en el asunto del correo: Consultoría Asistente Administrativo(a) BIOFIN. En caso de que los adjuntos superen los 6MB, favor remitir los documentos mediante varios correos. La fecha límite para la recepción de aplicaciones a esta consultoría es el día 4 de agosto del 2016. Las personas oferentes, no deben ser funcionarios(as) del Estado costarricense, ya sea efectivos, contratados(as) en actividad o con licencia, y no haberse desempeñado como funcionario efectivo o contratado(a) del Estado en los últimos 6 meses. Se invita a las mujeres a participar. | 
