| Overview : TÉRMINOS DE REFERENCIA Asistente Administrativa(o) SB-3 NOMBRE CONSULTORÍA Contratación de Un(a) Asistente Administrativo(a) para el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo. OBJETIVO DE LA CONSULTORIA El/La consultor(a) será contratado(a) por PNUD-Costa Rica y bajo la dirección y supervisión del Coordinador(a) de Operaciones, asiste en la administración general de servicios administrativos, administra y ejecuta procesos y transacciones que garantizan alta calidad y exactitud de trabajo. El(la) Asistente Administrativo(a) promueve un enfoque orientado al cliente, la calidad y los resultados. El /La Asistente Administrativo(a) trabaja en estrecha colaboración con el personal de Operaciones, Programas y personal de proyectos de la oficina de país y de otras agencias del Sistema de Naciones Unidas, para intercambiar información y asegurar la prestación de servicios consistentes. TAREAS Y RESPONSABILIDADES El(la) consultor(a) realizará las siguientes actividades: Garantiza un apoyo administrativo eficiente, centrándose en el logro de los siguientes resultados: - Organización y coordinación de envíos y despacho de aduanas.
- Coordinación de los arreglos de viaje.
- Apoyar, organizar y coordinar logística de talleres, conferencias , eventos y otros.
- Solicitar cotizaciones y preparar cuadros comparativos y órdenes de compra para adquisiciones de la oficina (equipo, suministros, servicios de alimentación, hospedajes)
- Coordinación de DSA, agencias de viajes y otras encuestas administrativas, encuestas para la organización de servicios comunes.
- Apoyo en asuntos de protocolo, registro de personal, coordinación con la autoridad local en materia espacial y otros asuntos administrativos.
- Responder llamadas y, hasta donde sea posible, contestar preguntas directamente del PNUD, contrapartes, consultores, proveedores, etc. con respecto a los asuntos administrativos.
- Redactar correspondencia de rutina.
- Supervisión de los servicios de limpieza.
- Coordinación de servicios de transporte, mantenimiento regular de vehículos y seguros.
- Comprobación y certificación del registro diario del vehículo y del consumo de gas, actualización y mantenimiento del historial del vehículo.
- Notificación e investigación inmediatas de casos de accidentes de vehículos, daños, pérdidas o robo de artículos; Actualización y mantenimiento del informe de historia del vehículo.
- Coordinar el mantenimiento de la planta de electricidad, la alarma y sistema de incendios.
- Coordinar todo lo relacionado con el edificio y el aire acondicionado por parte del PNUD.
- Tramitar exoneraciones de vehículos, marchamos, menajes, equipo en el sistema Exonet.
- Recibir y atender proveedores de hoteles, agencias de viajes, agencias de vehículos, mobiliario, equipo de cómputo, suministros entre otros.
- Apoyar al/la Coordinador(a) de Operaciones en los temas de seguridad (MORS-MOSS), agendas, notas.
- Brindar soporte administrativo en la implementación de la estrategia de género, desarrollo humano, ODSs y COP21.
- Cualquier otra función propia de la naturaleza del cargo.
Asegura la implementación de estrategias operacionales, centrándose en el logro de los siguientes resultados: - Completo cumplimiento de las actividades administrativas con las normas, reglamentos, políticas y estrategias de la ONU / PNUD.
- Suministro de insumos a los procesos administrativos de la oficina de país , mapeo e implementación de los procedimientos operativos estándar internos (SOPs).
- Elaboración de planes de trabajo orientados a los resultados del equipo administrativo.
Proporciona apoyo para un control administrativo y financiero efectivo en la oficina, centrándose en el logro de los siguientes resultados: - Creación de proveedores(vendors) en Atlas.
- Coordinación de servicios comunes y arreglos de recuperación de costos.
- Provisión de información para auditoria.
Asegura servicios comunes apropiados centrándose en el logro del siguiente resultado - Mantenimiento de servicios comunes, gestión de espacios de oficinas para asegurar actividades integradas en servicios comunes y la implementación de la reforma de la ONU.
- Apoya la implementación de los SOPs para el esfuerzo conjunto del Equipo de País del SNU.
- Participar del grupo de OMT.
Apoya la creación de conocimientos y el intercambio de conocimientos en la oficina de país, centrándose en el logro de los siguientes resultados: - Formación del personal en los procedimientos administrativos.
- Reunión informativa a los miembros del personal sobre cuestiones relacionadas con el área de trabajo.
- Contribuciones sólidas a las redes de conocimientos ya las comunidades de práctica.
IMPACTO DE RESULTADOS: Los resultados clave tienen un impacto en la eficiencia de la unidad. El análisis preciso y la presentación de información, el trabajo bien documentado, refuerzan la capacidad de la oficina y facilitan la acción posterior del supervisor. La propia iniciativa de los titulares es decisiva en los resultados del trabajo y en la finalización oportuna. REQUISITOS Y EXPERIENCIA DEL(A) CONSULTOR/A: • Grado mínimo de bachillerato universitario en: Administracion publica, Administración de empresas, Contabilidad, Economía o afines. • Mínimo 5 años de experiencia relevante proporcionando servicios de apoyo administrativo. • Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Experiencia en manejo de sistemas de administración basados en web. • Deseable experiencia previa con NNUU , organismos de cooperación internacional, PNUD. Dominio del idioma inglés. • Deseable Conocimiento demostrado de las normas, procedimientos y reglamentos del PNUD. • Deseable conocimiento en temas de género , ODSs ,derechos humanos y/o COP 21. • Experiencia comprobada de trabajo en ambientes bajo presión y en situaciones de emergencia; • Excelentes habilidades de comunicación escrita e interpersonal Excelentes relaciones interpersonales. Disponibilidad inmediata COMPETENCIAS CORPORATIVAS - Demuestra integridad con los valores y estándares éticos de Naciones Unidas
- Demuestra compromiso a la misión, visión y valores de las Naciones Unidas
- Demuestra adaptación y sensibilidad a aspectos culturales, de género, religión, raza, nacionalidad y de edad
- Tiene un trato justo para todas las personas
- Demuestra conocimiento corporativo y buen juicio.
- Actuar como jugador en equipo y facilitar el trabajo en equipo.
- Facilitar y fomentar la comunicación abierta en el equipo.
- Crear sinergias mediante el autocontrol
- Gestión de conflictos.
- Aprender y compartir conocimientos y fomentar el aprendizaje de los demás.
- Tomar decisiones informadas y transparentes
- Tiene excelentes destrezas organizacionales y habilidad para desarrollar múltiples tareas efectivamente
- Tiene sentido de confidencialidad
- Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de la unidad de trabajo y con clientes internos y externos.
- Posee conocimientos básicos de las políticas y procedimientos organizacionales relacionados con la posición y los aplica de manera consistente en las tareas del trabajo.
- Demuestra habilidad para identificar problemas y proponer soluciones.
PERIODO DE LA CONSULTORÍA Se ofrece un contrato de servicios profesionales por un periodo de un año con posibilidad de prorrogas , dependiendo del desempeño y la disponibilidad presupuestaria. El PNUD Costa Rica realizará evaluaciones periódicas del desempeño con base en las funciones específicas que describen estos términos de referencia. HONORARIOS Los honorarios corresponderán a la Banda 3, de acuerdo con la tabla de salarios para la contratación de contratos de servicios del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo en Costa Rica. Esta contratación se pagará de forma mensual y en colones. REQUISITOS DE LA APLICACIÓN Las personas que deseen postularse para esta consultoría, deben necesariamente enviar la siguiente documentación: - Carta de interés.
- Hoja de vida actualizada del (la) consultor(a)
- Formulario P11. Los interesados deberán llenar el formulario P11 disponible en www.cr.undp.org/ Operaciones/ Centro de servicios/ Formulario P11. También se adjunta a esta publicación.
La presentación de estos documentos es obligatoria. Las aplicaciones se recibirán en la dirección electrónica recursoshumanos.cr@undp.org indicando en el asunto del correo: Asistente Administrativo(a) PNUD. La fecha límite para aplicar a esta consultoría es el domingo 24 de setiembre del 2017. Se invita a las mujeres a presentar su candidatura Solamente las personas convocadas para entrevista serán contactadas |
