| Overview : Chère Madame/Cher Monsieur, Nous vous demandons de bien vouloir nous adresser votre soumission au titre de : Sélection d’un (1) Prestataire en charge de la conduite de la campagne de communication et de sensibilisation sur le Système d’alerte Précoce (SAP) dans le Grand Sud suivant les Termes de Référence (TDRs) ci-joint (Annexe 1). Veuillez utiliser le formulaire figurant dans l’annexe 2 jointe aux présentes pour les besoins de la préparation de votre soumission. Les offres techniques et financières sous plis fermés peuvent être déposées jusqu’au 15 Août 2018 à 15h00, heure de Antananarivo, à l’adresse suivante : Par courrier/ Messager/remise en main propre : PNUD - PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT MAISON COMMUNE DES NATIONS UNIES BP 1348 - RUE DR RASETA, ROUTE DE MAJUNGA ANTANANARIVO/MADAGASCAR N’hésitez pas à écrire à l’adresse upm.mg@undp.org pour toute information complémentaire. Les enveloppes contenant la soumission financière et la soumission technique DOIVENT ETRE COMPLETEMENT SEPAREES et chacune doit être remise fermée et clairement revêtue de la mention « SOUMISSION TECHNIQUE » ou « SOUMISSION FINANCIERE », selon le cas. Chaque enveloppe doit clairement indiquer le nom du soumissionnaire et la référence de l’appel d’offre 728/RFP/PADRC/2018. Contexte et justification: Apres l’arrêt de l’ancien Système d’alerte précoce (SAP) en 2012, un projet conjoint du Système des Nations Unies a bénéficié d’un fonds du Gouvernement Japonais pour remettre en marche le SAP, cette fois-ci, à vocation multisectorielle dans le Grand Sud. Ce projet a été développé par le PNUD/OCHA/PAM sur la base de la note conceptuelle de la relance du SAP élaborée depuis 2015 sous le leadership du BNGRC. Cette note prévoit dix étapes, dont chacune correspond à un résultat attendu bien clair. La plupart de ces étapes, sous l’appui technique direct du PAM, du PNUD et de l’OCHA et coordonnées par le BNGRC, sont actuellement en cours et/ou réalisés. Les deux premières étapes en cours et/ou déjà réalisées ont permis : - de collecter des données et de faire une analyse cartographique pour la relance du SAP; - de mettre en place un cadre technique et institutionnel du SAP. L’objet des présents termes de référence correspond à la troisième étape qui consiste à conduire une campagne de sensibilisation jusqu’au niveau communautaire. Pour cela, le PNUD procèdera au recrutement d’une Agence spécialisée en communication. En ce sens, le recours à l’appui d’un Prestataire spécialisé en communication pour assurer la mise en œuvre effective de la campagne de sensibilisation pour la promotion du SAP est indispensable. Objectifs L’objectif de la campagne de communication et de sensibilisation sur la remise en route du SAP s’inscrit dans l’impératif de communication des objectifs, des différents produits du SAP, de limites et contraintes vers les différents utilisateurs et décideurs dont l’appropriation par le plus grand nombre conditionne largement sa réussite. Spécifiquement, le Prestataire s’assure de : - Susciter l’intérêt de ses différents cibles (autorités nationales et locales, donateurs, agences humanitaires, média, population dans le grand sud, public en général) sur la pertinence et l’utilité du SAP ;
- Faciliter la participation des invités avec une bonne organisation évènementielle ;
- Soutenir la capitalisation des moments forts de l’ensemble de la campagne de sensibilisation.
Résultats attendus Les résultats attendus sont les suivants : - les cibles des produits du futur SAP ont fait bien connaissance du redémarrage du SAP et ont compris la valeur ajoutée du SAP dans leurs activités respectives ;
- tous les outils pour la visibilité du redémarrage du SAP sont disponibles et atteints leurs cibles
- le marketing promotionnel de l’évènement est réalisé ;
- l’organisation logistique en lien avec le mandat du prestataire est satisfaisante ;
- la couverture médiatique est assurée ;
- les supports de capitalisation de l’évènement sont disponibles.
Description des tâches principales Sous la supervision du Spécialiste des Affaires Humanitaires de l’OCHA et du Spécialiste en GRC du PNUD, le Prestataire devra honorer les tâches permettant de répondre aux objectifs spécifiques : 3.1- Susciter l’intérêt de ses cibles sur l’utilité et la pertinence du SAP : assurer le marketing promotionnel de l’évènement (brochures, promotion web et sur réseaux sociaux, spot, encarts et insertion presse, émissions radiophoniques, plateau télé) afin de sensibiliser et d’informer l’opinion publique au niveau des Régions Anosy, Androy et Atsimo Andrefana sur le redémarrage du SAP. 3.2- Faciliter la participation des invités avec une bonne organisation évènementielle : voyage des participants en provenance des Communes, des districts et des Régions, indemnités des participants selon les procédures requises par le PNUD, hôtesses et facilitation (accompagnement à l’arrivée et inscription, distribution de badges, emplacement, remise des microphones durant les échanges, etc…) , kit du participant (invitation, badge, pochettes personnalisées, blocs notes personnalisés, stylos personnalisés, clés USB personnalisés contenant les documents techniques relatifs au SAP), la disponibilité du parc informatique. Trois (3) ateliers vont être respectivement conduits : * à Antananarivo à l’endroit de 60 personnes composées des membres du Gouvernement, des Secrétaires et Directeurs Généraux des Ministères, des Partenaires Techniques et Financiers et des acteurs humanitaires. Les invitations seront à la charge du BNGRC. * à Fort-Dauphin à l’endroit de 80 personnes issues des Régions Anosy et Androy. Les participants seront composés du Chef des 2 Régions, des Préfets, des organisations humanitaires présentes dans les deux régions, des Chefs des districts (Ambovombe, Bekily, Beloha, Tsihombe, Amboasary Sud et Fort-Dauphin), des Services Techniques Déconcentrés représentés au niveau de ces districts, des Représentants de Maires issus de 81 Communes, de l’équipe du BNGRC a Ambovombe, et de ceux des Fokontany représentatifs de ces dernières. * à Tuléar à l’endroit de 40 personnes issues de la Région Atsimo Andrefana. Les participants seront composés du Chef de la Région, du Préfet, des organisations humanitaires présentes dans les deux régions, des Chefs des districts (Ampanihy Ouest, Betioky et Tuléar II), des Services Techniques Déconcentrés représentés au niveau de ces districts, des Représentants des Maires issus de 40 Communes et de ceux des Fokontany représentatifs de ces dernières. - assurer une excellente couverture médiatique : prise de photos et vidéos des moments clés de l’évènement (prise de parole, discours, présentations, interventions des participants)
3.3- Soutenir la capitalisation des moments forts de la campagne de sensibilisation : réaliser un film documentaire qui retrace les thématiques discutées pendant les 3 ateliers. Rémunération (Jalons de paiement) Une notification sera faite au Prestataire pour finaliser la version du livrable avant soumission de sa facture. Le paiement sera effectué en trois tranches ci-après à la remise des livrables validés par le projet suivants (voir point 6 pour les pourcentages de paiement) : - un planning d’exécution relatant les activités à faire durant la mission ainsi que les approches méthodologiques
- les supports de communication et de documentation développés
- un rapport final des réalisations : médiatisation, atelier et documentation de la campagne.
Prise en charge des dépenses et remboursements Le Prestataire sera responsable de toutes les dépenses administratives personnelles associées aux prestations y compris les matériels informatiques et les logiciels pour l’exécution de la mission, les matériels de bureau, la location, les déplacements et les communications (téléphones, e-mails, internet, etc…). Assignation et plan de travail Le Prestataire aura comme référents le Spécialiste des Affaires Humanitaires de OCHA et le Spécialiste en GRC du PNUD. Les prestations se feront à la demande après réception du bon de commande ou du mail confirmant l’accord sur la proforma fournie par le Prestataire pour faire le service demandé. Chaque livrable indiqué ci-dessous doit être validé par BNGRC, PAM, OCHA et PNUD ; Une fiche de présence et un PV signés par les représentants de chaque entité constitueront les pièces attestant leur validation. | 
