Procurement Notices

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Instituto Nacional de las Mujeres (INAMU)

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD)

Proyecto: “Fortalecimiento de las condiciones laborales en las organizaciones públicas y privadas mediante la inclusión de la igualdad de género”

TERMINOS DE REFERENCIA

Contratación de Asistente Administrativa(o)

OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

Contratación de un(a) consultor(a) nacional que funja como asistente administrativo(a) del proyecto “Fortalecimiento de las condiciones laborales en las organizaciones públicas y privadas mediante la inclusión de la igualdad de género”.

ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN

El INAMU, desde el año 2002 y hasta la fecha, ha venido trabajando en el desarrollo de un modelo de gestión en igualdad de género para el cierre de brechas entre mujeres y hombres en el empleo. Dicho modelo, se ha fortalecido mediante la creación de mecanismos y herramientas para la inclusión de la igualdad de género en organizaciones públicas y privadas.

Como resultado del proceso desarrollado, a la fecha se cuenta con las siguientes herramientas:

1.      Norma Nacional para certificar sistemas de gestión de igualdad de género

2.      Sello de igualdad y equidad de género

3.      Instrumento de Auditoría del Sistema de gestión de igualdad de género (SIGIG)

4.      Guía para el diagnóstico de brechas de género.

5.      Manual de capacitación del SIGIG.

Reconociendo la composición y características del sector empresarial costarricense, que presenta una alta proporción de MYPES, y considerando que el SIGIG se orienta hacia organizaciones medianas y grandes, en el año 2013 se crea un modelo de Reconocimiento para la implementación de Buenas Prácticas laborales orientadas a  la igualdad y equidad de género, en el sector MYPES. Como productos de este proceso se tienen:

1.      Modelo para el reconocimiento de buenas prácticas MYPES

2.      Propuesta de sistemas de incentivos

En cuanto a las empresas que han formado parte de esta iniciativa de certificación, Coca Cola Industrias se constituye en la primera empresa en certificarse, en el marco de un proyecto piloto, con la norma del INAMU, posteriormente el Banco Popular y el Scotiabank. Adicionalmente, otro grupo de empresas e instituciones se han involucrado en el proceso.

Durante el periodo 2011 – 2013, se desarrolla el proceso de cambio de la Norma pasando de norma INAMU y constituyéndose en Norma Nacional, para lo cual el INAMU gestiona este cambio ante el organismo normalizador nacional INTECO. Para contar con empresas certificadoras, el INAMU también gestiona con el Ente Costarricense de Acreditación, ECA, los criterios de género que deben cumplir los organismos certificadores para aplicar la norma INTE-38-01-01:2015.

Por otra parte, el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) cuenta con una amplia experiencia internacional en el abordaje del tema de la inclusión de igualdad y equidad de género en el sector empresarial, mediante programas como: la comunidad de Sellos de Igualdad de Género (espacio para el intercambio de conocimientos, buenas prácticas y herramientas que facilitan la implementación de políticas de igualdad), Empresas por la Igualdad y el Sistema Regional de Seguimiento de Brechas de Género.  Asimismo, el PNUD cuenta con un Sistema de Formación para la Igualdad (en modalidad virtual y presencial), dirigido a personas asesoras en igualdad de género en organizaciones públicas y privadas. De igual manera cuenta con una extensa base de datos de personas expertas, nacionales e internacionales, así como la experiencia de apoyo a otros países como es el caso de Colombia, República Dominicana y otros países de la Comunidad de Sellos.

Por lo tanto, INAMU y PNUD deciden realizar una alianza de colaboración para apoyar el fortalecimiento de las capacidades institucionales del INAMU para mejorar la eficiencia y eficacia en la gestión de los Sistemas de Reconocimientos en Igualdad de Género en el empleo dirigidos a organizaciones públicas y privadas.

Los principales productos esperados de este proyecto son:

1.   Fortalecidas y ampliadas las capacidades del INAMU en gestión para la implementación del Sistema de Reconocimiento.

2.   Implementada una estrategia de promoción y comunicación para las poblaciones y sectores definidos en el Sistema de Reconocimiento.

3.   Creadas y fortalecidas las alianzas público – privada y público – público, alrededor de la igualdad y equidad de género en el marco del Sistema de Reconocimiento.

4.   Desarrollados mecanismos de gestión de conocimiento para la inclusión de género en organizaciones públicas y privadas, en el marco del Sistema de Reconocimiento.

5.   Definidos mecanismos de seguimiento y evaluación del proyecto.

Se requiere un(a) consultor(a) que trabaje tiempo completo, asistiendo al coordinador(a) del proyecto y al oficial de programas a cargo, en las diversas tareas administrativas y logísticas que requieran, para desarrollar las actividades del proyecto y alcanzar los resultados esperados.

OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA

Asistir en el seguimiento y la implementación de las actividades y encargarse del cierre administrativo del proyecto, de acuerdo a los planes anuales, y bajo la dirección y supervisión del coordinador(a) del proyecto y de la oficial a cargo de este proyecto.

RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR LA PERSONA CONSULTORA

El/la Asistente será responsable de las actividades de manejo financiero y administrativo.

Proporcionará apoyo al Coordinador(a) y Oficial a cargo del proyecto en el manejo diario y realizará funciones secretariales y de asistencia, con las siguientes responsabilidades específicas:

1. Tener al día y a la disposición inmediata todos los documentos requeridos para la evaluación, auditoría financiera y cierre del proyecto.
2. Redactar correspondencia de rutina en los idiomas  español e inglés.
3. Preparar  informes financieros, cuadros, gráficos, tablas, etc. en  español y/o en inglés, cuando así se requiera.
4. Responder llamadas y, hasta donde sea posible, contestar preguntas directamente del PNUD, contrapartes, consultores, proveedores, etc. con respecto a los asuntos administrativo-financieros del Proyecto.
5. Establecer y mantener archivos de trabajo sobre todas las acciones del proyecto (técnicas, financieras, compras; etc.), tanto impresos como electrónicos.
6. Apoyar la gestión de los recursos financieros asignados a cubrir aspectos organizativos y logísticos relacionados con la ejecución del proyecto y asegurar que se desarrollen según las pautas y procedimientos de PNUD.
7. Asistir en la preparación de presentaciones, minutas, convocatorias e informes relacionados con el proyecto.
8. Mantenimiento de registros actualizados de todos los documentos del proyecto, incluidos los financieros, de conformidad con los requisitos de auditoría.
9. Asegurar que todos los arreglos logísticos requeridos para facilitar el logro de los objetivos del proyecto, sus actividades y tareas, se lleven a cabo oportuna y eficazmente.
10. Asistir al/la Coordinador(a) de Proyecto y al/la Oficial de Programas en la preparación y actualización de los componentes administrativo-financiero de los planes de trabajo del proyecto en colaboración con la Oficina de País del PNUD.
11. Preparar y presentar oportunamente los informes financieros y la liquidación de los anticipos, incluyendo informes de avance y otros informes similares conforme sea requerido por las normas y procedimientos aplicables.
12. Mantener registros apropiados de las contrataciones de bienes y servicios y procesar la cancelación de obligaciones no liquidadas.
13. Asegurar que la contratación de consultores del Proyecto, la compra de bienes y servicios y el desembolso de fondos se lleven a cabo de conformidad con las políticas y procedimientos del PNUD  para el Proyecto.
14. Realizar las tareas administrativas del proyecto, incluyendo: elaboración de solicitudes de pago (formulario FACE y sus anexos), solicitudes de cotización, elaboración de actas de las reuniones a las que le corresponda apoyar, elaboración de cuadros de Microcompras,  elaboración de cuadros comparativos, hacer arreglos de viaje, citas, reuniones, cuando así se requiera; así como cualquier otra responsabilidad administrativa necesaria para gestionar la prestación de los servicios para la buena marcha del proyecto.
15. Apoyar a la coordinación del proyecto en el manejo de todos los servicios de apoyo logístico para las actividades de capacitación tales como cursos, talleres, seminarios, reuniones, etc.
16. Coordinar agendas.
17. Revisar las facturas de los subcontratistas y verificar la documentación de apoyo para asegurar que los servicios prestados y reclamados sean conformes con los términos del contrato.
18. Examinar la disponibilidad de fondos, verificar y enviar la Certificación de Pagos/facturas de consultores/firmas al PNUD y dar seguimiento a asuntos pendientes para asegurar la toma de acciones oportunas.
19. Apoyar en el proceso de contratación de consultores (pagos, asistir en  preparación de Términos de Referencia, proceso de reclutamiento, contratos de consultores y contratistas, subcontratos, trámites de reclamos).
20. Asistir al Coordinador(a) del Proyecto en el manejo de los fondos del presupuesto  (preparación, revisiones,  modificaciones, informes del presupuesto).
21. Asegurar la conformidad de las solicitudes de desembolso del Proyecto con los procedimientos, planes de trabajo y disponibilidad de los recursos para gastos.
22. Llevar registros de la ejecución  presupuestaria y del avance financiero del Proyecto.
23. Preparar y mantener informes financieros mensuales por medio de las herramientas de información financiera del PNUD (ATLAS), indicando el presupuesto aprobado, los desembolsos y compromisos mensuales para identificar el saldo remanente del presupuesto del Proyecto.
24. Preparar revisiones al presupuesto usando el sistema ATLAS, según sea necesario.
25. Monitorear la situación financiera del Proyecto y analizar las transacciones para asegurar la conformidad  con los procedimientos del PNUD y el presupuesto  del Proyecto.
26. Llevar registros adecuados de la ejecución presupuestaria  y del Cofinanciamiento del Proyecto.
27.  Verificar que los gastos del proyecto se ejecuten hasta que hayan sido autorizados.
28. Realizar trabajos preparatorios para las revisiones obligatorias de presupuesto general, inventario físico anual, y ayudar a los evaluadores externos en el cumplimiento de su misión.
29. Asistir en preparar toda la documentación necesaria para la compra de bienes y servicios por medio de solicitudes de cotización (RFQ), invitaciones a licitar (ITB), solicitudes de propuesta (RFP) o cualquier otro medio apropiado de conformidad con los procedimientos de PNUD.
30. Asistir en la aplicación de los mecanismos para la apertura y evaluación de ofertas.
31. Asistir en la preparación de órdenes de compra, contratos, acuerdos a largo plazo o sus enmiendas;
32. Mantener bases de datos actualizadas sobre: proveedores,  empresas y organizaciones participantes del proyecto y personas capacitadas (desagregadas por sexo).
33. Mantener registros del proceso de compra para asegurar total transparencia y rendición de cuentas.
34. Desempeñar otros deberes relacionados con la ejecución de proyectos y según sean asignados por el/la Coordinador(a) del Proyecto y Oficial de Programas a cargo.
35. Participar en reuniones periódicas en las Oficinas del PNUD Costa Rica cuando así le sea solicitado por el Oficial de Programas a cargo.
36. Cualquier otra función propia de la naturaleza del cargo.