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Introduction

Pays : MADAGASCAR

 

Description de la mission : 

 Contexte et objectifs

Dans l’optique de mise en conformité à l’article 10 de l’AFE que Madagascar a ratifié en 2015 ainsi que de la mise en œuvre de la Feuille de route nationale y relative, il est incité la simplification des procédures associée à l’utilisation de la technologie avec la mise en place de la cartographie et de la digitalisation des procédures, lequel devrait s’accompagner de la dématérialisation de la quasi-totalité des documents utilisés. Ceci incluant toutes les autorisations ou décisions délivrées par l’Administration, ainsi que de la suppression des formalités et documents inutiles d’une part, et d’autre part de la mise en place d’un logiciel ou d’une application de gestion et d’archivage des documents pour une meilleure traçabilité des activités et sécurisation des documents de dédouanement.

 En effet, tout au long de ses activités, la Direction Générale des Douanes acquiert, manipule et produit un grand nombre de documents. Certains sont vitaux et doivent être conservés pour répondre à l’environnement réglementaire. D’autres encore, les documents dits « de travail » peuvent être consultés dans le but de prendre une décision. Dans le cadre de leurs missions, les différents Services et bureaux au sein de la Douane collaborent à travers des échanges de courriers, de documents, de courriels, d’appels téléphoniques, etc. On note alors des lenteurs importantes dans le traitement des dossiers dues pour l’essentiel à l’insuffisance des outils de dématérialisation des procédures.

De tout ce qui précède, la gestion et la conservation des documents au sein de l’Administration des Douanes sont des activités essentielles qui répondent à des objectifs d’ordre juridique et légal et à des enjeux stratégiques.

 En vue de l’objectif suscité de simplification des procédures et face au constat précédent, il est apparu nécessaire pour la Direction Générale des Douanes de mettre en place un système informatisé permettant d’améliorer l’efficacité du travail collaboratif et la sécurisation de la gestion des documents au sein des structures et entre les structures ; qu’il s’agisse de documents de dédouanement ou de documents internes à l’Administration, des décisions émises par l’Administration, y compris les processus de décision. Autrement dit, il s’agit d’une part de recourir à la gestion électronique des courriers et des correspondances, et d’autre part, de procéder à une dématérialisation des documents de l’Administration des Douanes en basculant vers une gestion électronique de ceux-ci et de leur archivage. Tout ceci en vue d’une automatisation de son workflow de processus métier.

 L’intégration de l’outil de gestion électronique des courriers et des documents au sein de l’Administration douanière malagasy représente une transition majeure vers une gestion plus efficace et transparente des processus et de la documentation. Pour ce faire,  le paramétrage et l’implémentation de l’outil sera confiée à un consultant externe spécialisée. En vue de maximiser les chances de réussite de son implémentation, en s’assurant que la transition technologique s’accompagne d’une adhésion efficace et harmonieuse de l’ensemble des parties prenantes, engager un consultant en charge de la supervision de de l’implémentation d’un outil de gestion électronique des courriers et des documents est une décision stratégique visant à garantir le succès et l’efficacité du projet. En effet, le consultant spécialisé dans la supervision apportera une expertise plus globale couvrant les aspects organisationnels, humains et méthodologiques, tout en s’assurant que l’outil réponde de manière optimale aux exigences opérationnelles et aux besoins évolutifs de l’Administration douanière malagasy.

 Les présents termes de références ont ainsi été élaborés en vue de recruter un consultant en charge de la supervision du paramétrage et de l’implémentation d’un outil de gestion électronique des courriers, des correspondances et des documents. L’outil sera fourni par un éditeur de logiciels dont le processus de recrutement est en cours.

 L’appui du PNUD à travers le Projet d’Appui à la Douane de Madagascar est sollicité pour la prise en charge des frais de réalisation du projet décrit dans les termes de référence ci-dessous.

Les présents termes de référence définissent les objectifs de la prestation, les spécifications et les résultats attendus de l’outil, les critères d’évaluation et les modalités de paiement.

 OBJECTIF GÉNÉRAL

Superviser le paramétrage et l’implémentation d’un outil de gestion électronique des courriers et des documents au sein de la Direction Générale des Douanes, ce dans le cadre de la dématérialisation des procédures et de la gestion électronique des documents.

 OBJECTIFS DE LA CONSULTANCE :

 -       S’assurer de la bonne compréhension de la mission par le cabinet en charge de la fourniture de l’outil, recruté en amont

-       Superviser chaque étape du paramétrage de l’outil jusqu’à son implémentation

-       Comprendre les spécifications techniques de l’outil recherché par l’Administration

-       Garantir la conformité des solutions proposées aux attentes de la Douane Malagasy

-       Assurer une exploitation optimale par les utilisateurs 

Période de mission/services (le cas échéant) :  

La prestation va durer 40 jours ouvrables étalés sur 10 mois.

 

La proposition doit être soumise directement sur le portail au plus tard à la date limite indiquée :  30 Septembre 2024

 

Toute demande de clarification doit être envoyée par écrit via la fonctionnalité de messagerie du portail. Le PNUD répondra par écrit, y compris une explication de la demande sans identifier la source de la demande.

 

Veuillez indiquer si vous avez l'intention de soumettre une offre en créant un projet de réponse sans le soumettre directement dans le système. Cela permettra au système d'envoyer des notifications au cas où les exigences de l'offre seraient modifiées. Si vous avez besoin de plus de précisions, veuillez nous contacter en utilisant la fonction de messagerie du système. Les offres doivent être soumises directement dans le système en suivant ce lien : http://supplier.quantum.partneragencies.org/ en utilisant le profil que vous avez sur le portail.

 

Si vous ne vous êtes jamais inscrit auparavant, vous pouvez enregistrer un profil en utilisant le lien d'inscription partagé via l'avis de recrutement et en suivant les instructions dans les guides disponibles sur le site Web du PNUD : https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/fscmUI/faces/PrcPosRegisterSupplier?prcBuId=300000279875058; ou https://www.undp.org/procurement/business/resources-for-bidders. Ne créez pas de nouveau profil si vous en avez déjà un. Utilisez la fonction de mot de passe oublié au cas où vous ne vous souviendriez pas du mot de passe ou du nom d'utilisateur de l'enregistrement précédent.

Documents :

Negotiation Document(s) (Before Accessing other negotiations Document(s), please click on this link)