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PRC1418 - Servicios Corporativos de Agencias de Viajes
Procurement Process :ITB - Invitation to bid
Office :UNDP-ARG - ARGENTINA
Deadline :04-Nov-22 @ 11:00 AM (New York time)
Published on :26-Sep-22 @ 12:00 AM (New York time)
Development Area :OTHER  OTHER
Reference Number :UNDP-ARG-00020
Contact :Adquisiciones PNUD - adquisicionespnud@undp.org

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Introduction :
SECCIÓN 2: VISIÓN GENERAL

Invitación a Licitar - 03/2022 - PRC0001418

“Servicios Corporativos de Agencia de Viajes para el Sistema de Naciones Unidas”

Proyecto: Oficina del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD)

País: Argentina


La presente Invitación a Licitar tiene por objeto seleccionar, dentro de un proceso competitivo, a un (1) proveedor para que, durante un período máximo de TRES (3) años, renovable anualmente a partir de la fecha de perfeccionamiento de la relación contractual,

provea al Sistema de Naciones Unidas en Argentina los “Servicios Corporativos de Agencia de Viajes” para las Agencias del Sistema. Estos servicios serán provistos a medida que sean adquiridos y solicitados por cada uno de los Programas, Fondos y Oficinas de las Naciones Unidas y

sus Agencias Especializadas en la Argentina.


Detalle de las Agencias del Sistema de Naciones Unidas que requieren el Servicio:

Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF)

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD)

Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR)

Oficina de Servicios para Proyectos de las Naciones Unidas (UNOPS)

Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) 

Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA)

Organización de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de la Mujer (ONU Mujeres)

Organización Internacional para las Migraciones (OIM - Oficina Nacional y Regional)


Las ofertas deben enviarse directamente en el sistema siguiendo este enlace: http://supplier.quantum.partneragencies.org y utilizando el perfil que ya se tenga en el portal. Si no se ha registrado con anterioridad, siga este para registrar un perfil en el sistema. https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/fscmUI/faces/PrcPosRegisterSupplier?prcBuId=300000127715297&_adf.ctrl-state=azywmctp_1&_afrLoop=6329722925931702&_afrWindowMode=0&_afrWindowId=null&_afrFS=16&_afrMT=screen&_afrMFW=1042&_afrMFH=575&_afrMFDW=1280&_afrMFDH=720&_afrMFC=8&_afrMFCI=0&_afrMFM=0&_afrMFR=144&_afrMFG=0&_afrMFS=0&_afrMFO=0 No cree un nuevo perfil si ya tiene uno.

Si no recuerde la contraseña o el usuario, utilice la opción de “contraseña olvidada”. Siga las instrucciones de la guía para buscar la licitación, suscribirse y enviar su oferta.


Descripción de los servicios requeridos:


La Agencia de Viajes proporcionará los siguientes servicios básicos a las Agencias del Sistema de las Naciones Unidas detalladas en el Apéndice A, brindando un trato personalizado y eficiente a los Organismos y al personal que requiera sus servicios, en cumplimiento de las Normas de Desempeño y Calidad de Servicio para las Agencias de Viaje:

 

2.1 Logística de Viajes

 

a) Cotización de boletos de transporte aéreo, terrestre o marítimo, local o internacional, para los viajes oficiales del personal de Naciones Unidas que sean solicitados. Se presentarán varias opciones cuando aplique. Se presentarán en cada caso tres diferentes cotizaciones de itinerarios con sus respectivas tarifas, líneas aéreas y explícitamente las restricciones que pudiere tener el boleto. Será decisión final Naciones Unidas la selección de cuál se utilizará. Los precios cotizados deberán ser netos para pagarse. Proporcionando tarifas especiales y descuentos claramente monetarios para los servicios.

 

Si bien el PNUD puede solicitar la cotización de boletos terrestres o marítimos, local o internacional, estos no serán objeto de la evaluación técnica y económica del presente proceso.

 

b) Preparar itinerarios de viaje para todo viaje oficial previo a la partida del viajero que incluyan la siguiente información: horas de partida y llegada a los diferentes destinos, números de vuelo, línea aérea, horas de anticipación para presentarse en el aeropuerto, asiento asignado, clase, requisitos y restricciones que deban tomarse en cuenta a la hora de realizar el vuelo, etc. Especialmente la aplicación de penalidades por devolución de pasajes o de cambios de fecha. Esto último deberá ser aclarado al momento de realizar su propuesta económica.

 

En dicho itinerario se incluirá un número telefónico de la agencia de viajes que esté disponible las 24 horas para que pueda ser contactado por los viajeros desde cualquier parte del mundo en caso de urgencias. La agencia de viajes solicitará a su vez, un número de teléfono al viajero a través del cual la agencia pueda notificarle cualquier información importante, como cierre de aeropuertos, cancelación y demora de vuelos u otros cambios.

 

c) Emisión de boletos: La emisión de boletos se realizará con base al itinerario aprobado por Naciones Unidas, utilizando en todo momento como criterio fundamental las regulaciones de viaje de Naciones Unidas, cuyo principio consiste en aplicar la ruta más directa hacia el lugar de destino, con la tarifa más económica disponible. Naciones Unidas proporcionará a la agencia que resulte favorecida en este proceso las políticas y regulaciones del Sistema detalladas sobre el tema de viajes, con el fin de que sea puesto en práctica por las personas que se designen para dar el servicio.

 

d) Efectuar la asignación de asientos específicos en el momento de hacer las reservas. Esto debe hacerse teniendo en cuenta cualquier consideración especial que el viajero pueda tener (clase autorizada, preferencia, etc.). Aunque no será responsabilidad directa de la agencia si la línea aérea efectúa cambios a la hora de realizar el vuelo, ésta deberá alertar sobre esta situación al viajero, a la hora de entregarle el boleto o bien indicarlo en el itinerario que le proporcione.

 

e) Entrega del boleto emitido. La agencia acordará con el pasajero el lugar y hora de entrega del boleto respectivo, que deberá realizarse dentro de las 24 horas de recibida la autorización de viaje por parte de la Agencia solicitante del servicio (o antes, según la necesidad), y por lo menos con 24 horas de anticipación de la hora estimada de partida. En caso de que la agencia no entregara el boleto en el tiempo previsto, por causas ajenas al pasajero, ésta se comprometerá a entregarlo en el lugar indicado por el pasajero. Debe proveerse la facilidad de entregar inmediatamente el boleto al pasajero y/o en las oficinas de Naciones Unidas.

 

f) Pre - chequeos, la agencia deberá facilitar la confirmación anticipada de viaje de los funcionarios o del personal para evitar demoras en los vuelos.

 

g) La política de manejo de los viajes debe incorporar parámetros de medición de calidad de servicio interno y externo conforme a las Normas de Desempeño y Calidad de Servicio que se adjunta como Sección 4.

 

h) La agencia de viajes a través de sus negociaciones con aerolíneas específicas (Iberia, Alitalia, Copa, American Airlines, etc.) permitirá ahorros significativos en costos u obtención de otros beneficios para Naciones Unidas, de manera que dichas negociaciones positivas hagan que los usuarios usen dichas aerolíneas según la región de destino. Realizará todos los convenios posibles con las aerolíneas, y utilizará como base los ya existentes, buscando maximizar y unificar los beneficios para todas las Agencias de NNUU.

 

i) La agencia de viajes tramitará y llevará un control de las millas corporativas acumula-das por aerolínea y por Agencia del Sistema de Naciones Unidas. En caso de premios por millas acumuladas, los mismos serán otorgados a la Agencia del Sistema de Naciones Unidas que corresponda. Gestión de boletos con puntos y/o millas acumuladas por Naciones Unidas, ante las líneas aéreas. Brindar información regular sobre los beneficios y especialmente sobre los pasajes gratuitos acumulados, que debe ser detallada por cada Agencia del Sistema de Naciones Unidas. Se establece que cualquier tipo de compensación (por ejemplo, pasajes gratuitos) no puede ser aceptada por funcionarios del Sistema de Naciones Unidas según las normas éticas del Sistema de Naciones Unidas. Dichos beneficios, estimados monetariamente deberán estar reflejados en reducciones sobre el costo de pasajes.

 

j) Personal asignado. La agencia deberá asignar de su estructura un mínimo de dos (2) personas, a efectos de cubrir las funciones necesarias para brindar los servicios requeridos como se detalla a continuación:

 

1) Ejecutivo de cuentas / Gerente de operaciones y venta.

2) Responsable Reservas y Pasajes: la persona asignada a dichas funciones deberá operar como representante de la Agencia de Viajes ante, durante el horario de oficina.

 

2.2 Otros servicios

 

a) Facturación: en cada factura se deberán indicar los siguientes conceptos: i) costo del ticket; ii) comisión por emisión del ticket; iii]) monto de I.V.A. que contiene la factura conforme a lo establecido en la Resolución DGI 3331/99.

Las facturas deberán presentarse con los siguientes adjuntos: un listado adjunto en donde se indique: nombre del pasajero, fecha del viaje, ruta, número del boleto, costo del ticket, y una copia de la autorización.

 

b) Registro estadístico: la agencia de viajes deberá llevar un Informe estadístico de carácter trimestral de las transacciones con las Agencias de Naciones Unidas, a nivel general y por Agencia. Este registro permitirá analizar los niveles de compras realizadas, los cos-tos por destino, costo del ticket con el descuento aplicado, costo del ticket sobre tarifa IATA, el cumplimiento de acuerdo con aerolíneas, millas corporativas acumuladas, plazo de antelación con que se solicitan los servicios y otros datos que a criterio de ambas partes permitirán un seguimiento adecuado de las operaciones. Las Agencias de Naciones Unidas identificarán por escrito, la nómina de su personal que podrá acceder a esta información.

 

c) Efectuar los cambios o cancelaciones requeridas, obteniendo los reembolsos que correspondan a favor de Naciones Unidas, cuando apliquen.

 

d) Asistir en caso de pérdida o daño de equipaje o cualquier reclamo que se presente. Investigar rápidamente cualquier reclamo y hacer las recomendaciones de cursos de acción pertinentes para solucionarlo.

 

e) En caso necesario, informará al pasajero oportunamente sobre seguros de viaje y los costos involucrados. Si la agencia de viajes provee un seguro adicional con / sin costo debe explícitamente informar al viajero.

 

f) Gestionará el reemplazo o reembolso a Naciones Unidas de boletos aéreos extraviados o robados o no utilizados, de acuerdo con las regulaciones de las líneas aéreas.

 

g) Cuando se requiera, la agencia de viajes deberá capacitar a personal designado de Naciones Unidas sobre clases de boletos existentes, las restricciones que le aplican a cada una y cualquier otra información que facilite la buena comunicación y servicio.

 

h) Si se requiere, dará asistencia en aeropuerto, acceso a salones VIP, brindando los servicios a pasajeros, prechequeo de documentos y equipaje. Se requiere que esta asistencia sea brindada en el Aeropuerto Internacional Ministro Pistarini (Ezeiza) y en el Aero-parque Metropolitano Jorge Newbery, independientemente del horario del vuelo.

 

i) Brindará servicio de asistencia en cuanto al turismo receptivo, atendiendo a personas extranjeras y/o nacionales, personal de Naciones Unidas, que requieran de mejores alternativas para conocer y visitar el país (Argentina).

 

j) Asistencia con trámites que se presentan con urgencia relacionados con la obtención de documentos y pasajes aéreos para personas que requieren asistir a seminarios o eventos a nivel internacional que se realizan fuera del país.

 

k) Se deberá contar con un servicio propio de mensajería para la prestación de los servicios.

 

l) Gestión de upgrades de cortesía. Cuando sea posible, y sin que represente un costo adicional para las Agencias del Sistema de NNUU, y dependiendo de la disponibilidad y política en las aerolíneas, la agencia de viajes realizará esfuerzos para obtener upgrades de cortesía.

 

m) Proporcionar de forma permanente a los puntos focales en cada Agencia de NNUU la información actualizada de promociones y servicios de la agencia y las compañías aéreas.

 

n) Información sobre declaraciones de migraciones y de salud, reglamentos sobre el control de divisas y restricciones de otros gobiernos y asistencia para obtener certificados de exención de impuestos por viaje.

 

o) Cualquier otro servicio que la agencia de viajes pueda prestar deberá ser detallado explícitamente indicando si tendrá costo o no para Naciones Unidas y el monto respectivo.

 

2.3 Servicios eventuales

 

a) En casos especiales y de ser requerido, brindar a los participantes de conferencias y reuniones que se lleven a cabo en el Argentina, apoyo en sus arreglos de viaje, tales como: reconfirmaciones de vuelo, cambio de itinerarios, cambio de vuelos, reemisión de boletos, tours internos, asistencia en aeropuerto, etc. El apoyo debe ser para las ciudades principales, atendiendo a invitados importantes (nacionales o extranjeros), para lo cual se debe designar a una persona de la Agencia para que se encargue personalmente en caso de presentarse esta necesidad.

 

b) Asesorar y asistir en la obtención de visas y, en caso necesario, otros permisos para los viajeros, su equipaje y/o mascotas, así como realizar los trámites ante las autoridades competentes y dependiendo de la nacionalidad del pasajero informar sobre los visados especiales, vacunas o cualquier otro tipo de información relevante del lugar de destino. Asistencia e información para viajeros poco frecuentes, suministrando información y asesorando respecto a la cantidad de equipaje, horarios, facilidades, disponibilidad de servicios y transportes, estación climática, uso de teléfonos celulares, normas vigentes de las compañías aéreas o aeropuertos (locales e internacionales), etc. La agencia deberá informar con la debida anticipación sobre los requerimientos de visado, vacunas, etc.

 

c) Realizar las reservaciones respectivas en hoteles nacionales e internacionales presentando varias opciones diferentes a escoger, y prosiguiendo de acuerdo con las confirmaciones de itinerarios que le sean remitidas por los viajeros y que se enmarquen en los lineamientos y regulaciones de Naciones Unidas.

 

d) Reservación de salas VIP nacionales e internacionales. En caso de que se solicite, realizar reserva.

 

e) Transporte aeropuerto-hotel y viceversa.

 

f) La agencia de viajes podrá brindar servicios a los funcionarios de las Agencias de NNUU en viajes no oficiales, tomando en consideración que todos los gastos imputables a dicho servicio serán de cuenta y responsabilidad de cada pasajero. Naciones Unidas no asumirá ninguna responsabilidad por el costo de cualquier gestión de viaje de índole personal de sus funcionarios y/o dependientes.

Documents :
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