This specific tender is managed via the new supplier portal system of UNDP Quantum. If you are interested in submitting a bid for this tender, you must subscribe following the instructions in the user guide. If you have not registered a profile with this system, you can do so by following the link for Supplier Registration.
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RFP - Serviço de Rececionista / Telefonista - Edifício ONU
Procurement Process
RFP - Request for proposal
Office
UNDP-CPV - CAPE VERDE
Deadline
20-Mar-25 @ 02:00 PM (New York time)
Published on
13-Mar-25 @ 12:00 AM (New York time)
Reference Number
UNDP-CPV-00088
Contact
Procurement Team - procurement.cv@cv.jo.un.org
Introduction
Request for Proposal - Serviço de Rececionista / Telefonista - Edifício das Nações Unidas
O Sistema das Nações Unidas em Cabo Verde, através do Escritório Conjunto do UNDP, UNFPA e UNICEF pretende estabelecer um acordo de longo prazo (LTA - Long Term Agreement) com uma empresa, registada em Cabo Verde, para a prestação de serviço de Rececionista/Telefonista, para o Edifício das Nações Unidas em Achada Santo António.
ÂMBITO DO TRABALHO: PRINCIPAIS ATIVIDADES
A rececionista/telefonista será responsável pelas seguintes tarefas, sob orientação e supervisão da Administrative Assistant e Operations Manager:
- Receber visitantes com uma abordagem profissional e orientada para o cliente.
- Receber, registar e encaminhar documentos e correspondência interna.
- Atender chamadas telefónicas, encaminhando-as de forma eficaz (internos e externas).
- Receber corretamente as mensagens e transmiti-las atempadamente ao pessoal da ONU em causa;
- Acompanhar e orientar todos os visitantes ao escritório, fornecendo indicações e informações precisas relacionadas a ONU e todas as agências da Casa das Nações Unidas.
- Registar e Monitorizar todos os visitantes em coordenação com serviços de segurança;
- Verificar com o funcionário da ONU se este está à espera de visitas;
- Assegurar que os visitantes estão sempre a usar o cartão de visitante; Operar a central telefónica de acordo com o protocolo existente;
- Reportar/registar anomalias ou eventuais incidentes;
- Garantir/Manter a limpeza e organização da área de receção da ONU.
Please indicate whether you intend to submit a bid by creating a draft response without submitting directly in the system. This will enable the system to send notifications in case of amendments of the tender requirements. Should you require further clarifications, kindly communicate using the messaging functionality in the system. Offers must be submitted directly in the system following this link: http://supplier.quantum.partneragencies.org using the profile you may have in the portal. In case you have never registered before, you can register a profile using the registration link shared via the procurement notice and following the instructions in guides available in UNDP website: https://www.undp.org/procurement/business/resources-for-bidders. Do not create a new profile if you already have one. Use the forgotten password feature in case you do not remember the password or the username from previous registration.
Search for the specific tender using search filters and subscribe to the tender in order to get notifications in case of amendments of the tender document. If you need support with the online system, you can contact the contact details of this tender as indicated in the solicitation document.
JOINT OFFICE OF UNDP, UNFPA AND UNICEF
PROCUREMENT TEAM