| Overview : INVITATION A SOUMISSIONNER (RFP) (Pour les services de faible valeur) NOM & ADRESSE DE L’ENTREPRISE | DATE :03/03/2020 | REFERENCE : RFP/032/PNCC-NAP/2020 |
Chère Madame/Cher Monsieur, Nous vous demandons de bien vouloir nous adresser votre soumission au titre de la fourniture, installation et formation dans le cadre de l’acquisition d’un système de Visio Conférence complet pour le compte du Projet NAP. Veuillez utiliser le formulaire figurant dans l’annexe 2 jointe aux présentes pour les besoins de la préparation de votre soumission. Visite de site obligatoire le 16/03/ 2020 à 10 h au Bureau du Projet NAP sis à Abidjan Cocody Riviera Palmeraie, Cité du Bonheur – Angle Rue I119 et Rue I132, Ilot n°12, Lot n°200, Villa n°43 – non loin de la SODECI Les soumissions technique et financière peuvent être déposées sous pli fermé jusqu’au 20/03/2020 à 12 h00 à l’adresse suivante : 01 BP 1747 ABIDJAN ANGLE AVENUE MARCHAND RUE GOURGAS PLATEAU EN FACE DE LA RADIO DEPOT DANS LA BOITE RESERVEE AUX OFFRES SOUS PLIS FERME MENTIONNANT LA REFERENCE « SELECTION D’UN PRESTATAIRE POUR FOURNITURE, INSTALLATION ET FORMATION DANS LE CADRE DE L’ACQUISITION D’UN SYSTEME DE VISION CONFERENCE » UNDP/RFP/2020/032 Votre soumission doit être rédigée en français, et assortie d’une durée de validité minimum de 120 jours. Dans le cadre de la préparation de votre soumission, il vous appartiendra de vous assurer qu’elle parviendra à l’adresse indiquée ci-dessus au plus tard à la date-limite. Les soumissions qui seront reçues par le PNUD postérieurement à la date-limite indiquée ci-dessus, pour quelque raison que ce soit, ne seront pas prises en compte. es services proposés seront examinés et évalués en fonction de l’exhaustivité et de la conformité de la soumission et du respect des exigences indiquées dans la RFP et dans l’ensemble des autres annexes fournissant des détails sur les exigences du PNUD. La soumission qui répondra à l’ensemble des exigences, satisfera l’ensemble des critères d’évaluation et possèdera le meilleur rapport qualité/prix sera sélectionnée aux fins d’attribution du contrat. Toute offre qui ne répondra pas aux exigences sera rejetée. Toute différence entre le prix unitaire et le prix total sera recalculée par le PNUD. Le prix unitaire prévaudra et le prix total sera corrigé. Si le prestataire de services n’accepte pas le prix final basé sur le nouveau calcul et les corrections d’erreurs effectués par le PNUD, sa soumission sera rejetée. Aucune modification du prix résultant de la hausse des coûts, de l’inflation, de la fluctuation des taux de change ou de tout autre facteur de marché ne sera acceptée par le PNUD après réception de la soumission. Lors de l’attribution du contrat ou du bon de commande, le PNUD se réserve le droit de modifier (à la hausse ou à la baisse) la quantité des services et/ou des biens, dans la limite de vingt-cinq pour cent (25 %) du montant total de l’offre, sans modification du prix unitaire ou des autres conditions. Tout contrat ou bon de commande qui sera délivré au titre de la présente RFP sera soumis aux conditions générales jointes aux présentes. Le simple dépôt d’une soumission emporte acceptation sans réserve par le prestataire de services des conditions générales du PNUD figurant à l’annexe 3 des présentes. Veuillez noter que le PNUD n’est pas tenu d’accepter une quelconque soumission ou d’attribuer un contrat/bon de commande et n’est pas responsable des coûts liés à la préparation et au dépôt d’une soumission par le prestataire de services, quels que soient le résultat ou les modalités du processus de sélection. La procédure de contestation que le PNUD met à la disposition des fournisseurs a pour but de permettre aux personnes ou entreprises non retenues pour l’attribution d’un bon de commande ou d’un contrat de faire appel dans le cadre d’une procédure de mise en concurrence. Si vous estimez que vous n’avez pas été traité de manière équitable, vous pouvez obtenir des informations détaillées sur les procédures de contestation ouvertes aux fournisseurs à l’adresse suivante : http://www.undp.org/content/undp/en/home/operations/procurement/protestandsanctions/. Le PNUD encourage chaque prestataire de services potentiel à éviter et à prévenir les conflits d’intérêts en indiquant au PNUD si vous-même, l’une de vos sociétés affiliées ou un membre de votre personnel a participé à la préparation des exigences, du projet, des spécifications, des estimations des coûts et des autres informations utilisées dans la présente RFP. Le PNUD applique une politique de tolérance zéro vis-à-vis des fraudes et autres pratiques interdites et s’est engagé à prévenir, identifier et sanctionner l’ensemble de ces actes et pratiques préjudiciables au PNUD, ainsi qu’aux tiers participant aux activités du PNUD. Le PNUD attend de ses fournisseurs qu’ils respectent le code de conduite à l’intention des fournisseurs de l’Organisation des Nations Unies qui peut être consulté par l’intermédiaire du lien suivant : http://www.un.org/depts/ptd/pdf/conduct_english.pdf Nous vous remercions et attendons avec intérêt votre soumission. Cordialement, Représentant Résident Adjoint /Opérations 05/03/2020 Annexe 1 Description des exigences Contexte | | Partenaire de réalisation du PNUD | Les services sont exécutés au profit du PNCC | Brève description des services requis[1] | L’objectif général est de renforcer les capacités matérielles de l’UGP par la mise en place d’un système complet de visioconférence et de projection de documents dans la salle de réunion du PNCC afin de faciliter les échanges avec ses partenaires dans l’exécution des activités du projet. De façon spécifique, il s’agira de : - Faciliter la mise en place de réunions de travail entre l’UGP et ses différents partenaires où qu’ils soient dans le monde et pour un nombre minimum de 20 personnes ; - Réduire les coûts liés au déplacement ; - Permettre une projection et un partage de documents entre l’UGP et plus généralement le PNCC et ses partenaires à l’étranger | Liste et description des prestations attendues | Le prestataire devra fournir un document prenant en compte : - L’installation et la mise en service d’un système complet de visioconférence dans les locaux du Programme National Changements Climatiques ;
- Le prestataire devra veiller à la compatibilité de sa proposition technique avec l’infrastructure existante, notamment concernant le câblage réseau. Les matériels livrés par le prestataire devront être neufs et en état de sortie d’usine. Toutes les précautions nécessaires devront être mises en œuvre en cours de travaux pour assurer le parfait état de conservation des matériels tant pendant le stockage que durant le montage ;
- En complément des indications susmentionnées, le périmètre de la prestation comprend au minimum :
- La fourniture et l’installation d’un Appliance ayant une fonctionnalité de visioconférence ;
- La fourniture des terminaux de visioconférence (écran, caméra, système de sonorisation, microphones…) ;
- La fourniture d’un système de projection des documents ;
- Les aménagements éventuellement nécessaires à l’infrastructure de visioconférence ;
- Le raccordement de la solution au réseau Internet ;
La prestation inclue également : - Les matériels, logiciels et accessoires (même s’ils ne sont pas expressément mentionnés aux présents termes de référence) nécessaires pour que les installations soient en ordre de marche au jour de la mise en service ;
- Les essais et mises au point nécessaires pour mettre les installations en parfait état de fonctionnement et les livrer conformes aux spécifications des présents termes de référence ;
- Les opérations de nettoyage en fin de chantier.
- Par ailleurs, le prestataire procèdera à la configuration d’un VLAN spécifique dédié à la gestion du système proposé.
| Personne devant superviser le travail/les prestations du prestataire de services | Analyste ICT et/ou Assistant ICT du PNUD | Fréquence des rapports | En tant que de besoin | Exigences en matière de rapport d’avancement | En tant que de besoin | Lieu des prestations | 1 : Bureau du projet NAP sis à Abidjan Cocody Riviera Palmeraie, Cité du Bonheur – Angle Rue I119 et Rue I132, Ilot n°12, Lot n°200, Villa n°43 – non loin de la SODECI | Durée prévue des prestations | 30 jours maximum | Date de commencement prévue | Dès finalisation du processus de sélection | Date-limite d’achèvement | 30 jours maximum après signature du contrat | Déplacements prévus N/A | Destination/s | Durée prévue | Brève description de l’objet du déplacement | Date(s)-prévues | | | | | | | | | | | | |
| Exigences particulières en matière de sécurité | N/A | Equipements à fournir par le PNUD (doivent être exclus du prix offert) | N/A | Calendrier d’exécution indiquant la composition et la chronologie des activités/sous-activités | 1 Requis | Noms et curriculum vitae des personnes qui participeront à la fourniture des services | 1 Requis | Devise de la soumission | 1 FCFA | Taxe sur la valeur ajoutée applicable au prix offert[2] | 1 Doit exclure la TVA et autres impôts indirects applicables | Durée de validité des soumissions (à compter du dernier jour de dépôt des soumissions) | 1 120 jours Dans certaines circonstances exceptionnelles, le PNUD pourra demander au soumissionnaire de proroger la durée de validité de sa soumission au-delà de qui aura été initialement indiqué dans la présente RFP. La soumission devra alors confirmer par écrit la prorogation, sans aucune modification de la soumission. | Soumissions partielles | 1 Interdites | Conditions de paiement[3] | Prestations | Pourcentage | Condition de versement du paiement | Fourniture, installation et formation pour l’acquisition d’un système de Visio Conférence | 100 % | Sous trente (30) jours à compter de la date à laquelle les conditions suivantes seront respectées : a) L’acceptation écrite par le PNUD de la qualité des prestations (et non pas leur simple réception) ; et b) la réception de la facture du prestataire de services. | | | | |
| Personne(s) devant examiner/inspecter/approuver les prestations/les services achevés et autoriser le versement du paiement | Analyste ICT et/ou Assistant ICT du PNUD | Type de contrat devant être signé | 1 Bon de commande 1 Contrat de services professionnels | Critère d’attribution du contrat | 1 Prix offert le plus bas parmi les offres recevables sur le plan technique 1 Acceptation sans réserve des conditions générales du contrat du PNUD (CGC). Il s’agit d’un critère obligatoire qui ne peut pas être supprimé, quelle que soit la nature des services demandés. La non-acceptation des CGC peut constituer un motif de rejet de la soumission. | Critère d’évaluation de la soumission | 1 Soumission technique : au 70 % au moins du total des points 1 Soumission techniquement qualifiée la plus compétitive. | Le PNUD attribuera le contrat à : | 1 Un seul et unique prestataire de services | Annexes de la présente RFP[4] | 1 Formulaire de présentation de la soumission (annexe 2) 1 Conditions générales / Conditions particulières (annexe 3)[5] 1 TOR détaillés (annexe 4) 1 Autres[6] [veuillez préciser] | Personnes à contacter pour les demandes de renseignements (Demandes de renseignements écrites uniquement)[7] | procurement.ci@undp.org Les réponses tardives du PNUD ne pourront pas servir de prétexte à la prorogation de la date-limite de dépôt des soumissions, sauf si le PNUD estime qu’une telle prorogation est nécessaire et communique une nouvelle date-limite aux soumissionnaires. | Autres informations [veuillez préciser] | |
[1] Des TOR peuvent être joints si les informations énumérées dans la présente annexe ne suffisent pas à décrire de manière exhaustive la nature des prestations et les autres détails relatifs aux exigences. [2] L’exonération de TVA varie d’un pays à l’autre. Veuillez cocher ce qui est applicable au CO/BU du PNUD demandant les services. [3] Le PNUD préfère ne pas verser d’avance lors de la signature du contrat. Si le prestataire de services exige une avance, celle-ci sera limitée à 20 % du prix total offert. En cas de versement d’un pourcentage plus élevé ou d’une avance de plus de $30,000, le PNUD obligera le prestataire de services à fournir une garantie bancaire ou un chèque de banque à l’ordre du PNUD du même montant que l’avance versée par le PNUD au prestataire de services. [4] Si les informations sont disponibles sur le Web, il est possible de ne fournir qu’un simple URL permettant d’y accéder. [5] Il est signalé aux prestataires de services que la non-acceptation des conditions générales (CG) peut constituer un motif d’élimination du présent processus d’achat. [6] En sus du contenu de la présente RFP, des termes de référence plus détaillés peuvent être joints aux présentes. [7] La personne à contacter et l’adresse sont indiquées à titre officiel par le PNUD. Si des demandes de renseignements sont adressées à d’autres personnes ou adresses, même s’il s’agit de fonctionnaires du PNUD, le PNUD ne sera pas tenu d’y répondre et ne pourra pas confirmer leur réception. | 
