| Overview : Chère Madame/Cher Monsieur, Nous vous demandons de bien vouloir nous adresser votre soumission au titre de : Recrutement d’une ONG ou Association pour l’encadrement et le renforcement de capacité des groupes de producteurs/communautés locales dans la production d’huiles essentielles, utilisant des technologies propres d’extraction de plantes médicinales et de distillation d’huiles essentielles, dans l’une de la Communes du District de Vohibato (Région Haute Matsiatra) suivant les Termes de Référence (TDRs) ci-joint (Annexe 1). Veuillez utiliser le formulaire figurant dans l’annexe 2 jointe aux présentes pour les besoins de la préparation de votre soumission. Les propositions techniques et financières sous plis fermés peuvent être déposées jusqu’au 15 septembre 2020 à 10h00, heure de Antananarivo, à l’adresse email suivante : offres.mg@undp.org Dans l’hypothèse où vous auriez besoin d’explications, nous vous invitons à transmettre vos questions à l’adresse email suivante : upm.mg@undp.org Votre soumission doit être rédigée en Français et assortie d’une durée de validité minimum de 120 (cent vingt) jours. Dans le cadre de la préparation de votre soumission, il vous appartiendra de vous assurer qu’elle parviendra à l’adresse indiquée ci-dessus au plus tard à la date-limite. Les soumissions qui seront reçues par le PNUD postérieurement à la date-limite indiquée ci-dessus, pour quelque raison que ce soit, ne seront pas prises en compte. Les services proposés seront examinés et évalués en fonction de l’exhaustivité et de la conformité de la soumission et du respect des exigences indiquées dans la RFP et dans l’ensemble des autres annexes fournissant des détails sur les exigences du PNUD. La soumission qui répondra à l’ensemble des exigences, satisfera l’ensemble des critères d’évaluation et possèdera le meilleur rapport qualité/prix sera sélectionnée aux fins d’attribution du contrat. Toute offre qui ne répondra pas aux exigences sera rejetée. Toute différence entre le prix unitaire et le prix total sera recalculée par le PNUD. Le prix unitaire prévaudra et le prix total sera corrigé. Si le prestataire de services n’accepte pas le prix final basé sur le nouveau calcul et les corrections d’erreurs effectués par le PNUD, sa soumission sera rejetée. Aucune modification du prix résultant de la hausse des coûts, de l’inflation, de la fluctuation des taux de change ou de tout autre facteur de marché ne sera acceptée par le PNUD après réception de la soumission. Lors de l’attribution du contrat ou du bon de commande, le PNUD se réserve le droit de modifier (à la hausse ou à la baisse) la quantité des services et/ou des biens, dans la limite de vingt-cinq pour cent (25 %) du montant total de l’offre, sans modification du prix unitaire ou des autres conditions. Tout contrat ou bon de commande qui sera délivré au titre de la présente RFP sera soumis aux conditions générales jointes aux présentes. Le simple dépôt d’une soumission emporte acceptation sans réserve par le prestataire de services des conditions générales du PNUD figurant à l’annexe 3 des présentes. Veuillez noter que le PNUD n’est pas tenu d’accepter une quelconque soumission ou d’attribuer un contrat/bon de commande et n’est pas responsable des coûts liés à la préparation et au dépôt d’une soumission par le prestataire de services, quels que soient le résultat ou les modalités du processus de sélection. La procédure de contestation que le PNUD met à la disposition des fournisseurs a pour but de permettre aux personnes ou entreprises non retenues pour l’attribution d’un bon de commande ou d’un contrat de faire appel dans le cadre d’une procédure de mise en concurrence. Si vous estimez que vous n’avez pas été traité de manière équitable, vous pouvez obtenir des informations détaillées sur les procédures de contestation ouvertes aux fournisseurs à l’adresse suivante : http://www.undp.org/content/undp/en/home/operations/procurement/protestandsanctions/. Le PNUD encourage chaque prestataire de services potentiel à éviter et à prévenir les conflits d’intérêts en indiquant au PNUD si vous-même, l’une de vos sociétés affiliées ou un membre de votre personnel a participé à la préparation des exigences, du projet, des spécifications, des estimations des coûts et des autres informations utilisées dans la présente RFP. Le PNUD applique une politique de tolérance zéro vis-à-vis des fraudes et autres pratiques interdites et s’est engagé à prévenir, identifier et sanctionner l’ensemble de ces actes et pratiques préjudiciables au PNUD, ainsi qu’aux tiers participant aux activités du PNUD. Le PNUD attend de ses fournisseurs qu’ils respectent le code de conduite à l’intention des fournisseurs de l’Organisation des Nations Unies qui peut être consulté par l’intermédiaire du lien suivant : http://www.un.org/depts/ptd/pdf/conduct_english.pdf Annexe 1 Description des exigences Contexte | Voir les Termes de Référence | Brève description des services requis | L’objectif global est d’innover et contribuer à la réduction de l’émission de CO2 dans l’industrie des huiles essentielles dans les zones de production et ayant subi de pressions considérables sur les matières vertes et les ressources ligneuses à cause de l’augmentation des besoins en huiles essentielles durant et après le covid 19. L’objectif spécifique : A court et à moyen terme, les objectifs spécifiques sont : - Faire un diagnostic rapide de la situation de l’exploitation d’huiles essentielles dans l’ensemble de la Région Haute Matsiatra en général, et en particulier au niveau du District de Vohibato, en vue de proposer un site de mise en place d’une unité pilote d’extraction d’huiles essentielles à énergie solaire ; - Assurer l’accompagnement et l’encadrement technique des communautés locales bénéficiaires choisis dans l’utilisation et l’entretien de l’unité d’extraction d’huiles essentielles pour une production durable et respectant les normes environnementales d’huiles essentielles, et la création d’emploi vert pour les communautés locales vivant dans ces sites pilotes ; - Etudier, définir et mettre en place un système de gestion approprié (communautaire ou associatif ou privé avec contrat de gestion, ou autre) pour l’unité de transformation comprenant l’unité de production d’énergie solaire l’unité d’extraction d’huiles essentielles ; - Mettre en place une structure de gestion de l’ensemble des investissements mis en place (unité de production d’énergie solaire et unité d’extraction d’huiles essentielles) et en assurer l’encadrer pour arriver à une gestion autonome de la communauté ; - Mettre en contact les producteurs d’huiles essentielles avec les opérateurs du secteur privé potentiels pour assurer l’écoulement du produit. | Liste et description des produits attendus | Les résultats attendus de cette mission sont : - Production d’informations préliminaires de base réalisée : · Les informations sur la production d’huiles essentielles (Ravitsara, Mandravasarotra, Kininim-potsy…), la pression sur les ressources en bois liée à l’extraction d’huile essentielle, le nombre de ménage travaillant dans l’extraction d’huiles essentielles, les espèces fréquemment utilisées et sous pression dans la production d’huiles essentielles dans l’ensemble de la Région Haute Matsiatra en général et en particulier dans le District de Vohibato sont connues ; · Des sites propices à la mise en place d’une unité pilote d’extraction d’huile essentielles à énergie solaire sont identifiés et proposés. Un site sera priorisé avec les critères de choix en considérant entre autres la disponibilité des espèces d’huiles essentielles les plus utilisées dans la lutte contre la covid-19, et l’accessibilité ; - Au moins un groupement de producteurs composés de 100 ménages sont encadrés et appuyés pour la production d’huiles essentielles ; - Les ménages membres du groupement sont capables d’assurer l’utilisation et la maintenance de l’ensemble des systèmes mis en place (unité solaire et unité d’extraction) ; - Les ménages membres du groupement sont appuyés dans la commercialisation des produits issus de l’extraction. | Personne devant superviser le travail/les prestations du prestataire de services | Coordonnateur de projet | Fréquence des rapports | • A la fin de chaque livrable | Exigences en matière de rapport d’avancement | Les rapports à présenter suivant les délais pour chaque livrables repris dans les termes de références | Lieu des prestations | Antananarivo | Durée prévue des prestations | La durée de prestation est de six (6) mois, soit de septembre 2020 à février 2021 dont la modalité de paiement est détaillée dans les termes de référence | Date de commencement prévue | septembre 2020 | Date-limite d’achèvement | Au plus tard février 2021 | Exigences particulières en matière de sécurité | N/A | Calendrier d’exécution indiquant la composition et la chronologie des activités/sous-activités | • Requis | Noms et curriculum vitae des personnes qui participeront à la fourniture des services | • Requis | Devise de la soumission | • Ariary | Taxe sur la valeur ajoutée applicable au prix offert[1] | • Doit exclure la TVA et autres impôts indirects applicables | Durée de validité des soumissions (à compter du dernier jour de dépôt des soumissions) | 120 jours Dans certaines circonstances exceptionnelles, le PNUD pourra demander au soumissionnaire de proroger la durée de validité de sa soumission au-delà de qui aura été initialement indiqué dans la présente RFP. La soumission devra alors confirmer par écrit la prorogation, sans aucune modification de la soumission. | Soumissions partielles | Interdites | Conditions de paiement | Sous trente (30) jours à compter de la date à laquelle les conditions suivantes seront respectées : • L’acceptation écrite par le PNUD de la qualité des prestations (et non pas leur simple réception) ; et • La réception de la facture du prestataire de services. | Personne(s) devant examiner/inspecter/approuver les prestations/les services achevés et autoriser le versement du paiement | Coordonnateur de Projet | Type de contrat devant être signé | • Contrat de service professionnel | Critère d’attribution du contrat | • Score combiné le plus élevé (l’offre technique comptant pour 70 % et le prix pour 30 %) ; ☐ Acceptation des conditions générales des contrats (biens et/ou services) L’Acceptation sans réserve des conditions générales du contrat du PNUD (CGC) par le soumissionnaire est un critère d’attribution du marché. Il s’agit d’un critère obligatoire qui ne peut pas être supprimé, quelle que soit la nature des services demandés. La non-acceptation des CGC peut constituer un motif de rejet de la soumission. Suivre le lien ci-après pour le modèle de contrat avec les conditions générales : http://www.undp.org/content/undp/en/home/procurement/business/how-we-buy.html | Critère d’évaluation de la soumission | Soumission technique (100 %) – Voir détail ci-dessous · Adéquation et qualité de la méthodologie proposée, et plan de travail correspondant aux termes de référence (50 points) · Qualifications et compétences des personnes ressources (pertinence de l’organisation, conformité des diplômes aux profils de poste, Expérience du prestataire) (50points) La note technique totale obtenue sera pondérée à 70% Pour être techniquement qualifiée, la proposition technique doit obtenir au moins 70% de la note technique totale Soumission financière (30 %) A calculer en comparant le prix de la soumission par rapport au prix le plus bas des soumissions reçues par le PNUD. La note financière sera calculée sur la base de la formule suivante : Note financière A= (Offre la moins disante/Offre de A) x 30 | Le PNUD attribuera le contrat à : | • Une seule structure/prestataire Type de contrat à signer : Contrat de Service Professionnel Fiche descriptive du contrat (Biens et-ou Services) du PNUD | Annexes de la présente RFP | • Formulaire de présentation de la soumission (annexe 2) • Conditions générales / Conditions particulières (annexe 3) • TOR détaillés (Annexe 1) | Personnes à contacter pour les demandes de renseignements (Demandes de renseignements écrites uniquement)[2] | upm.mg@undp.org Les réponses tardives du PNUD ne pourront pas servir de prétexte à la prorogation de la date-limite de dépôt des soumissions, sauf si le PNUD estime qu’une telle prorogation est nécessaire et communique une nouvelle date-limite aux soumissionnaires. | Documents requis qui doivent être fournis pour établir l’admissibilité des soumissionnaires (sous la forme de « copies certifiées conformes » uniquement) | Le soumissionnaire devra fournir les documents suivants (conditions ’éligibilité) : - Une présentation de l’entreprise ou ONG avec une note méthodologique suivant les exigences reprises en annexe 02 - Formulaire de la présentation de la soumission ;
- Les documents NIF/STAT ou équivalent ;
- Un tableau reprenant une liste des prestations similaires durant les 3 dernières années et la valeur de leurs contrats (Nom de l’entreprise, intitulé du projet/mission, montant du marché, contacts des clients avec leurs noms, adresses email et numéro de téléphone) ;
- Des coordonnées des personnes ou institutions auprès desquelles les références peuvent être vérifiées (adresses email, numéros de téléphone, fonction,) ;
- Fournir une liste détaillée des experts qui seront affectés à cette mission, leurs responsabilités respectives ainsi que leurs qualifications (Joindre le CV de chacun) ;
- Plan de travail et planning d’activité
- Fournir une liste détaillée des équipements ou outils de travail disponibles pour une exécution satisfaisante du contrat.
Modalités de présentation des offres Les offres sont à envoyer par l’adresse email : offres.mg@undp.org avec le numéro de référence : 452/RFP/TRAC2/2020 et l’intitulé de la mission Structure de la soumission Tous les documents de la Soumission doivent être signés, reliés et présentés de la manière suivante : (DISPOSITION OBLIGATORE) Premiere (1ère) Partie : Proposition Technique : 1. Formulaire de la présentation de la soumission signé accompagné d’une description de profil de l’Entreprise ou ONG (Voir annexe 2) ; 2. Documents requis établissant l’admissibilité : (Voir point ci-dessus ; avec les annexes concernées Deuxième (2ème) Partie : Proposition Financière : Voir Formulaire en annexe 3 |
[1] L’exonération de TVA varie d’un pays à l’autre. Veuillez cocher ce qui est applicable au CO/BU du PNUD demandant les services. [2] La personne à contacter et l’adresse sont indiquées à titre officiel par le PNUD. Si des demandes de renseignements sont adressées à d’autres personnes ou adresses, même s’il s’agit de fonctionnaires du PNUD, le PNUD ne sera pas tenu d’y répondre et ne pourra pas confirmer leur réception. |
