| Overview : Terms of Reference II. Contexte et informations générales sur le travail L’immeuble des Nations Unies en Guinée-Bissau, a été construit dans les années 1990 et depuis ce temps il n’a pas fait l’objet d’évaluation physique pour sa réhabilitation. Tout au long de ces années, les matériaux et matériels de construction employés ont souffert de l’effet du temps et de l’utilisation, ce qui explique la nécessite d’entreprendre aujourd’hui une intervention globale de la structure. C’est à ce titre qui le Programme des Nations Unies pour le Développement - PNUD au nom de toutes les agences a décidé de lancer un appel d’offre à la manifestation de candidatures de bureaux d’études pour la complète réhabilitation de ce bâtiment. III. Objectifs et portée de la prestation - Missions L’objectif de la présente consultation est de recruter un bureau d’étude chargé de la réalisation d’études complètes pour la réhabilitation de l’Edifice des Nations Unies, afin de proposer des mesures correctives, adéquates et durables, et produire les documents et outils techniques en lien avec la mise en œuvre desdites mesures. 1. Faire une étude complète pour la réhabilitation de l’Edifice des Nation Unies ; 2. Ressortir les quantités quantitatif et estimatif des travaux par corps de métier, 3. Préparer les soumissions aux DAO de travaux de construction et de réalisation d’Edifice ; 4. Préparer les spécifications techniques servant de bases pour la soumission aux DAO ;
5. Préparer les DAO de travaux de services et de fournitures, analyser, vérifier les études et les spécifications techniques servant de bases pour l'élaboration des DAO ;
Etendue de la prestation : Les activités du prestataire se décomposeront comme suit : • Phase 0 – Analyse de la cohérence entre les données théoriques rapportées et la situation du terrain. Cette phase doit permettre de confronter les données rapportées théoriquement et l’analyse physique de la situation. Le prestataire doit réaliser les prestations suivantes : • Analyser et faire des observations de base sur ses propres constats physiques, comparativement aux rapports éventuellement déjà fournis • Emettre un avis sur la cohérence entre ses propres constats et les rapports déjà établis ; • Compléter éventuellement les rapports de diagnostic existants, si besoin est ; • Faire les relevés qui lui serviront plus tard de base lors des calculs des quantités Phase 1 – Etudes Sur base des éléments de la phase 0, le prestataire fournira un rapport écrit de synthèse (données générales sur les techniques en termes d’options architecturales, descriptif des travaux et matériaux proposés, considérations techniques, équipements, coûts,), servant de mesures correctives aux problèmes relevés et confirmés. La liste des tâches du prestataire inclut et de manière non exhaustive ce qui suit : 1. Faire une description générale et technique de chacune des différentes options architecturales servant de solutions techniques aux problèmes et dégradations relevés, incluant les actions sur les structures, ainsi que les autres réhabilitations requises ; 2. Elaborer une liste des différents travaux à réaliser ; 3. Etablir un bordereau des quantités des travaux à réaliser ; 4. Développer des clauses techniques, ainsi que les spécifications techniques des travaux à réaliser une description des matériaux proposés et des options techniques possibles pour les installations et équipements, avec précision sur les qualités requises ; 5. Dessiner les divers plans à l’échelle de 1/100 et 1/50 suivant le niveau de détail requis pour chacun des blocs : vues en plan, coupes, façades, plan de toiture incluant la charpente et couverture, plans des fondations, plans des huisseries, plan masse et d’implantation, schémas d’installation électriques et de plomberie, perspectives etc., sur formats A4 et A3 suivant les dimensions et besoin de lisibilités. Les dessins doivent inclure les dessins des détails de structures, surtout sur les parties à rénover, de manière à fournir tout détail technique au PNUD et au futur entrepreneur ; 6. Faire une estimation du coût de l’ensemble des travaux nécessaires 7. Faire une décomposition des prix unitaires, avec formules Excel permettant une actualisation par simple changement des coûts des matériaux ; 8. Elaborer une note stratégique et méthodologique relative à la mise en œuvre des travaux ; 9. Décrire des mesures relatives à la santé et sécurité au travail durant l’exécution des travaux ; 10. Etablir les modalités de limitation de l’impact environnemental résultant de la mise en œuvre des travaux ; 11. Etablir un calendrier/planning d’exécution des travaux (graphique de Gantt) ; 12. Tenant compte de la spécificité des travaux à réaliser, fournir un aperçu sur les critères clés de sélection des entreprises d’exécution des travaux ; 13. Elaborer une note sur l’entretien et la maintenance des bâtiments. Pour chaque option architecturale ou d’ingénierie, les éléments suivants seront pris en compte : • Une accessibilité par les personnes vivant avec un handicap; • Une économie des couts à travers un bon rapport qualité-cout de construction et d’exploitation ; • Une meilleure sauvegarde de l’environnement ; • Une facilite de maintenance et entretien moins couteuse ; • Dans la mesure du possible, une utilisation de matériaux facilement trouvables sur le marché local pour les besoins futurs de réparation et maintenance ; Phase 2 – Appui à la passation des marchés Le prestataire n’est pas d’emblée mobilisé sur cette étape, mais en tant qu’expert ayant réalisé les études, sur appréciation du Maître d’ouvrage, des interventions peuvent lui être demandées ayant pour objet : De participer et conduire une fois requis par le Maître d’ouvrage, à des réunions préparatoires et de visite du site par les entreprises avant la remise des offres de travaux ; De participer à la préparation, s’il y a lieu, des réponses aux candidats ayant demandé des éclaircissements ou éléments additionnels lors du processus de passation des marchés de travaux ; Une analyse et vérification des variantes éventuelles pour leur validation ; Un rapport d’analyse des soumissions et conseils au Maître d’ouvrage dans le choix de l’adjudicataire ; Un avis sur les documents contractuels. Pour cela, le prestataire pourra, une fois requis par le Maître d’ouvrage, participer en tant que personne ressource, aux différents comités techniques d’ouverture et d’analyse des offres. Phase 3 – Suivi et contrôle de l’exécution des travaux Phase 3.1 – Suivi des chantiers Validation et approbation des études d’exécution Les études d’exécution permettent la réalisation de l’ouvrage. Elles ont pour objet : - D’établir tous les plans d’exécution et spécifications à l’usage du chantier ainsi que les plans de synthèse correspondants ; - D’établir sur la base des plans d’exécution un devis quantitatif détaillé des travaux ou corps d’état ; - D’établir le calendrier prévisionnel d’exécution des travaux par corps d’état ; - D’effectuer la mise en cohérence technique des documents fournis par les entreprises lorsque les documents pour l’exécution des ouvrages sont établis partie par la maîtrise d’œuvre, partie par les entreprises titulaires des marchés. Les études d’exécution sont intégralement réalisées par l’entreprise d’exécution des travaux. Le prestataire s’assure que les documents qu’elles ont établis respectent les dispositions du projet et, dans ce cas, leur délivre son visa. Une période de préparation de chantier de minimum 2 semaines sera incluse dans le planning de l’entreprise et servira, entre autres, à la réalisation et validation de ces études d’exécution. Cette période s’étend de la date de la signature du contrat à la date de réception de l’ordre de service de démarrage des travaux. Le premier rapport du bureau d’étude, suivi et contrôle doit parvenir au Maître d’ouvrage délégué au plus tard le dernier jour calendaire du mois suivant, dès signature du contrat par l’entreprise. Direction de l’exécution / ordonnancement, coordination et pilotage Le prestataire est responsable de la direction de l’exécution du ou des contrats de travaux et doit : - S’assurer que les documents d’exécution ainsi que les ouvrages en cours de réalisation respectent les dispositions des études effectuées ; - S’assurer que les documents qui doivent être produits par l’entrepreneur, en application du contrat de travaux ainsi que l’exécution des travaux sont conformes audit contrat ; - Délivrer tous les ordres de service, établir tous procès-verbaux nécessaires à l’exécution du contrat de travaux, procéder aux constats contradictoires et organiser et diriger les réunions de chantier ; - Préparer les attachements en vue de l’établissement des décomptes - Vérifier et approuver les projets de décomptes ou les demandes d’avances présentés par l’entrepreneur, d’établir les états d’acomptes, de vérifier le projet de décompte final établi par l’entrepreneur, d’établir le décompte général ; - Assister le Maître de l’ouvrage en cas de différend sur le règlement ou l’exécution des travaux. De plus, le prestataire est responsable de l’ordonnancement, la coordination et le pilotage du chantier. Pour cela, il doit : - Analyser les tâches élémentaires portant sur les études d’exécution et les travaux, de déterminer leur enchaînement ainsi que leur chemin critique par des documents graphiques ; - Harmoniser dans le temps et dans l’espace les actions des différents intervenants au stade des travaux ; - Mettre en application, au stade des travaux et jusqu’à la levée des réserves, dans les délais impartis dans le ou les contrats de travaux, les diverses mesures d’organisation arrêtées au titre de l’ordonnancement et de la coordination. Suivi rapproché du chantier (permanent) Durant les travaux, le chantier sera couvert par un contrôleur de proximité de travaux qui devra être présent en permanence sur le chantier, et qui organisera judicieusement son travail en fonction de la programmation de l’entreprise. Cet expert sera utilisé pendant toute la durée des travaux et disposera de moyens de déplacement et de tout le nécessaire pour un fonctionnement autonome. La surveillance des travaux s’assurera que les moyens matériels et humains affectés au chantier par les entrepreneurs permettent de respecter les délais contractuels. A ce titre elle procédera à des vérifications quantitatives et de conformité du personnel ainsi que des matériels conformément aux dispositions des contrats et de leurs annexes. Si les moyens matériels et/ou humains sont insuffisants, la surveillance des travaux exigera de l’entreprise les moyens supplémentaires nécessaires pour le respect strict du délai contractuel. Le surveillant de proximité aura pour tâche de vérifier que l’ensemble des travaux se fait dans les règles de l’art. A ce titre, conformément aux dispositions stipulées dans les contrats des entreprises : - Il approuvera les matériels et matériaux livrés sur le chantier par les entrepreneurs ; - Il exigera des entreprises le conditionnement correct des matériaux, exigera le criblage / tamisage, lavage des agrégats s’il y a lieu et s’assurera que les matériaux approvisionnés sur le chantier (ciment, sable, gravier, matériaux de remblai, etc.) sont de bonne qualité et conformes aux dispositions prévues par les cahiers des prescriptions techniques. Les matériels et matériaux livrés non conformes seront évacués hors du chantier et remplacés ; - Il veillera au respect strict des dimensions prévues par les contrats et ses annexes. Les modifications éventuelles en cours de chantier proposées par l’entreprise ou suscitées par sa propre initiative devront être soumises à l’approbation du superviseur si elles sont mineures et du Maitre d’ouvrage si elles sont majeures, de nature à avoir un impact sur la quantité, qualité ou montant final ; - Il vérifiera le déroulement des essais de contrôle s’il y a lieu et appréciera les résultats afin de s’assurer de la conformité des ouvrages prévus à cet effet ; - Il veillera à la bonne exécution de l’ensemble des travaux conformément aux règles de l’art, et les spécifications reprises dans les prescriptions techniques devront être impérativement respectées. Tout ouvrage non conforme sera démoli et reconstruit conformément aux exigences du marché, aux frais de l’entreprise ; - Il dressera contradictoirement avec les entreprises et à la demande de celles-ci, un attachement cumulé des travaux et ouvrages réellement exécutés, sur une périodicité mensuelle ; - Il participera aux réunions de chantier dirigées par le superviseur et participera à la rédaction des procès-verbaux des réunions de chantier, des rapports spéciaux et des rapports d’activités mensuels. - Il relatera en collaboration avec le représentant de l’entreprise jour après jour la vie du chantier dans le journal de chantier qui sera visé par lui-même et le chef de chantier de l’entreprise. D’une manière générale, ce journal portera tous les détails techniques du chantier, en particuliers les travaux réalisés, les approvisionnements effectués, l’état des stocks, les incidents, les ordres de services, les pannes, difficultés rencontrées avec indication des heures auxquelles ils se sont produits, les visites reçues, l’état d’avancement des travaux, etc. ; le journal sera gardé sur chantier et le surveillant, complété conjointement par le représentant de l’entreprise et le surveillant qui ne signera que sur les pages correspondants aux jours où il était présent ; - Ces journaux resteront disponibles en permanence sur le chantier pour la maîtrise d’ouvrage lors de leurs visites de suivi ; - Chaque feuille du journal de chantier sera munie de deux souches pour qu’en cas de nécessité de retrait d’une feuille, les souches puissent rester pour consultation sur place. - Il approuve les corps d’ouvrages régulièrement et réellement exécutés ; - Il réceptionne les résultats des essais et analyses (établis par l’entreprise) s’il y a lieux ; - Il participe avec son superviseur à la préparation de la réception provisoire des travaux sanctionnée par un Procès-Verbal faisant état des réserves éventuelles à lever dans un bref délai. Il est entendu que le surveillant sera présent sur le chantier en fonction du planning de l’entrepreneur, depuis la date de démarrage jusqu’à la date de la réception provisoire. Supervision du chantier Le prestataire s’assurera de la conformité des travaux par rapport aux dispositions contractuelles, par des visites régulières au chantier, et à un rythme d’une fois toutes les deux semaines, à l’occasion de la réunion de chantier. Il se rendra également au chantier chaque fois que le Maître d’ouvrage l’estimera nécessaire suite à un besoin spécifique. Il en prendra lui-même l’initiative si la nature de sa mission l’exige. Ces missions ont également pour but d’apporter un appui technique et organisationnel au surveillant de proximité. Au cours de certaines de ces missions, le chef de mission sera accompagné aux frais du bureau d’étude, d’autres experts techniques (électricien, Ingénieurs structure, plombier, etc.). Le choix de la participation de ces experts sera établi par le prestataire afin qu’ils participent à des étapes clef du chantier. Ces experts se rendront également au chantier chaque fois que le Maître d’ouvrage l’estimera un besoin spécifique. De plus, le prestataire devra prévoir, dans son offre, autant que de besoin, en cas de problèmes sur le chantier, et sur demande de l’entreprise ou du Maitre d’ouvrage, de réaliser des missions supplémentaires. Des ajustements financiers pourront être faits pour des missions non contenus dans le marché signé, si le requérant est le PNUD. Le chef de mission informera par courriel ou téléphone, son programme au représentant du Maître d’ouvrage pour les missions citées ci-dessus pour éventuellement y être accompagné par celui-ci. Le prestataire assume, pendant toute la durée de sa mission, une supervision générale des travaux, veillant au respect des dispositions contractuelles, à savoir : - vérification de la conformité de l’exécution aux règles de l’art et aux réglementations en vigueur applicables dans le pays et du côté du Maître d’ouvrage; - coordination interne de son équipe (ingénieur, architecte, techniciens) ; - existence des plans complets et autres documents techniques sur chantier, et recommandations nécessaires au projet ; - validation des plans d’exécution, des plans d’armatures et de tous les bordereaux d’armatures ; - mise à jour des plans tout au long de l’exécution ; - organisation et direction des réunions de chantier hebdomadaires lorsqu’il est présent, rédaction des Procès-Verbaux in situ sur cahier autocopiant (3 exemplaires) ou directement sur ordinateur avec imprimante sur le chantier. Ces Procès-Verbaux sont signés par toutes les parties en fin de réunion ; - vérification du journal de chantier et, suivant les nécessités, des métrés contradictoires ; - information régulière du Maître d’ouvrage sur l’évolution des travaux et établissement d’un rapport mensuel et de fin de chantier des activités mises en œuvre et des difficultés rencontrées ; - contrôle de la conformité des ouvrages aux prescriptions légales ; - suivi financier : établissement, vérification et réactualisation, à intervalles réguliers, des échelles de paiement et du décompte des coûts restant dus et présumés ; - vérification et approbation des décomptes et états d’avancement de l’entreprise; L’ordre du jour des réunions hebdomadaire de chantier portera, entre autres, sur : - la visite de chantier ; - L’approbation du Procès-Verbal de la précédente réunion si applicable ; - le contrôle des tâches assignées lors de la dernière réunion ; - le point sur l’état d’avancement des travaux ; - la situation du personnel, du matériel et des matériaux ; - les prévisions et recommandations ; - Les relations entre les intervenants, le cas échéant ; L’énumération de cette mission n’est pas exhaustive et comprend les mêmes obligations que celles qui sont décrites dans la mission générale du prestataire dont il fait intégralement partie. Phase 3.2 – Réception provisoire La mission consistera globalement en une assistance technique lors des opérations de réception provisoire des ouvrages dont l’objet est : - D’organiser les opérations préalables à la réception des travaux (pré réception technique) ; - Coordonner la réception provisoire ; - D’assurer le suivi des réserves formulées lors de la réception des travaux jusqu’à leur levée ; - De procéder à l’examen d’éventuels problèmes signalés par le maître de l’ouvrage durant la période de garantie ; - D’établir un dossier des ouvrages exécutés nécessaires à leur exploitation ; - D’établir un manuel de maintenance et d’entretien mise à jour après exécution des travaux Pour cela, le prestataire réalisera les prestations suivantes : - Etablissement de protocoles et de listes de vices constatés ; - Rédaction des Procès-Verbaux de réception provisoire ; - Etablissement des plans « Dossier d’Ouvrages Exécutés » comprenant toutes les infrastructures, les tracés des régies, niveaux… et de tous les éléments nécessaires au Dossier d’Intervention Ultérieur ; - Surveillance des remises en état des vices constatés, lors de la réception provisoire et/ou pendant la période de parfait achèvement, soit une année ; - Vérification des décomptes finaux des entreprises - Etablissement d’un rapport d’achèvement substantiel des travaux, incluant les aspects techniques, administratifs et financiers. Phase 3.3 – Réception Définitive La mission consistera globalement en une assistance technique au Maître d’ouvrage lors de la réception définitive. L’attributaire réalisera les prestations suivantes : - Etablissement des protocoles et vérification systématique de la réparation d’éventuels vices consignés au rapport de réception provisoire et de ceux qui auraient été constatés entre les deux réceptions ; - Rédaction des Procès-Verbaux de réception définitive ; - Etablissement d’un rapport d’achèvement définitif des travaux, incluant les aspects techniques, administratifs et financiers Résultats et produits attendus Note : chaque élément sera remis en version papier et version électronique. Une fois remis, tout élément devient la propriété du Maître d’ouvrage qui pourra les utiliser avec ou sans modification à sa guise en fonction de la nécessite. Les éléments devront donc être remis dans une version électronique non modifiable (PDF), ainsi qu’une version électronique modifiable (Word, Excel, Autocad, Archicad, Covadis, ou autre) selon le cas. Les documents et autres produits attendus doivent être en Français ou Anglais. Pour la phase 0: - Recueil des observations basées sur ses propres constats physiques, comparativement aux rapports déjà fournis ; - Avis technique sur la cohérence entre ses propres constats et les rapports déjà établis ; - Document de complément aux rapports de diagnostic existants, modifiant ou complétant les informations existantes sur les problèmes d’ordre technique, architecturales, fonctionnels etc; - Un rapport de synthèse de la phase 0 Pour la phase 1 Les éléments suivants sont attendus : - Une description générale et technique de chacune des différentes options architecturales servant solutions techniques aux problèmes et dégradations relevés, incluant les actions sur les structures, ainsi que les autres réhabilitations requises ; - Une liste des différents travaux à réaliser ; - Le bordereau des quantités des travaux à réaliser ; - Les clauses techniques, ainsi que les spécifications techniques des travaux à réaliser une description des matériaux proposés et des options techniques possibles pour les équipements, avec précision sur les qualités requises ; - Dessins divers plans à l’échelle de 1/100 et 1/50 suivant le niveau de détail requis pour chacun des blocs : vues en plan, coupes, façades, plan de toiture incluant la charpente et couverture, plans des fondations, plans des huisseries, plan de masse et d’implantation, schémas d’installation électriques et de plomberie, perspectives, plans de ferraillage, etc., sur formats A4 et A3 suivant les dimensions et exigences de lisibilités. - Une estimation du coût de l’ensemble des travaux nécessaires ; - Une décomposition des prix unitaires, avec formules Excel permettant une actualisation par simple changement des couts des matériaux ; - Une note stratégique et méthodologique relative à la mise en œuvre des travaux ; - Une description des mesures relatives à la santé et sécurité au travail durant l’exécution des travaux ; - Une note sur modalités de limitation de l’impact environnemental résultant de la mise en œuvre des travaux ; - Un calendrier/planning d’exécution des travaux (graphique de Gantt) ; - Un aperçu sur les critères clés de sélections des entreprises d’exécution des travaux ; - Une note sur l’entretien et la maintenance des bâtiments Etant donné que le coût des matériaux et services reste très volatile, la décomposition des prix unitaires devra être dynamique et faite de formules permettant une mise à jour automatique par simple changement de prix unitaire des matériaux ou services rentrant dans la composition du prix unitaire du poste. Pour la phase 2 : Un rapport sur les différentes activités auxquelles il a participé. Pour la phase 3 : - Note de validations des plans d’exécution ; - Copies des ordres de services ;& | 
