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Recrutement d’un cabinet pour la mise en place d’un système de travail collaboratif de gestion électronique de documents et de transcription des débats
Procurement Process :RFP - Request for proposal
Office :UNDP Togo, RBA - TOGO
Deadline :18-Oct-21
Posted on :21-Sep-21
Development Area :IT / COMPUTERS  IT / COMPUTERS
Reference Number :83544
Link to Atlas Project :
00124006 - Renforcement gouvernance et institutions démocratiques
Documents :
Clarification 1
Clarifications 2
RFP 004 PNUD _ Cabinet Informatique _ Assemblée Nationale
Cahier de charges
Overview :

La démocratie togolaise se renforce au fil des années et connaît une étape nouvelle et historique à travers un renouvellement significatif de l’hémicycle togolais, l’Assemblée Nationale, avec de nouveaux députés (91) à l’issue des élections législatives du 20 décembre 2018. L’accession à la présidence de l’Assemblée Nationale togolaise par une femme est une première dans le paysage historico-politique du pays et illustre de fort belle manière la volonté affichée par le Chef de l’État de promouvoir le Genre dans les politiques, synthétisé dans la Loi n° 2013-008 du 22 mars 2013 instituant la parité aux postes électifs.  L’Assemblée nationale est ainsi en pleine mutation dans un Togo lui-même en mutation. À l’évidence, cette situation constitue un avantage majeur dans l’orientation et les approches innovantes, mais pose également un défi pratique. Les députés, pour la plupart élus, pour la première fois, doivent s’imprégner, se familiariser à la pratique parlementaire. À cet effet, ils doivent être édifiés et outillés sur les usages, méthodes et procédures parlementaires qui gouvernent la mission parlementaire. De façon non exhaustive, il peut s’agir de l’élaboration des lois ou du budget de l’État, le contrôle de l’action gouvernementale et la représentation des intérêts des électeurs, ainsi que la prévention et la gestion des conflits essentiels à l'atteinte optimale des Objectifs de Développement et Durable et des objectifs du Plan national de développement (PND).

En effet, la Constitution a prévu un certain équilibre des pouvoirs exécutif, législatif et judiciaire. Cet équilibre régule et régit la collaboration entre ces différents pouvoirs selon l’heureuse formule de Montesquieu : « qu’il faut que par la force des choses, le pouvoir arrête le pouvoir ». Dans les faits, la place centrale de l’Assemblée nationale dans les institutions de la République et dans le système de gouvernance démocratique ne correspond pas à la réalité pour plusieurs raisons. Ici, il est nécessaire d’offrir au parlement les procédés méthodologiques lui permettant de renforcer les compétences clés reflétant les principes de base de l’Agenda 2030 et des ODD dans la mise en œuvre du Plan national de développement (PND) et bien d’autres programmes publics.

Face à ces défis, la nouvelle Assemblée nationale est appelée à se doter convenablement afin d’assumer efficacement ses prérogatives dans le processus de réformes et de modernisation amorcées par le pays.

Cependant, un comité interne a permis de diagnostiquer les situations suivantes:

  • Trop de circulation de papiers, induisant des circuits de transmission lourds avec à la clé d’énormes pertes de temps. En effet, la quantité de courriels que doivent envoyer les administratifs aux députés, la quantité de lettres reçues engendre une saturation de l’information dans le sens que l’on duplique l’information sur différents supports. Cela représente une perte de temps pour les fonctionnaires du parlement et les députés et un coût exorbitant en termes de matériel : plusieurs kilos de papiers par parlementaire par an, ainsi que les frais liés à l’envoi des lettres papiers, le coût d’impression des documents (toners ou cartouches d’encre), de la validation par tampon des documents transmis qui perturbe le travail administratif, le coût lié à la classification et l’archivage, et les difficultés à l’accès aux documents parlementaires, car les informations sont trop dispersées, elles ne sont pas assez centralisées.
  • La transcription des débats parlementaires se fait toujours de manière rudimentaire rendant la conception, la disponibilité et la communication des documents débats parlementaires en plénière (procès-verbal, compte rendu sommaire et intégral) très lentes et lourdes.

Il se trouve que l’essor du numérique, dans toutes les activités administratives et économiques, qui pousse toute institution à se tourner vers la digitalisation des services, la dématérialisation des documents et données, le travail collaboratif, peut offrir une solution aux problématiques de l’Assemblée Nationale du Togo. Avec, l'avènement de la pandémie liée à la Covid 19, le télétravail devient aussi une réponse nécessaire.   

En réponse à cette exigence, l’Assemblée Nationale propose de s’adjoindre les services d’un cabinet informatique capable de mettre en place une plateforme de travail collaboratif de gestion électronique des documents administratifs et législatifs incluant la transcription automatique des débats en plénière et dans les commissions.