| Overview : INVITATION A SOUMISSIONNER (RFP) NOM & ADRESSE DE L’ENTREPRISE | DATE :07/06/2022 | REFERENCE : RFP/046/2022 |
Chère Madame/Cher Monsieur, Nous vous demandons de bien vouloir nous adresser votre soumission au titre du développement et de la mise en œuvre d’un Logiciel pour le compte de la Direction des Ressources Humaines de la Police Nationale. Veuillez utiliser le formulaire figurant dans l’annexe 2 jointe aux présentes pour les besoins de la préparation de votre soumission. Les soumissions technique et financière peuvent être déposées sous pli fermé jusqu’au 30/06/2022 à 17 h00 à l’adresse suivante : 01 BP 1747 ABIDJAN ANGLE AVENUE MARCHAND RUE GOURGAS PLATEAU EN FACE DE LA RADIO DEPOT DANS LA BOITE RESERVEE AUX OFFRES SOUS PLIS FERME MENTIONNANT LA REFERENCE « DEVELOPPEMENT ET MISE EN ŒUVRE D’UN LOGICIEL POUR LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES DE LA POLICE NATIONALE » UNDP/RFP/2022/046 Votre soumission doit être rédigée en français, et assortie d’une durée de validité minimum de 120 jours. Dans le cadre de la préparation de votre soumission, il vous appartiendra de vous assurer qu’elle parviendra à l’adresse indiquée ci-dessus au plus tard à la date-limite. Les soumissions qui seront reçues par le PNUD postérieurement à la date-limite indiquée ci-dessus, pour quelque raison que ce soit, ne seront pas prises en compte. Les services proposés seront examinés et évalués en fonction de l’exhaustivité et de la conformité de la soumission et du respect des exigences indiquées dans la RFP et dans l’ensemble des autres annexes fournissant des détails sur les exigences du PNUD. La soumission qui répondra à l’ensemble des exigences, satisfera l’ensemble des critères d’évaluation et possèdera le meilleur rapport qualité/prix sera sélectionnée aux fins d’attribution du contrat. Toute offre qui ne répondra pas aux exigences sera rejetée. Toute différence entre le prix unitaire et le prix total sera recalculée par le PNUD. Le prix unitaire prévaudra et le prix total sera corrigé. Si le prestataire de services n’accepte pas le prix final basé sur le nouveau calcul et les corrections d’erreurs effectués par le PNUD, sa soumission sera rejetée. Aucune modification du prix résultant de la hausse des coûts, de l’inflation, de la fluctuation des taux de change ou de tout autre facteur de marché ne sera acceptée par le PNUD après réception de la soumission. Lors de l’attribution du contrat ou du bon de commande, le PNUD se réserve le droit de modifier (à la hausse ou à la baisse) la quantité des services et/ou des biens, dans la limite de vingt-cinq pour cent (25 %) du montant total de l’offre, sans modification du prix unitaire ou des autres conditions. Tout contrat ou bon de commande qui sera délivré au titre de la présente RFP sera soumis aux conditions générales jointes aux présentes. Le simple dépôt d’une soumission emporte acceptation sans réserve par le prestataire de services des conditions générales du PNUD figurant à l’annexe 3 des présentes. Veuillez noter que le PNUD n’est pas tenu d’accepter une quelconque soumission ou d’attribuer un contrat/bon de commande et n’est pas responsable des coûts liés à la préparation et au dépôt d’une soumission par le prestataire de services, quels que soient le résultat ou les modalités du processus de sélection. La procédure de contestation que le PNUD met à la disposition des fournisseurs a pour but de permettre aux personnes ou entreprises non retenues pour l’attribution d’un bon de commande ou d’un contrat de faire appel dans le cadre d’une procédure de mise en concurrence. Si vous estimez que vous n’avez pas été traité de manière équitable, vous pouvez obtenir des informations détaillées sur les procédures de contestation ouvertes aux fournisseurs à l’adresse suivante : http://www.undp.org/content/undp/en/home/operations/procurement/protestandsanctions/. Le PNUD encourage chaque prestataire de services potentiel à éviter et à prévenir les conflits d’intérêts en indiquant au PNUD si vous-même, l’une de vos sociétés affiliées ou un membre de votre personnel a participé à la préparation des exigences, du projet, des spécifications, des estimations des coûts et des autres informations utilisées dans la présente RFP. Le PNUD applique une politique de tolérance zéro vis-à-vis des fraudes et autres pratiques interdites et s’est engagé à prévenir, identifier et sanctionner l’ensemble de ces actes et pratiques préjudiciables au PNUD, ainsi qu’aux tiers participant aux activités du PNUD. Le PNUD attend de ses fournisseurs qu’ils respectent le code de conduite à l’intention des fournisseurs de l’Organisation des Nations Unies qui peut être consulté par l’intermédiaire du lien suivant : http://www.un.org/depts/ptd/pdf/conduct_english.pdf Nous vous remercions et attendons avec intérêt votre soumission. Cordialement, Représentant Resident Adjoint Opérations 07/06/2022 Annexe 1 Description des exigences Contexte | Dans le cadre du Projet de Renforcement des Capacités de la Police en Côte d’Ivoire, mis en œuvre par Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) avec le financement de l’Agence Japonaise de Coopération internationale (JICA), la Direction des Ressources Humaines de la Police Nationale (DRH), a fait le choix de d’améliorer son système intégré de gestion des Ressources Humaines. | Partenaire de réalisation du PNUD | Les services sont exécutés au profit de l’Ecole Nationale de Police | Brève description des services requis[1] | L’action vise de façon générale accroitre les capacités de gestion de carrière des policiers à travers deux modalités : (A) le développement de fonctionnalités complémentaires au logiciel existant pour l’intégration des historiques de formations et (B) la production d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED). | Liste et description des prestations attendues | A. La prise en compte des historiques de formation Il s’agira de mettre en place une série de fonctionnalités complémentaires qui permettront de prendre en compte toutes les formations continues effectuées par les agents pendant leur service dans le logiciel existant d’une part et d’autre part permettre de faire des adéquations pour ressortir les compétences ; B. Gestion Electronique des documents Cet objectif spécifique vise à mettre en place un système de Gestion Electronique de Documents (GED) au sein du service des archives pour permettre de faire un archivage numérique de tous les documents (dossiers) physiques des agents et les courriers de la direction des ressources humaines. | Principaux résultats attendus | Il est attendu du prestataire les principaux résultats suivants : 1. Un référentiel unique des historiques de formation des fonctionnaires de police est créé ; 2. Un logiciel de gestion électronique des documents est créé et fonctionnel ; 3. Les compétences de gestion sont transférées au personnel de la DRH à travers des formations cibles ; 4. Un rapport final (maximum 30 pages) est fourni à la DRH ainsi qu’au chargé du projet PNUD à la fin du contrat. | Personne devant superviser le travail/les prestations du prestataire de services | Analyste ICT et/ou Assistant ICT du PNUD | Fréquence des rapports | En tant que de besoin | Exigences en matière de rapport d’avancement | En tant que de besoin | Lieu des prestations | - Ecole Nationale de Police Abidjan, Cocody
| Durée prévue des prestations | 90 jours maximum | Date de commencement prévue | Dès finalisation du processus de sélection | Date-limite d’achèvement | 90 jours maximum après signature du contrat | Exigences particulières en matière de sécurité | N/A | Calendrier d’exécution indiquant la composition et la chronologie des activités/sous-activités | - Requis
| Noms et curriculum vitae des personnes qui participeront à la fourniture des services | - Requis
| Devise de la soumission | - FCFA
| Taxe sur la valeur ajoutée applicable au prix offert[2] | - Doit exclure la TVA et autres impôts indirects applicables
| Durée de validité des soumissions (à compter du dernier jour de dépôt des soumissions) | 1 120 jours Dans certaines circonstances exceptionnelles, le PNUD pourra demander au soumissionnaire de proroger la durée de validité de sa soumission au-delà de qui aura été initialement indiqué dans la présente RFP. La soumission devra alors confirmer par écrit la prorogation, sans aucune modification de la soumission. | Soumissions partielles | 1 Interdites | Conditions de paiement[3] | LIVRABLES | % | Plan de travail validé | 20 | Le développement de fonctionnalités complémentaires au logiciel existant pour l’intégration des historiques de formations est effectué (rapport co-validé par DRH et PNUD) | 30 | Le logiciel de gestion électronique des documents (GED) est effectué, et le rapport final est produit (rapport co-validé par DRH et PNUD) | 50 | Total | 100 |
| Personne(s) devant examiner/inspecter/approuver les prestations/les services achevés et autoriser le versement du paiement | Une équipe mixte d’experts du PNUD et de la DRH sera mise en place en vue du contrôle des travaux et de la validation des différentes étapes. | Type de contrat devant être signé | - Bon de commande
- Contrat de services professionnels
| Critère d’attribution du contrat | - Prix offert le plus bas parmi les offres recevables sur le plan technique
- Acceptation sans réserve des conditions générales du contrat du PNUD (CGC). Il s’agit d’un critère obligatoire qui ne peut pas être supprimé, quelle que soit la nature des services demandés. La non-acceptation des CGC peut constituer un motif de rejet de la soumission.
| Critère d’évaluation de la soumission | - Soumission technique : au 70 % au moins du total des points
- Soumission techniquement qualifiée la plus compétitive.
| Le PNUD attribuera le contrat à : | - Un seul et unique prestataire de services
| Annexes de la présente RFP[4] | - Formulaire de présentation de la soumission (annexe 2)
- Conditions générales / Conditions particulières (annexe 3)[5]
- TOR détaillés (annexe 4)
- Autres[6] [veuillez préciser]
| Personnes à contacter pour les demandes de renseignements (Demandes de renseignements écrites uniquement)[7] | procurement.ci@undp.org Les réponses tardives du PNUD ne pourront pas servir de prétexte à la prorogation de la date-limite de dépôt des soumissions, sauf si le PNUD estime qu’une telle prorogation est nécessaire et communique une nouvelle date-limite aux soumissionnaires. | Autres informations [veuillez préciser] | |
[1] Des TOR peuvent être joints si les informations énumérées dans la présente annexe ne suffisent pas à décrire de manière exhaustive la nature des prestations et les autres détails relatifs aux exigences. [2] L’exonération de TVA varie d’un pays à l’autre. Veuillez cocher ce qui est applicable au CO/BU du PNUD demandant les services. [3] Le PNUD préfère ne pas verser d’avance lors de la signature du contrat. Si le prestataire de services exige une avance, celle-ci sera limitée à 20 % du prix total offert. En cas de versement d’un pourcentage plus élevé ou d’une avance de plus de $30,000, le PNUD obligera le prestataire de services à fournir une garantie bancaire ou un chèque de banque à l’ordre du PNUD du même montant que l’avance versée par le PNUD au prestataire de services. [4] Si les informations sont disponibles sur le Web, il est possible de ne fournir qu’un simple URL permettant d’y accéder. [5] Il est signalé aux prestataires de services que la non-acceptation des conditions générales (CG) peut constituer un motif d’élimination du présent processus d’achat. [6] En sus du contenu de la présente RFP, des termes de référence plus détaillés peuvent être joints aux présentes. [7] La personne à contacter et l’adresse sont indiquées à titre officiel par le PNUD. Si des demandes de renseignements sont adressées à d’autres personnes ou adresses, même s’il s’agit de fonctionnaires du PNUD, le PNUD ne sera pas tenu d’y répondre et ne pourra pas confirmer leur réception. | 
